【Microsoft365参考書】メールアイテムが自動的に消失した場合の原因は？

メール削除消失

メールアイテムが意図せず消失したという事例があることを確認しています。

受信トレイのメールが削除済みアイテムフォルダに自動的に移動している場合や回復可能なアイテム領域に移動している場合などがあります。

または、他のフォルダに移動やアーカイブメールボックスに移動しているなどもあります。

今回は、代表的な事例についてご紹介していきたいと思います。

ユーザーにて、メールボックスに [受信トレイルール] や [仕分けルール] の設定が可能です。

メールアイテムの削除や受信後のリダイレクト処理により、メールアイテムが削除されてしまう場合があります。

アイテム保持ポリシーにより、プライマリメールボックス内のアイテムを定期的に削除、もしくは、アーカイブメールボックスへ移動させることが可能となります。

既定の設定としてユーザーを作成すると、ユーザーメールボックスに対して既定のアイテム保持ポリシー ( Default MRM Policy ) が設定される動作となります。

設定内容は、Microsoft Purview より、[MRM アイテム保持ポリシー] にて確認ができます。

既定の設定では、迷惑メールフォルダ以外のアイテムを自動削除する設定はありませんが、アーカイブメールボックスに移動する設定がありますので、アーカイブメールボックスにメールアイテムが移動している場合があります。

MRMアイテム保持ポリシーでは、削除済みアイテムフォルダではなく、回復可能なアイテム領域に移動します。そのため、削除済みアイテムフォルダに移動している場合は、MRMアイテム保持ポリシーではないと判断できます。また、監査ログには削除したログは記録されません。

Outlook クライアントの他に、接続されているすべてのメールクライアント、またはその接続方法（例 : POP / IMAP など）により動作が変わります。

メールアイテムをローカル端末にダウンロードする設定により、メールアイテムがサーバー上から消えてしまう事例があります。

※POP接続でサーバーにコピーを残さないように設定しているなど

Outlook クライアントを利用の場合、 [古いアイテムの整理] 設定をされている場合にはアイテムが自動的に整理される動作となります。

マウスカーソルをドラックしてメールアイテムやフォルダーの移動ができることから、誤ってドラッグアンドドロップなどの操作により削除済みアイテムフォルダーへ移動させてしまうことにより、意図せず削除してしまう場合があります。

・Delete もしくは Ctrl + D

削除済みアイテムフォルダーに移動します。

・Shift + Delete

回復可能なアイテムフォルダーの Deletions に移動します。

・Backspace

アーカイブフォルダーに移動します。

・Delete

削除済みアイテムフォルダーに移動します。

・Shift + Delete

回復可能なアイテムフォルダーの Deletions に移動します。

・E キー

アーカイブフォルダーに移動します。

Outlook クライアントのプロファイルが破損していることでアイテムが自動的に削除されてしまう事例もあります。

この場合はプロファイルを再作成することで事象が解消されます。

以下の記事でも、アイテムが消失した場合の調査手順や復元などご紹介してますので、ご参照いただけますと幸いです。

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