社畜の所業

社畜の所業

Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

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【Microsoft365参考書】共有メールボックスで他のユーザーがメールを閲覧した際に既読にしないようにできるか?

共有メールボックス既読

 

共有メールボックスについては、メンバーに追加したユーザーにてフルアクセス許可の権限により共有メールボックスにアクセスし、メールの送受信が可能です。

 

なお、複数のユーザーでひとつのメールボックスを共有しているため、誰かひとりでもメールを開いたら既読となってしまいます。

 

機能として既読になることを回避することはできません。

 

そのため、代替案とはなりますが、共有メールボックスで受信したメールを転送設定で転送することで各ユーザーの受信トレイにメールが配信されますので、そのユーザーが閲覧しない限り、既読にはならないようにすることができます。

 

以下に手順をご紹介していきたいと思います。

 

共有メールボックスに対して、ユーザーから受信トレイルールの設定を行う 

  1. 共有メールボックスのフルアクセス許可が付与されているユーザーにてOutlook on the web にアクセスします。 
  2. 右上のユーザーアイコンをクリックし、[他のメールボックスを開く]をクリックします。 
  3. 共有メールボックスのメールアドレスを入力し、[開く]をクリックします。
  4. 右上の歯車マークをクリックし、[Outlookの全ての設定の表示をクリックします。 
  5. [メール] - [ルール]にて[新しいルールの追加をクリックします。 
  6. ルールの名前は任意の名前でお願いいたします。
  7. [条件の追加]にて、[自分がTo または Cc にあるを選択します。 
  8. [アクションの追加]にて[指定のアドレスに転送を選択し、転送先のメールアドレスを入力します。 

※ 受信トレイルール内でのリダイレクトおよび転送は、全体で 10 アドレス が上限となります。そのため、共有メールボックスのメンバーが 10 名以上となる場合は、メンバーが登録された配布グループを転送先に指定することで、対象ユーザーへの転送が可能です。 

  1. [保存]をクリックし、設定が完了です。

  

  

管理者から設定を行う方法 

  1. 全体管理者にてExchange 管理センターにアクセスします。 
  2. 右上のユーザーアイコンをクリックし、[他のメールボックスを表示]をクリックします。 
  3. 該当共有メールボックスを検索し、検索された共有メールボックスをクリックします。
  4. [メールの整理] - [受信トレイのルール]を選択します。
  5. []をクリックし[受信メッセージに対する新しいルールを作成する...] をクリックします。 
  6. [名前]欄は任意の名前を入力します。

※ “その他のオプション...” が表示されている場合は、当該項目をクリックします。 

  1. [メッセージの到着時、および]にて[自分の名前が] - [[宛先または [CC] ボックス内にあるを選択します。 
  2. [実行する処理]にて[転送、リダイレクト、または送信] - [メッセージを次へ転送する...] をクリックし、転送先のメールアドレスを入力します。 

※ 受信トレイルール内でのリダイレクトおよび転送は、全体で 10 アドレス が上限となります。そのため、共有メールボックスのメンバーが 10 名以上となる場合は、メンバーが登録された配布グループを転送先に指定することで、対象ユーザーへの転送が可能です。  

  1. [保存]をクリックします。

  

なお、上記の方法の場合、共有メールボックスのメールが受信トレイに配信されますが、配下のサブフォルダなどに配信されるようにしたい場合、受信トレイのルールにて、フォルダへ移動するルールを組み合わせることで可能です。 

上述した転送設定をおこなった場合、差出人が共有メールボックスとして転送されますので、条件を差出人が該当の共有メールボックスの場合とし、任意のフォルダへ移動するルールを作成することで可能です。 

     

フォルダを移動するルール 

  1. ユーザーにて Outlook on the web にアクセスします
  2. 右上の歯車マークをクリックし、[Outlook の全ての設定の表示] をクリックします。
  3. [メール] - [ルール] にて [新しいルールの追加] をクリックします。
  4. ルールの名前は任意の名前でお願いいたします。
  5. [条件の追加] にて、[差出人] を選択し、該当の共有メールボックスを指定します。
  6. [アクションの追加] にて [指定の場所に移動] を選択し、該当のフォルダを指定します。
  7. [保存] をクリックし、設定が完了です。