削除したアイテムを保持し残す機能として、訴訟ホールドやアイテム保持ポリシーなどの保持機能があります。
保持期間は有期限、および、無期限で保持することが可能です。
それであれば、無期限で保持をした方がいいのでは？と思うのかもしれませんが、注意する点があります。
それは、保持されるアイテムは回復可能なアイテム領域に格納され保持する動作ですが、容量は無制限でないため、容量が上限に達してしまうという可能性があります。
回復可能なアイテム領域の容量の上限は保持機能を有効化することで100GBとなりますが、無期限の場合だとすべてのアイテムが残り続けますので、いずれ100GBに達してしまいます。
なお、回復可能なアイテム領域が上限に達した場合、メールアイテムを削除済みアイテムから削除ができなくなったり、予定表の変更などができなくなるという影響が発生します。
以下の記事もご参照ください。
そのため、1年間だけ保持するなど有期限にしておけば、1年経過したアイテムは削除されていきますので、回復可能なアイテム領域の上限に達することはほとんどないでしょう。
ただし、どうしても無期限で保持する必要がある場合もあると思います。
その場合は、インプレースアーカイブを有効化することで、プライマリメールボックスとは、別にアーカイブメールボックスの領域も利用することができますので、合計で200GBの回復可能なアイテム領域の容量を使うことができます。
有期限の場合でもインプレースアーカイブを有効化しておけば、容量の確保ができますので、保持機能を有効化する場合は、あわせてインプレースアーカイブを有効化しておいたほうがいいと思います。
また、インプレースアーカイブの機能では、自動拡張機能を有効化することで最大で1TBまで拡張することもできます。
以下の記事でもインプレースアーカイブや自動拡張について紹介してますので、ご参照いただけますと幸いです。