共有メールボックスについては、メンバーに追加したユーザーにてフルアクセス許可の権限により共有メールボックスにアクセスし、メールの送受信が可能です。
なお、複数のユーザーでひとつのメールボックスを共有しているため、誰かひとりでもメールを開いたら既読となってしまいます。
機能として既読になることを回避することはできません。
そのため、代替案とはなりますが、共有メールボックスで受信したメールを転送設定で転送することで各ユーザーの受信トレイにメールが配信されますので、そのユーザーが閲覧しない限り、既読にはならないようにすることができます。
以下に手順をご紹介していきたいと思います。
共有メールボックスに対して、ユーザーから受信トレイルールの設定を行う
- 共有メールボックスのフルアクセス許可が付与されているユーザーにてOutlook on the web にアクセスします。
- 右上のユーザーアイコンをクリックし、[他のメールボックスを開く]をクリックします。
- 共有メールボックスのメールアドレスを入力し、[開く]をクリックします。
- 右上の歯車マークをクリックし、[Outlookの全ての設定の表示] をクリックします。
- [メール] - [ルール]にて[新しいルールの追加] をクリックします。
- ルールの名前は任意の名前でお願いいたします。
- [条件の追加]にて、[自分がTo または Cc にある] を選択します。
- [アクションの追加]にて[指定のアドレスに転送] を選択し、転送先のメールアドレスを入力します。
※ 受信トレイルール内でのリダイレクトおよび転送は、全体で 10 アドレス が上限となります。そのため、共有メールボックスのメンバーが 10 名以上となる場合は、メンバーが登録された配布グループを転送先に指定することで、対象ユーザーへの転送が可能です。
- [保存]をクリックし、設定が完了です。
管理者から設定を行う方法
- 全体管理者にてExchange 管理センターにアクセスします。
- 右上のユーザーアイコンをクリックし、[他のメールボックスを表示]をクリックします。
- 該当共有メールボックスを検索し、検索された共有メールボックスをクリックします。
- [メールの整理] - [受信トレイのルール]を選択します。
- [＋]をクリックし[受信メッセージに対する新しいルールを作成する...] をクリックします。
- [名前]欄は任意の名前を入力します。
※ “その他のオプション...” が表示されている場合は、当該項目をクリックします。
- [メッセージの到着時、および]にて[自分の名前が] - [[宛先] または [CC] ボックス内にある] を選択します。
- [実行する処理]にて[転送、リダイレクト、または送信] - [メッセージを次へ転送する...] をクリックし、転送先のメールアドレスを入力します。
※ 受信トレイルール内でのリダイレクトおよび転送は、全体で 10 アドレス が上限となります。そのため、共有メールボックスのメンバーが 10 名以上となる場合は、メンバーが登録された配布グループを転送先に指定することで、対象ユーザーへの転送が可能です。
- [保存]をクリックします。
なお、上記の方法の場合、共有メールボックスのメールが受信トレイに配信されますが、配下のサブフォルダなどに配信されるようにしたい場合、受信トレイのルールにて、フォルダへ移動するルールを組み合わせることで可能です。
上述した転送設定をおこなった場合、差出人が共有メールボックスとして転送されますので、条件を差出人が該当の共有メールボックスの場合とし、任意のフォルダへ移動するルールを作成することで可能です。
