今回は、コンプライアンスセンターのアイテム保持ポリシーによる保持機能を有効化した場合に各サービスの保存先がどのようになっているかについてご紹介していきたいと思います。
Exchange Online
Exchange Onlineとして、Exchangeメール、Microsoft365グループ、パブリックフォルダがあります。
Exchange メールについては、メールボックスの削除されたアイテムが格納される回復可能なアイテム領域に移動し、保持されます。
また、Microsoft365 グループの場合は、グループメールボックスのアイテムについては、グループメールボックスの回復可能なアイテム領域に保持され、パブリックフォルダは、パブリックフォルダの回復可能なアイテム領域に保持される動作となっております。
Skype for Business
Skype for Business Online でやり取りされた IM (インスタント メッセージ) は、ユーザーの Exchange Online メールボックスに保存されます。
アーカイブされるデータ
- P2P の IM
- マルチ パーティおよび会議の IM
- 会議でアップロードされたコンテンツ
アーカイブされないデータ
- P2P の IM/通話で、転送されたファイル
- P2P の IM/通話および会議で実施された、音声/ビデオ通話の内容
- P2P の IM/通話および会議で実施された、アプリケーション共有の内容
- 会議におけるコメント
SharePointとOneDrive
アイテム保持ポリシーが有効になった SharePoint Online および OneDrive for Business のサイトでファイルの更新や削除が行われた際、アイテム保管ライブラリにファイルのコピーが生成され、保持期間をもとに保持されます。
また、上記の動作が当該サイトで始めた行われたときにサイト内にアイテム保管ライブラリが生成されます。
アイテム保管ライブラリの場所はそれぞれ以下の場所にございます。
SharePoint Online
- 管理者権限を持つユーザーで該当のサイトにアクセスします。
- 右上に表示される [設定] - [サイト コンテンツ] をクリックします。
- 表示されるコンテンツのリストの中の [アイテム保管ライブラリ] をクリックします。
OneDrive for Business
- 対象ユーザー アカウントにて OneDrive サイトにアクセスします。
- 画面左下の [従来の OneDrive に戻す] をクリックします。
- 画面右上の歯車マーク [設定] - [サイト コンテンツ] をクリックします。
- [アイテム保管ライブラリ] をクリックします。
Teams
Microsoft Teams で使用するファイルは、SharePoint Online および OneDrive for Business の領域を使用します。
そのため、アイテム保持ポリシーについては、SharePoint Online および OneDrive for Business の設定に準じます。
・ チームで共有されたファイルデータ : チームに紐づく SharePoint サイト
・ チャット内で共有されたファイルデータ : 共有したユーザーの OneDrive for Business
Microsoft Teams チャット / チャネル メッセージの保存先について
Microsoft Teams のすべてのチャット データは、Azure Storage 上に保存されます。
Azure Storage の保存領域については、保存期限はなく無期限に保存され、投稿者本人またはチームの所有者によってメッセージが削除されるまで、Microsoft Teams アプリ上から半永久的に検索することが可能です。
しかしながら、Azure Storage は管理者であってもアクセスできない領域のため、Azure Storage に保存されたチャット データは、Exchange Online 上のメールボックス内の不可視のフォルダへ複製が保存され、"コンテンツの検索" にて出力が可能となります。
アイテム保持ポリシーを使用して、Microsoft Teams チャット / チャネル メッセージを無期限に保持した場合、削除済のメッセージや編集前のメッセージもコンテンツの検索で出力が可能となります。
・ チームのパブリック チャネルのチャット : チームに紐づく Exchange Online 上のグループ メールボックス
・ チームのプライベート チャネルのチャット ： プライベート チャネル内で投稿したユーザーの Exchange Online 上のメールボックス
・ 個人チャット / グループ チャット : 各ユーザーの Exchange Online 上のメールボックス
Microsoft Teams レコーディング データの保存先について
Microsoft Teams 会議のレコーディング データは、SharePoint Online および OneDrive for Business にアップロードされます。
そのため、アイテム保持ポリシーについては、SharePoint Online および OneDrive for Business の設定に準じます。
なお、会議録画しているユーザーに SharePoint Online および OneDrive for Business へのアップロードが可能となるライセンスや権限を所持していない等で正常にアップロードができない場合、SharePoint Online および OneDrive for Business に保存を行うことができません。
その場合には、会議録画データは Azure Media Services (AMS) に一時的に保存されます。
Azure Media Services (AMS) に関しましては保存期間が 21 日間となり、期間を超えますと、録画データは削除される動作となります。
※ Azure Media Services (AMS) については、アイテム保持ポリシーの対象外です。
回復可能なアイテム領域について以下に記事をまとめていますので参考としてくださいね。