アイテム保持ポリシーにて、メールやTeamsのチャットなどに対して保持の設定をおこなうことが可能ですが、対象をすべてとした場合に、一部のユーザーは保持の対象としたくない場合もあると思います。
その場合に、除外設定にユーザーを何名まで指定できるのかについてご紹介していきたいと思います。
結論から言いますと、1000名までとなっております。
除外設定ではなく、保持の対象とするユーザーも同様に1000名です。
1000名を超えた場合は、以下のエラーが表示されることを確認しております。
エラー
Expanding the specified groups exceeds the available limit of 1000 mailboxes. Please reduce the number of mailboxes.
なお、配布グループやメールが有効なセキュリティグループを除外設定に指定することもできます。
そのため、動作を確認するためにアイテム保持ポリシーの除外設定に、1000 名以上のメンバーが登録されたメールが有効なセキュリティを追加したところ、[Expanding the specified groups exceeds the available limit of 1000 mailboxes. Please reduce the number of mailboxes.] のエラーにより追加できないことを確認しました。
そのため、グループを指定しても 1000 名を超えるユーザーを除外することができない動作であるといえます。
なお、回避策について、除外設定に 1000 名を超えるユーザーを登録する方法はないため、保持を有効化するユーザーを 1000 名ずつグループに登録し、複数のアイテム保持ポリシーで保持設定を設定するしかないようです。
例 : 5000 名のユーザーに対して保持設定を適用する場合、1000 名のグループを 5 つ作成し、Exchange メールを対象としたポリシーを 5 つ作成し、それぞれに各グループを指定します。
また、配布グループまたは、メールが有効なセキュリティ グループを指定した場合、ポリシー適用時点にてメンバーであるメールボックスのみが対象となる動作です。
そのため、ポリシー適用後にグループに追加されたメールボックスについては、適用されません。
ポリシーに適用している配布グループなどにメンバーの変更があった場合、改めて対象の配布グループを適用対象に指定していただくことでポリシー適用時点にてメンバーであるメールボックスを対象とすることが可能です。
ちなみに、動的配布グループは指定することができませんでした。