電子情報開示(eDiscovery) で検索した結果で重複したアイテムを除去する [Exchangeコンテンツに対する重複除去を有効にする] という機能が以前の電子情報開示ではありましたが、新しい電子情報開示では機能が廃止されてます。
代わりの方法として、E5 相当のライセンスを所持している場合、プレミアム機能の [レビューセット] を使用することで、重複したアイテムを除外した状態でデータのエクスポートを行うことができます。
必要なライセンス
- Microsoft 365 E5 + Microsoft 365 Copilot
- Microsoft 365 E5 Compliance + Copilot 1 Microsoft 365 E5 eDiscovery & Audit + Copilot 1
- E5/A5/F5/G5, Microsoft 365 E5/A5/F5/G5 Compliance, Microsoft 365 E5/A5/F5/G5 eDiscovery and Audit, Office 365 E5/A5/G5
レビューセットについて
レビューセットは、電子情報開示検索の検索結果の読み込みを行い、画面上で検索結果の精査やフィルタリングし分析を行うことを可能とする機能であり、重複したアイテムをフィルタリングすることができます。
また、フィルタリングした情報のみエクスポートすることが可能です。
レビューセットの実行手順
手順は、電子情報開示で条件指定を行い、[クエリの実行] から検索を実施し検索が完了た後の手順となります。
以下の記事で[クエリの実行]までの手順についてご紹介してますのでご参照ください。
事前準備
ケースのプレミアム機能を有効化します。
1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Microsoft 365 にサインインします。
2. 画面左ペインの [管理センター] - [Microsoft Purview] にて、Microsoft Purview にアクセスします。
3. 左メニューの [ソリューション] > [電子情報開示] の順にクリックし、[ケース] をクリックします。
4. 対象のケースをクリックします。
5. 上部の [ケースの設定] をクリックします。
6. 左メニューの [ケースの詳細] を選択し、[eDiscovery (Premium)] のレバーをクリックし、右に移動したら有効化されます。
※ 有効である場合は、そのまま次の手順に進めます。
1. 重複アイテムの判定基準を確認します。
重複アイテムの判定は、完全なる重複ではなく、オリジナルのアイテムの類似性が何パーセント以上ある場合に重複したアイテムであるか判定が行われます。
判定基準の設定項目は、ケースの設定項目から確認可能なため、設定状況を確認します。
1. Microsoft Purview > ソリューション > 電子情報開示より [ケース] から検索を実行したケースを選択します。
2. 画面右上 [ケースの設定] をクリックします。
3. [検索と分析] をクリックします。
4. [準重複] 項目にチェックが入っていることを確認します。 ※ チェックが外れている場合、チェックをいれ [保存] をクリックします。
5. 確認が行えましたら右上の [×] をクリックします。
2. 検索結果をレビューセットに追加します。
1. ケース内で検索が完了している検索を選択します。
2. 画面右上 [レビューセットに追加する] をクリックします。
3. 以下公開情報を参考に設定を行います。
4. 設定後、[レビューセットに追加する] をクリックします。
5. 画面右上 [プロセスマネージャー] をクリックします。
プロセスマネージャー項目に作成された [Add to review] の進捗状況を確認し、[状態] が "処理中" から "完了済み" に変化しましたら、 [×] でプロセスマネージャーを閉じます。
※ 完了まで時間を要するため、時間をあけて進捗状況を確認してください。
3. レビューセットに追加した検索結果の分析を行います。
1. 上部 [レビューセット] をクリックし、作成したレビューセットを選択します。
2. [レビューセットを開く] をクリックします。
3. アイテムの一覧が表示されている項目上部の [分析] アイコンをクリックします。
4. [ドキュメントとメールの分析を実行]を選択し [はい] をクリックします。
5. 画面右上 [プロセスマネージャー] をクリックします。
6. プロセス マネージャー項目に作成された [Run analaytics] の進捗状況を確認し、[状態] が "処理中" から "完了済み" に変化しましたら、 [×] でプロセスマネージャーを閉じます。
4. 重複しているアイテムをフィルタリングします。
1. レビューセット内でアイテムの一覧が表示されている項目上部の [Query Builder] アイコンをクリックします。
2. 条件ビルダー項目上部、[↑ 保存済みフィルター] をクリックします。
3. [AutoGen] For Review -Unique items only(preview) を選択し、[開く] をクリックします。
4. 自動的にクエリが追加されましたら、画面右下 [クエリの実行] をクリックします。
5. "保存しています" の表示が行われましたら、[Close] をクリックします。
5. フィルタリングした結果をエクスポートします。
1. レビューセット上部に表示されている [操作] アイコンをクリックし [エクスポート] を選択します。
2. 以下を参考にエクスポート設定を行います。
- エクスポート名 : 任意
- エクスポートの説明 : 任意
-Select itemes to include in your export
・All filtered documents
-Export type
. Export items with item report
-Export format
以下を参考に任意に選択してください。
・ Create PSTs for massages : 検索にヒットしたアイテムを PST の形式でエクスポートします。
・ Create .masg files for messages : 検索にヒットしたアイテムを .msg の形式でエクスポートします。
・ Organaize data from different locations into separate folders or PSTs : 検索にヒットしたアイテムをデータの場所ごとに個別のフォルダーにそれぞれ分けて出力を行います。
・ Include folder and path of the source : 検索にヒットしたアイテムが格納されていたフォルダー構造を維持した状態で出力を行います。
・ Condense Paths to fit within 259 characters : PSTに出力する各項目のフォルダーパスを 259 文字以下に圧縮します。
・ Give each item a frendly name : 各項目のフレンドリ名を作成します。
3. エクスポート項目の設定が完了しましたら、[エクスポート] をクリックします。
4. 画面右上[プロセスマネージャー] をクリックします。
5. プロセス マネージャー項目に作成された [Export] の進捗状況を確認し、[状態] が "処理中" から "完了済み" に変化しましたら[完了済み] 項目をクリックし表示された、[ダウンロード] をクリックすることでブラウザ上で重複したアイテムを除外した状態で PST およびレポート情報の出力が可能です。
