【Office365参考書】管理者にて、ユーザーのメールを確認、エクスポートするには？フルアクセス許可？コンテンツの検索？

f:id:it-bibouroku:20200305151118j:plain

管理者にて、他のメールボックスの送受信内容を確認、エクスポートする機能として、[フルアクセス許可] と [コンテンツの検索] の機能があります。

[フルアクセス許可] については、メールボックスへのアクセス権を付与し、メールボックスにアクセスし受信トレイや送信済みアイテムを確認することができ、OutlookクライアントにAutomapping機能で表示されたメールボックスをPSTファイルにエクスポートすることができます。

Automappingについては、以下の記事をご参照ください

[コンテンツの検索] については、メールボックスに格納されているアイテムを検索し、プレビューで確認することや PST ファイルにエクスポートすることが可能です。

[コンテンツの検索]では、期間や件名など条件を指定して一致したアイテムを確認することも可能です。

また、複数のユーザーのメールアイテムを一括でPSTファイルにエクスポートすることもできます。

なお、どちらの機能でも、メールを削除して、削除済みフォルダに格納されているアイテムや削除済みフォルダからアイテムを削除した場合、既定では 14 日間、回復可能なアイテム領域にアイテムが格納されますので、回復可能なアイテム領域に格納されているアイテムも確認が可能です。

コンテンツの検索の場合は、訴訟ホールドやアイテム保持ポリシーなどの保持機能が有効化されている場合は、削除済みアイテムから削除した場合でも、指定した保持期間まで回復可能なアイテム領域にアイテムが保持されますので、保持されている間は検索が可能でございます。

※フルアクセス許可では、保持されているアイテムを確認、エクスポートすることができません。

なお、保持機能が有効化されておらず、回復可能なアイテム領域から完全削除されたアイテムについては、どちらの機能でも確認することはできませんので、あくまでメールボックスに格納されているアイテムであれば確認が可能というものです。

特に検索できる期間の制限はありませんので、メールボックスに格納されていれば永久に確認、エクスポートが可能です。

機能として簡単に利用できるのは、フルアクセス許可ですので、通常領域の受信トレイや送信済みアイテムを監査の目的で利用したいというだけであれば、フルアクセス許可のほうが望ましいと思います。

削除して保持されているアイテムも確認したい、一定の期間のメールや特定の件名のメールだけ確認したいという場合は、コンテンツの検索を利用いただくのがいいと思います。

以下に、それぞれの機能の手順をご紹介します。

上述したように、Outlookクライアントの場合は、フルアクセス許可を付与することで自動的に左メニューにメールボックスのフォルダが作成されます。

コンテンツの検索については、以前の記事で詳細な手順などご紹介してますので、ご参照いただけますと幸いです。

社畜の所業