【Office365参考書】Outlook on the webで配布リストを作成したログを確認するには？

Outlook on the webにて、配布リストを作成することが可能ですが、配布リストを作成したログについては、管理者監査ログの機能にて確認することが可能です。 

なお、管理者監査ログは、コマンドレットベースで操作したログが記録される動作であり、配布リストの作成については、"New-DistributionGroup" として記録されます。 

また、"New-DistributionGroup" のログでは、Outlook on the web オプションから配布リストを作成した場合の他に、Exchange 管理センターや Microsoft365 管理センターから配布リストを作成した場合もログとして記録される動作でございますが、以下の AppId の値から Ootw で操作したか判断することが可能であることを確認しております。 

AppId の値 

Outlook on the web の場合 : 00000002-0000-0ff1-ce00-000000000000 

Exchange 管理センター、Microsoft365 管理センタ－の場合 : 00000006-0000-0ff1-ce00-000000000000 

Powershell のコマンドレットを利用することで、"New-DistributionGroup" のログのみ出力が可能ですので、以下にご案内いたします。 

※ 管理者監査ログでは、90 日前までのログが取得可能です。 

以下のサイトの手順にて、Exchange Online に接続してから実行してください。 

it-bibouroku.hateblo.jp

[構文] 

Search-AdminAuditLog -Cmdlets <監査対象のコマンドレット> -StartDate <mm/dd/yyyy> -EndDate <mm/dd/yyyy> -ResultSize 250000 | select * -ExpandProperty cmdletparameters | Export-CSV -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path <ファイル名>.csv 

[実行例] 

Search-AdminAuditLog -Cmdlets "New-DistributionGroup" -StartDate 06/05/2021 -EndDate 07/05/2021 -ResultSize 250000 | select * -ExpandProperty cmdletparameters | Export-CSV -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path C:\Temp\AdminAuditlog.csv 

管理者監査ログの取得結果について 

ObjectModified : 設定対象オブジェクトの Name 値(どのユーザーやグループに対して行ったコマンドレットか) 

CmdletName : 実行されたコマンドレット 

CmdletParameters : [CmdletName] に記載されたコマンドに付与されたすべてのパラメーター 

Caller : 実行した管理者ユーザー 

         ※ データセンター側で実行されたログは Caller 項目に "********" と表示されます。 

            なお、データセンター側で実行されたログにつきましては、公開情報に記載されている以上の情報はご案内ができかねますので予めご承知おきいただけますと幸いです。 

RunDate : 実行された日付 

Succeeded : 成功かどうか 

Name : 何を設定するか 

Value : 設定の内容 

docs.microsoft.com

【Office365参考書】コンプライアンスセンターのアイテム保持ポリシーとは？保持と削除が可能？

今回は、コンプライアンスセンターのアイテム保持ポリシーについてご紹介していきたいと思います。

Exchange管理センターにもアイテム保持ポリシーがありますが、別の機能であり、訴訟ホールドのようにデータを保持したり、指定した期間が経過したアイテムを削除することができます。

Exchange管理センターのアイテム保持ポリシーについては、以下の記事をご参照ください。

it-bibouroku.hateblo.jp

保持ポリシーを作成する場合は、"特定の期間アイテムを保持"、削除ポリシーを作成する場合は、"特定の期間が経過したときのみアイテムを削除"を指定します。

それぞれの動作について、以下にご案内いたします。

"特定の期間アイテムを保持" の動作について 

指定した期間アイテムを保持する動作となりますが、[保持期間の終了時]の選択によって期間経過後の動作が異なりますので、以下にご案内いたします。 

「アイテムを自動的に削除する」とした場合の動作について 

受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域、および削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムは期間経過後に自動で削除される動作となります。 

※ 保持期間を経過したアイテムは、削除済みフォルダーに移動されていなくてもメールボックスから自動削除されます。 

なお、期間経過後に受信トレイや送信済みアイテムフォルダー (プライマリ領域) から自動削除されたアイテムは回復可能なアイテムフォルダーに移動し、一定期間 (既定 14 日) 経過した後 完全削除されます。 

