保持ラベルの主な機能
データの保持と削除の制御
保持ラベルを使うことで、特定のコンテンツ（メール、ドキュメント、Teams チャットなど）を一定期間保持したり、保持期間終了後に自動的に削除することができます。
ユーザーによる手動ラベル付け
ユーザーが自分でドキュメントやメールにラベルを適用することで、保持ポリシーを明示的に適用できます。たとえば「7年間保持」や「法的保留」などできます。
自動ラベル付け
特定の条件（キーワード、作成日、機密情報の種類など）に基づいて、自動的にラベルを適用することも可能です。
コンテンツの分類とコンプライアンス対応
保持ラベルは、監査や訴訟対応のために必要なデータを保護し、削除されないようにするための重要な手段です。
Microsoft Purview との連携
保持ラベルは Microsoft Purview の情報ガバナンス機能と連携しており、eDiscovery や監査ログなどの機能と統合されています。
保持ラベルの使用例
- 法的要件への対応：特定の業界や地域で求められるデータ保持期間を満たすために使用。
- 内部ポリシーの実施：社内規定に基づいて、プロジェクト文書を一定期間保持。
- ユーザー主導の分類：従業員が自分の判断で重要なメールに保持ラベルを付ける。
保持ラベルは、組織内のデータを分類・管理し、コンプライアンス要件に基づいて保持または削除するための機能です。以下のような方法で利用されます。
1. ユーザーによる手動適用
ユーザーが Outlook、SharePoint、OneDrive などで、メールやドキュメントに対して保持ラベルを手動で適用できます。
たとえば「7年間保持」「法的保留」などのラベルを選択し、該当アイテムに適用します。
2. 自動ラベル付け
管理者が条件（キーワード、機密情報の種類、作成日など）を指定して、特定のコンテンツに自動的にラベルを適用できます。
これにより、ユーザーの操作を必要とせずに、組織全体で一貫した保持ポリシーを実施できます。
3. ポリシーによる一括適用
保持ラベルを「ラベルポリシー」に含めて、Exchange メールボックス、SharePoint サイト、OneDrive などに一括で展開できます。
ラベルポリシーは Microsoft Purview の「データライフサイクル管理」または「レコード管理」から設定します。
4. レコードの宣言
保持ラベルには「レコードとして宣言する」オプションがあり、適用されたアイテムは編集不可になります（削除も制限される）。
これは法的証拠保全や監査対応に有効です。
保持ラベルを自動適用しメールアイテムのみを自動削除対象とする手順
今回は実行例として、保持ラベルの自動適用をおこないメールアイテムのみを自動削除する手順をご紹介したいと思います。
1. ラベルの作成を行います。
1. 管理者にて Microsoft Purview へアクセスし、
2. [データ ライフサイクル管理] > Microsoft 365 を選択します。
3. 上部、[ラベル] をクリックします。
4. [+ラベル を作成] をクリックします。
5. 以下に設定を行います。
・保持ラベルに名前をつける ： 任意
・ラベル設定の定義 ： 特定の期間の後にアクションを適用する
・期間を定義する ： 任意
・期間後の動作を選択する ： 自動的に削除する
6. [ラベルを作成] をクリックします。
7. [保持ラベルが作成されました] と表示されましたら、 [特定の種類のコンテンツにこのラベルを自動適用する] を選択し、 [完了] をクリックします。
2. 自動ラベル付けポリシーの作成を行います。
上記手順実行後自動的にポリシーの作成が開始されます。
1. 以下に設定を行います。
・名前、説明 ： 任意
・このラベルを適用するコンテンツの種類を選択 ； 特定の単語や語句またはプロパティを含むコンテンツにラベルを適用する
・このクエリに一致するコンテンツにラベルを適用する
条件項目に以下入力を行います。
kind:email
・作成するアイテム保持ポリシーの種類を選択する : 静的
・ラベルを自動的に適用する場所を選択する
Exchange メールボックスの状態スイッチのみを"オン"にします。
特定のメールボックスを指定する場合は、 [含まれる] 項目の編集より、対象メールボックスの指定を行います。
全メールボックスを指定する場合は、メールボックスの指定は行わず、 [含まれる] 項目を すべてのメールボックスとします。
・自動適用するラベルを選択する
上記で作成したラベルが設定されていることを確認します。
・ポリシーをテストするか実行するかを決定する ： ポリシーを実行する前にテストする
2. 以上設定を行い [送信] - [完了] をクリックします。
3. 作成したポリシーの動作を確認し展開を行います。
1. 作成されたポリシーを選択し、[シミュレーションを表示] をクリックします。
2. 上部 [レビュー用のサンプル] をクリックします。
※ 当該項目が表示されまでに時間を要する場合はがあるため、表示されていない場合は時間をおいてからご確認ください。
3. 表示されるアイテムを確認し、メールアイテムのみが選択されていることを確認します。
4. 上部 [ポリシーを有効にする] - [確認] をクリックします。
以上で設定は完了となります。
なお、ポリシーが各アイテムに展開されるまでに最大 7 日要する場合があります。
