メールが自動的に削除される場合、MRMアイテム保持ポリシーやアイテム保持ポリシーの自動削除や Outlook クライアントに [古いアイテムの整理] の機能があります。
今回は、[古いアイテムの整理] についてご紹介したいと思います。
- [古いアイテムの整理] を実施した際のメールアイテムについて
- 古いアイテムの整理機能の対象範囲、対象フォルダーについて
- キャッシュ保持期間の設定の影響、および、整理機能の動作について
- 古いアイテムの整理機能を使用した場合の、サーバー上のメールボックス使用容量の削減について
- 監査ログに記録されるか？
- 古いアイテムの整理が表示されない場合
- 古いアイテムの整理が表示されていないが自動削除されている場合
[古いアイテムの整理] を実施した際のメールアイテムについて
Outlook クライアント上で [古いアイテムの整理] を実施した場合、PST ファイルへ移動されるか、または、 [回復可能なアイテムフォルダー] へと移動します。
メールボックスに対して訴訟ホールドが有効である場合は回復可能なアイテムフォルダーに残り続けますが、無効である場合は時間経過で完全に削除されます。
[古いアイテムの整理] 機能によりメールボックス上のメールアイテムがローカルの PST ファイル (Archive.pst) に移動するか、または、"古いアイテムを削除する" にチェックを入れることにより、回復可能領域に格納され、本領域に格納されてから 14 日間経過後に自動で完全削除される動作となります。
[古いアイテムの整理]の設定確認手順
1. [ファイル] - [オプション] - [詳細設定] - [古いアイテムの整理] - [自動整理の設定] をクリックします。
2. [古いアイテムの整理] - [次の感覚で古いアイテムの整理を行う] のチェックの有無とチェックがあった場合、詳細な設定をご確認ください。
古いアイテムの整理機能の対象範囲、対象フォルダーについて
古いアイテムの整理機能の対象範囲、および対象フォルダ―は、Outlook クライアントの左ペインにて、任意で選択したフォルダーが整理機能の対象となります。
手順
1. Outlook クライアントの左ペインに表示されるフォルダーを右クリックします。
※ 整理したいフォルダ―を任意にクリックします。
2. [プロパティ] をクリックします。
3. [古いアイテムの整理] タブをクリックし、任意で整理機能の設定をします。
キャッシュ保持期間の設定の影響、および、整理機能の動作について
Exchange キャッシュモードのキャッシュ保持期間の設定により、古いアイテムの整理機能の対象期間にも制限が生じます。
古いアイテムの整理機能は、Outlook に表示されているキャッシュ保持期間内のデータのみ、整理機能の対象となります。
サーバー上に存在するデータは、整理機能の対象とはなりません。
キャッシュ保持期間を [1 か月] に設定し、古いアイテムの整理を [1 か月前] に設定していた場合の動作
1 か月より以前のサーバー上にあるデーターについては、整理機能の対象にはならないため、古いアイテムの整理機能は動作しません。
キャッシュ保持期間を [6 か月] に設定し、古いアイテムの整理を [3 か月前] に設定していた場合の動作
Outlook に表示されている 3 か月より前のデータが PST ファイルとしてエクスポートされ整理されます。
古いアイテムの整理機能を使用した場合の、サーバー上のメールボックス使用容量の削減について
古いアイテムの整理機能を使用した場合には、整理した対象データーが PST ファイルとしてエクスポートされるため、エクスポートされたデータ分がサーバー上からも削除されます。
上記の動作により、サーバー上のメールボックス使用容量の削減ができます。
監査ログに記録されるか？
メールボックスの操作のログとして監査ログがありますが、[古いアイテムの整理] で自動削除された場合、"SoftDelete" のログとして記録されます。
メールを削除した記憶がないのに "SoftDelete" のログが記録されている場合は、[古いアイテムの整理] の設定をしていないか確認してみましょう。
アイテムの削除をしても監査ログに記録されない事例
・MRMアイテム保持ポリシーで自動削除した場合
・フォルダのクリーンアップで削除済みアイテムに移動した場合
古いアイテムの整理が表示されない場合
以下のすべての条件を満たしている場合に、[古いアイテムの整理] が表示されないことを確認しています。
- Outlookクライアントで ExchangeOnlineに接続している
- 対象のユーザーでアーカイブメールボックスを有効にしている。
- 対象のユーザーにMRMアイテム保持ポリシーを適用している
- 適用されているMRMアイテム保持ポリシーに、少なくとも 1 つのアーカイブへ移動する保持タグが含まれている
また、オンラインモードでも表示されないため、キャッシュモードで利用する必要があります。
古いアイテムの整理が表示されていないが自動削除されている場合
インプレースアーカイブが有効化される前に [古いアイテムの整理] 機能を有効化していた場合、引き続き動作し続けること確認しています。
動作し続ける状態で [古いアイテムの整理] の設定がどのような構成となっているか Outlook 上から確認することはできませんが、以下のレジストリより確認することができます。
[古いアイテムの整理] による自動整理を無効化したい場合は、doaging の値を 0 に変更してください。
無効化 (機能が停止) されているかの確認方法
オンラインアーカイブが有効な場合、[古いアイテムの整理] 機能について Outlook クライアントから設定の確認ができなくなるため、無効化 (機能が停止) されているかを確認する場合は、以下のレジストリをご確認ください。
HKEY_CURRENT_USER\software\microsoft\office\16.0\outlook\preferences
名前 : doaging
種類 : REG_DWORD
値 : (0: 無効 / 1: 有効)
※ 値が 1 の場合は、[古いアイテムの整理] が有効な状態なため、0 にしてください。
デフォルト ([古いアイテムの整理] の有効化前) では doaging のレジストリは存在しません。
doaging のレジストリが存在しない場合は、[古いアイテムの整理] 機能は無効と判断できます。