「何もしない」とした場合の動作について 

受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域のアイテムは自動では削除されません。 

削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムのみ期間経過後に自動で削除される動作となります。 

※回復可能なアイテム領域に移動してから、既定の14日経過後に削除されます。 

プライマリ領域のアイテムをユーザーが手動で削除されても回復可能なアイテムフォルダーに移動され、設定した期間経過した後 自動で完全削除されます。 

"特定の期間が経過したときのみアイテムを削除" の動作について 

保持機能を有効にせずに、受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域、および削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムは期間経過後に自動で削除される動作となります。 

※回復可能なアイテム領域に移動してから、既定の14日経過後に削除されます。 

 保持ポリシーと削除ポリシーの作成手順は以下のとおりです。 

保持ポリシーを作成する手順 

1. 管理者にて、Office 365 サービスへサインインします。
2. Microsoft365 管理センターを開き、画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします。
3. コンプライアンス センターにて、[情報ガバナンス] をクリックし、上部の [アイテム保持ポリシー] をクリックします。
4. [+ 新しいアイテム保持ポリシー] をクリックします。
5. [名前] [説明] を任意で入力し、[次へ] をクリックします。
6. [ポリシーを適用する場所の選択] 画面にて、[Exchange メール] のみ有効にします。
7. [Exchange メール] の [編集] をクリックし、対象となるユーザーを選択し、[完了] をクリックします。

※ 一覧に該当のユーザーが存在しない場合は、検索バーに該当のユーザーの表示名、メールアドレスを入力しエンターキーを押して検索します。 

※ 全ユーザーを指定する場合は、[編集] をクリックせずにそのまま進めてください。 

8. [コンテンツを保持するか、削除するか、または両方を行うかを決定します] 画面にて、[特定の期間アイテムを保持] を選択した状態でプルダウンメニューより保持期間を指定します。

※ [カスタム] を選択することで、月単位や日単位での指定も可能です。 

9. [保持期間の終了時] の項目を [何もしない] に指定し、[次へ] をクリックします。

※ [アイテムを自動的に削除する] を選択した場合は、保持されているアイテムと受信トレイなどの通常のフォルダーに格納されているアイテムも、設定した保持期間が経過しますと自動的に削除される動作になります。 

※メールメッセージの場合、[以下に基づき保持期間を開始する] を [アイテムの作成日時] [アイテムの最終更新日時] を選択したかどうかに関係なく、メールの作成日時に基づいて削除されます。 

10. [確認と完了] 画面にて、設定に問題ないことを確認後 [送信] をクリックします。
11. [完了] をクリックします。

削除ポリシーを作成する手順 

1. 管理者にて、Office 365 サービスへサインインします。
2. Microsoft365 管理センターを開き、画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします。
3. コンプライアンス センターにて、[情報ガバナンス] をクリックし、上部の [アイテム保持ポリシー] をクリックします。
4. [+ 新しいアイテム保持ポリシー] をクリックします。
5. [名前] [説明] を任意で入力し、[次へ] をクリックします。
6. [ポリシーを適用する場所の選択] 画面にて、[Exchange メール] のみ有効にします。
7. [Exchange メール] の [編集] をクリックし、対象となるユーザーを選択し、[完了] をクリックします。

※ 一覧に該当のユーザーが存在しない場合は、検索バーに該当のユーザーの表示名、メールアドレスを入力しエンターキーを押して検索します。 

※ 全ユーザーを指定する場合は、[編集] をクリックせずにそのまま進めてください。 

8. [コンテンツを保持するか、削除するか、または両方を行うかを決定します] 画面にて、[特定の期間が経過したときにのみアイテムを削除] を選択した状態でプルダウンメニューより削除されるまでの期間を指定し、[次へ] をクリックします。

※ [カスタム] を選択することで、月単位や日単位での指定も可能です。 

※メールメッセージの場合、[コンテンツを削除する基準] を [アイテムの作成日時] [アイテムの最終更新日時] を選択したかどうかに関係なく、メールの作成日時に基づいて削除されます。 

