ドキュメントライブラリでファイルやフォルダを共有する場合、直接アクセス権による共有と共有リンクの方法があります。
直接アクセス権は、サイト管理者やフルコントロール権限が付与されたユーザーのみ実施可能ですが、共有リンクは編集権限や閲覧権限などのユーザーでも実施が可能です。
結論から言いますと、共有リンクを完全に禁止することはできませんが、[アクセス要求の設定] にて、サイト管理者 (フル コントロール権限を持つユーザー) 以外のサイトのメンバーは [既存アクセス権を持つユーザー] (すでにサイトのアクセス権のあるユーザー) 以外への共有を制限する方法があります。
サイト所有者以外のユーザーにて、サイトのアクセス権を持たないユーザーに対してドキュメントの共有をおこなった場合、サイト所有者の承認が必要となるため、サイト所有者にて承認されない限りは共有することができない動作となっております。
以下に手順をご紹介します。
サイトと個別のファイルおよびフォルダーの共有をメンバーに許可させない承認制にして制御する。
- サイト管理者アカウントにて、該当のサイト コレクションにアクセスします。
- 画面右上の歯車アイコン [設定] > [サイトのアクセス許可] > [高度なアクセス許可の設定] の順にクリックします。
※ クラシック サイトの場合は、画面右上の歯車アイコン [設定] > [サイトの設定] > "ユーザーと権限" セクションの [サイトの権限] の順にクリックします。
- 画面上部の [アクセス要求の設定] をクリックします。
- アクセス要求の設定画面にて、"サイトと個別のファイルおよびフォルダーの共有をメンバーに許可します。" および "メンバーが、他のユーザーをサイト メンバー グループ 365 グループ メンバー に招待することを許可します。メンバーがサイトを共有できるようにするには、この設定を有効にする必要があります。" の両方のチェックを外します。
- 下部の [OK] をクリックします。
上記設定後に、所有者以外のメンバーがリンクの共有をおこなうと [このリンクを使用できる対象ユーザー] が [既存アクセス権をもつユーザー] と [特定のユーザー] のみ選択が可能となります。
[特定のユーザー] にて、サイトのアクセス権をもたないユーザーを指定し共有した場合、[所有者からの共有の承認の保留中です] とメッセージが表示され、サイト所有者にて承認をしない限りは共有リンクが配信されません。
※サイト所有者にて承認する場合は、サイトの右上の歯車マークから [サイト情報] > [すべてのサイトの設定を表示] > [アクセスの依頼と招待状] から承認や却下をおこなうことができます。
