社畜の所業

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Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】アーカイブメールボックスに自動的に移動するのを回避するには?アイテム保持ポリシー?

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既定のアイテム保持ポリシーである Default MRM Policy の "Default 2 year move to archiveという保持タグが含まれており、この保持タグの動作により、受信日または作成日から 2 年経過したアイテムはプライマリメールボックスからアーカイブメールボックスへのアイテム移動が行われます。 

 

アイテム保持ポリシーについてとアーカイブメールボックスについては、以下の記事をご参照ください。

 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

 

 

そのため、Default 2 year move to archive の保持タグを削除することで回避することが可能です。

この方法では、すべてのフォルダのアーカイブメールボックスへの移動が停止しますので、ご留意ください。

  

以下に手順をご案内いたします。 

  

Default MRM Policy から Default 2 year move to archive を削除する手順 

 

  

  1. 管理者にて、Microsoft365 管理センターへサインインします。
  2. 左ペイン [管理センター] - [Exchange] をクリックします。
  3. [コンプライアンス管理] - [アイテム保持ポリシー] とクリックします。
  4. [Default MRM Policy] をダブルクリックします。
  5. 表示されている保持タグの一覧より "Default 2 year move to archive" をクリックし、 [ - (削除)] をクリックします。
  6. 保持タグ一覧より削除されたことを確認したのち [保存] をクリックします。

 

 

フォルダごとに設定可能か?

アイテムをアーカイブに移動しない設定をフォルダごとに設定する場合は、既定で含まれている個人タグ Personal never move to archive (アイテムを移動しない保持タグ) を、各ユーザーにて受信トレイなどのアーカイブメールボックスへの自動移動を行わないフォルダーに対して設定することで可能です。

  

既定では、Default 2 year move to archive (既定 (DPT) タグ)により、2年経過したアイテムがアーカイブに移動しますが、個人タグを設定しますと、既定タグよりも個人タグの設定が優先される動作になります。 

そのため、受信トレイに個人タグを設定した場合は、受信トレイ内のアイテムは、個人タグの設定に従って処理される動作になり、アーカイブに移動しないことが可能です。 

 

  

また、アーカイブメールボックスへ自動移動されたアイテムをプライマリメールボックスへ戻した場合、再度当該アイテムはアーカイブメールボックスへ自動移動する動作となります。 

なお、アーカイブからプライマリメールボックスへアイテムを戻す際、上述の個人タグにて “アーカイブへ自動移動しない” 設定が適用されているフォルダーへアイテムを戻した場合は、当該アイテムのアーカイブメールボックスへの再移動は行われません。 

  

以下に、個人タグの設定手順をご案内いたします。

  

 各フォルダに個人タグ Personal never move to archive を設定する方法 

 

Outlook on the web 

  1. 当該のユーザーにて Outlook on the web にサインインします
  2. ポリシーを割り当てるフォルダーより右クリックします。
  3. 表示されたメニューより、[ポリシーの割り当て] にて Personal never move to archive をクリックします

  

Outlook クライアント 

Outlook 2016 の手順となります。Outlook クライアントのバージョンによっては、項目やメニューの表示が異なる場合があります。 

  1. 当該のユーザーにて Outlook クライアント にサインインします
  2. ポリシーを割り当てるフォルダーより右クリックし [プロパティ] をクリックします。
  3. 表示された画面より、[ポリシー] タブをクリックします。
  4. アイテム保持ポリシー欄の [フォルダーのポリシー] のプルダウンより Personal never move to archive をクリックします
  5. [OK] をクリックします

 

 

予定表とタスクは回避できない? 

予定表とタスクについては、個人タグが設定することができないため、上記の方法による回避ができません。 

  

なお、他の方法として、"Default 2 year move to archive" の既定タグを削除し、予定表とタスク以外のフォルダに個別にアーカイブへ移動する個人タグを設定することで、予定表とタスクのみアーカイブへの移動を回避することが可能です。 

  

以下に手順をご案内いたします。 

  

1. Default MRM Policy から Default 2 year move to archive を削除する手順 

  

  1. 管理者にて、Microsoft365 管理センターへサインインします。
  2. 左ペイン [管理センター] - [Exchange] をクリックします。
  3. [コンプライアンス管理] - [アイテム保持ポリシー] とクリックします。
  4. [Default MRM Policy] をダブルクリックします。
  5. 表示されている保持タグの一覧より "Default 2 year move to archive" をクリックし、 [ - (削除)] をクリックします。
  6. 保持タグ一覧より削除されたことを確認したのち [保存] をクリックします。

  

既定の個人タグでアーカイブへ移動するタグは以下のものがございます。 

Personal 1 year move to archive  : 365 日経過したアイテムはアーカイブに移動する。 

Personal 5 year move to archive  : 1825 日経過したアイテムはアーカイブに移動する。 

  

期間を任意で設定することをご要望される場合は、以下の手順にて、個人タグを作成してください。 

  

 2. 個人タグを作成する手順 

  1. 管理者にて、Microsoft365 管理センターへサインインします。
  2. 左ペイン [管理センター] - [Exchange] をクリックします。
  3. [コンプライアンス管理] - [保持タグ] をクリックします。
  4. [タグの新規作成(+マーク)] - [ユーザー別にアイテムとフォルダーに適用するタグの新規作成(個人)] をクリックします。
  5. 以下の内容で設定を行います。

   - 名前 : 任意のお名前をご入力ください 

   - 保持アクション : [アーカイブに移動する] 

   -保持期間 : アイテムの保管日数が次の期間(単位:日)に達したとき : 1 ~ 24855 まで指定可能です。 

  1. [保存] をクリックします。

  

 3. 個人タグを設定する手順 

アーカイブへ移動するフォルダすべてに設定します。 

 

 Outlook on the web 

  1. 当該のユーザーにて Outlook on the web にサインインします
  2. ポリシーを割り当てるフォルダーより右クリックします。
  3. 表示されたメニューより、[ポリシーの割り当て] にて、該当の個人タグをクリックします

 

  

 Outlook クライアント 

Outlook 2016 の手順となります。Outlook クライアントのバージョンによっては、項目やメニューの表示が異なる場合がございます 

  1. 当該のユーザーにて Outlook クライアント にサインインします
  2. ポリシーを割り当てるフォルダーより右クリックし [プロパティ] をクリックします。
  3. 表示された画面より、[ポリシー] タブをクリックします。
  4. アイテム保持ポリシー欄の [フォルダーのポリシー] のプルダウンより該当の個人タグをクリックします
  5. [OK] をクリックします