9. [確認と完了] 画面にて、設定に問題ないことを確認後 [送信] をクリックします。
10. [完了] をクリックします。

なお、コンプライアンス センターのアイテム保持ポリシーと Exchange Online のアイテム保持ポリシーの同時構成について、Exchange Online のアイテム保持ポリシーの削除の保持タグが既定タグの場合には、期間が短い設定が反映することを確認しております。 

例として、コンプライアンス センターのアイテム保持ポリシーが 1 か月、 Exchange Online のアイテム保持ポリシーが 10 年の場合、1 か月経過により、アイテムが削除される様になります。 

また、Exchange Online のアイテム保持ポリシーでは保持タグの優先順位があり、既定タグ ＜ 既定フォルダー タグ ＜ 個人タグ と、個人タグの構成が最優先される動作があります。 

優先順は、コンプライアンス センターのアイテム保持ポリシーとの構成においても有効となること確認しております。 

例として、以下構成とした場合には、フォルダー A 内のアイテムは削除されず、受信トレイ内は 90 日、その他 フォルダーは 30 日経過でアイテムが削除される動作となります。 

・ ガバナンスの保持 → 既定タグ : 30 日で削除 

・ [受信トレイ] → アイテム保持ポリシーの 既定フォルダー タグ : 90 日で削除 

・ [受信トレイ] 配下のフォルダー A → アイテム保持ポリシーの 個人タグ : 削除無し 

[以下に基づき保持期間を開始する]と[コンテンツを削除する基準]について 

Exchange アイテムの場合、経過時間は受信メールの受信日または送信メールの送信日に基づいているため、 [アイテムの作成日時] [アイテムの最終更新日時] を選択したかどうかに関係なく、メールの作成日時に基づいて処理されます。 

最終更新日に基づいてアイテムを保持するポリシーは、OneDrive および SharePoint のコンテンツ サイトにのみ適用されます。 

【Office365参考書】"1 個の引数を指定して "GetSteppablePipeline" を呼び出し中に例外が発生しました"のエラーについて

エラー文

Creating a new Remote PowerShell session using Modern Authentication for implicit remoting of "コマンドレット" command ... 

"1" 個の引数を指定して "GetSteppablePipeline" を呼び出し中に例外が発生しました: "1 つ以上のエラーが発生しました。"  

Powershellにてコマンドレット実行時に上記のエラーメッセージが発生した場合は、ExO V2モジュールでは Connect-ExchangeOnline のセッションが切れた場合に上記メッセージが表示され、資格情報の再入力を実施しなくてもセッションが再接続される動作になっていることを確認いたしました。 

そのため、設定は問題なく完了している可能性がありますので、ご確認ください。

なお、セッションが切断された原因として代表的な例は以下の内容がありますので、ご参考としていただけますと幸いです。 

• 実行されたコマンドレットの処理内容 
• 大量のコマンドを短時間で実行した場合の負荷増大 
• 処理に時間を要したことによるセッションの切断 
• セッションが確立されてからの時間経過 
• お客様環境のネットワークの状況 (ネットワークが切断される場合や、端末のリソース使用量などの負荷状況、ネットワーク トラフィックの増大などによる通信速度の低下) 

【Office365参考書】アーカイブメールボックスや非アクティブなメールボックスにアイテム保持ポリシーを適用できるか？

Exchange管理センターのアイテム保持ポリシーにより、保持タグで指定した期間が経過したアイテムをアーカイブメールボックスへの移動や削除することが可能です。

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アーカイブメールボックスのフォルダに対して削除の保持タグが設定可能かについてご紹介していきたいと思います。

アーカイブメールボックスに対して削除の保持タグは設定できるか？

アーカイブメールボックスのフォルダーの保持ポリシー(保持タグ) は、プライマリメールボックスの同名、同階層のフォルダーのポリシーを継承する動作となるため、受信トレイフォルダ―などのメールボックス作成時に最初から用意されている既定のフォルダ―については、削除を行う個人タグは適用できません。 

そのため、削除を行う既定タグ (DPT) を新たに作成するか、既定のフォルダ―に対する保持タグ (RPT) による削除タグを作成し、該当のアイテム保持ポリシーへ追加することでアーカイブメールボックスのフォルダに対しても削除をおこなうように設定が可能です。

なお、プライマリメールボックスとアーカイブメールボックス、双方で異なる保持タグを適用することは出来ないため、プライマリメールボックスのフォルダについてもアイテムが削除される動作となることをご留意ください。

アーカイブメールボックスに個人タグの設定が可能かについて確認したところ、動作上、各フォルダごとにOutlook on the web や Outlook クライアントから個人タグ(削除タグ)の割り当てはできました。

しかしながら、アーカイブ メールボックスに対してプライマリメールボックスとは別のアイテム保持ポリシーを適用することは出来ない動作であるため、プライマリ メールボックスとアーカイブ メールボックスには同じアイテム保持ポリシーが適用される動作となります。 

例として、受信トレイに対して一定期間経過後に削除する既定フォルダータグを作成し、アイテム保持ポリシーに追加した場合、ユーザーのプライマリメールボックスおよび、アーカイブメールボックス双方の受信トレイが対象となります。 

アーカイブメールボックスにのみ一定期間経過後に削除する動作をご希望される場合、アーカイブメールボックスのフォルダ名を変更し、[個人タグ] の構成にて実現が可能です。 

アーカイブメールボックスのフォルダーに対してユーザーにて手動で個人タグを設定します。 

この場合の留意点といたしまして、プライマリ メールボックスに名前が同じでタグが異なるフォルダーが存在する場合、アーカイブメールボックス内のそのフォルダーの個人タグがプライマリメールボックスのタグに合わせて変更される動作となります。 

例として、ユーザーはプライマリ メールボックスに Project Contoso という名前のフォルダーを持ち、削除 - 3 年タグを設定し Project Contoso フォルダーもアーカイブ メールボックスに存在します。  

ユーザーが削除 - 1 年の個人用タグをアーカイブメールボックスの Project Contoso フォルダーに適用した場合、アーカイブメールボックスの Project Contoso フォルダーは Delete - 3 Years タグに戻る動作となります。 

そのため、アーカイブメールボックスのフォルダーに対して一定期間経過後に削除する動作とする場合は、プライマリメールボックスのフォルダーと異なるフォルダー名とすることで可能となります。

 また、非アクティブなメールボックスに対してアイテム保持ポリシーが適用されるかについてもご紹介していきたいと思います。 

非アクティブなメールボックスでアイテム保持ポリシーは動作するか？

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非アクティブなメールボックスに変換すると、Exchnage 管理センターのアイテム保持ポリシーの動作のうち、アーカイブメールボックスに移動するタグは動作しなくなります。 

ただし、削除するポリシーは引き続き動作しますので、非アクティブなメールボックスに対して削除する保持ポリシーを設定している場合は、指定した期間経過したアイテムは削除される動作となります。

【Microsoft365参考書】OSTファイルの容量の上限を超えた場合の対処法とは？

エラーメッセージ

送信済みアイテムフォルダー内のアイテム数が、保存の上限に達しました。アイテムを整理するか、他のフォルダーに移動指定ください。 

OST ファイルが上限値の 50 GB に達している場合、上記のエラーが発生することを確認しております。

Exchange (MAPI) 接続時にキャッシュモードを有効にしている場合、ローカル上に OST ファイルとしてキャッシュデータを保持します。 

今回は、OSTファイルの容量が上限に達した場合の対処法をご紹介したいと思います。

1. キャッシュファイルの削除を含むプロファイルの再作成 

クライアントで保持しているキャッシュの影響を排除するために、キャッシュファイルの削除を行った後、プロファイルの再作成を行います。

1. キャッシュファイルの削除 

1. Windows画面の一番左下、[スタート]ボタンをクリックして [コントロール パネル] をクリック 
2. 表示方法を[大きいアイコン] に変更し、[メール] をダブルクリックして開く 

   ※ Outlook 2013 は [Mail (Microsoft Outlook 2013)] ,Outlook2016 は [Mail (Microsoft Outlook 2016)] です。 

3. [メール設定]のウィンドウで、[データ ファイル]をクリック 
4. [ファイルの場所を開く]をクリック

   ※ Windows 7 以降の環境にて、既定の設定でプロファイルを作成している場合、以下が該当のフォルダーです 

      C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ 

5. [新しいフォルダー]をクリックし、任意の名称のフォルダーを作成
6. 項番5 で作成したフォルダーに、表示されているファイルとフォルダーをすべてドラッグ＆ドロップで移動 

   ※ 全部移動すると、作成したフォルダーのみ残った状態になります。 

7. [アカウント設定]ウィンドウを[閉じる] をクリック 

2. プロファイルの新規作成 (再作成)  

1. Windows画面の一番左下、[スタート]ボタンをクリックして [コントロール パネル] をクリック 
2. 表示方法を[大きいアイコン] に変更し、[メール] をダブルクリックして開く 

  ※ Outlook 2013 は [Mail (Microsoft Outlook 2013)] ,Outlook2016 は [Mail (Microsoft Outlook 2016)] です。 

3. [メール設定]ダイアログ ボックスが表示されますので、[プロファイルの表示]をクリック 
4. [Microsoft Outlookの起動時に使用するプロファイル]の項目の [使用するプロファイルを選択する] を選択 
5. [OK]をクリック
6. Outlookクライアントを起動
7. [プロファイルの選択]ダイアログで、[作成]をクリック 
8. [プロファイル名]ボックスに、任意のプロファイル名を入力し、[OK]をクリック 
9. [アカウントの追加]ウィザードが表示されるため、画面にしたがって、電子メール アカウントの設定を行う

  3. 作成したプロファイルにて正常に同期されるかどうかを確認する操作

1. Outlookクライアントを起動
2. [プロファイルの選択]画面で、追加作成したプロファイル名を選択し、[OK]をクリック 
3. [パスワード]を入力し、[OK]をクリック 

2. キャッシュの保持期間を短く変更する 

上記手順の実施後、以下の手順で Outlook クライアントの起動前にキャッシュ保持期間を短くすることで、OST ファイルのサイズを抑えることが可能です。

キャッシュ保持期間の変更手順

1. Windows画面の一番左下、[スタート]ボタンをクリックして [コントロール パネル] をクリック 
2. 表示方法を[大きいアイコン] に変更し、[メール] をダブルクリックして開く 

   ※ Outlook 2013 は [Mail (Microsoft Outlook 2013)] ,Outlook2016 は [Mail (Microsoft Outlook 2016)] です。 

3. [電子メールアカウント]をクリックします。
4. 表示された[アカウント設定] 画面内にて、該当するアカウントをダブル クリックします。 
5. オフライン設定内の、[Exchangeキャッシュ モードを使用して、Outlook データファイルにメールをダウンロードする] にチェックが入っていることを確認し、[過去のメールのダウンロード] のスライダーを移動させて期間を短く変更します。 

※キャッシュ期間の初期設定値は 1 年となります。  

5. [次へ] - [完了]の順にクリックし、Outlookクライアントを再起動します。 

アーカイブメールボックスにアイテムを移動することでも回避可能？

インプレースアーカイブは通常のメールボックスとは別の領域にアーカイブメールボックスが作成され、OST ファイルのキャッシュには残らない動作です。 

そのため、インプレースアーカイブを有効化し、アーカイブメールボックスにメールアイテムを移動した場合には OST ファイルの容量を削減することができます。

インプレースアーカイブについては、以下の記事をご参照いただけますと幸いです。

it-bibouroku.hateblo.jp

OutlookやOfficeアプリについては以下の記事も参考としてくださいね。

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