【Microsoft365参考書】一括で複数のユーザーをアイテム保持ポリシーのExchangeOnlineの保持対象にするには？

一括で複数のユーザーをアイテム保持ポリシーのExchangeOnlineの保持対象にするには？

今回は、アイテム保持ポリシーのExchangeOnline のメールボックスの保持機能を一括で複数のユーザーに適用する方法についてご紹介したいと思います。

一括で適用する場合は、Powershellを利用してCSVファイルに記載したユーザー情報をインポートして実行する方法となります。

アイテム保持ポリシーに一括でユーザーを登録し作成する手順
ユーザーにアイテム保持ポリシーが適用されているか確認するには？
- アイテム保持ポリシーの Guid を確認するコマンドレット
- 対象のユーザーの InplaceHolds の値を確認するコマンドレット

アイテム保持ポリシーに一括でユーザーを登録し作成する手順

※ひとつのポリシーに 5000 名以上は登録できません。

1. 保持対象とするメールボックス情報を記載した csv を作成します。

1. メモ帳などのテキストエディタを開きます。

2. 以下の内容で CSV ファイルを作成します。

<CSV ファイルの作成例>

Identity

Mailbox001@contoso.com

Mailbox002@contoso.com

(以下省略)

※ 1 行目は固定で、設定を行メールボックスアドレスを 2 行目以降に記載します。

※ 日本語を含めた CSV ファイルを作成される際には、文字化けが発生する可能性がありますので UTF-8 形式で保存してください。

3. [ファイル] - [名前を付けて保存] の順にクリックし、ファイルの種類で「すべてのファイル」を選択し、任意のファイル名 (.csv) を入力した上で文字コードを [UTF-8] に変更して保存します。

CSV ファイルを UTF-8 で保存する手順

1. CSV ファイルを右クリックし、[プログラムから開く] - [メモ帳] の順にクリックします

2. 開いたメモ帳で [ファイル] - [名前を付けて保存] の順にクリックします。

3. ファイルの種類で「すべてのファイル」を選択します。

4. 文字コードで「UTF-8」を選択します。

5. [保存] をクリックします。

2. 新規ポリシーの作成を行います。

Exchange メールボックスに対応するポリシー作成を行います。

<事前準備>

以下の記事を参照しセキュリティ/コンプライアンスセンターに接続します。

it-bibouroku.hateblo.jp

2-1. アイテム保持ポリシーの作成

[構文]

New-RetentionCompliancePolicy -Name "新規に作成するポリシー名" -ExchangeLocation (Import-CSV -Path ファイルの保存先パス\ファイル名.csv).Identity

[実行例]

New-RetentionCompliancePolicy -Name "MailboxPolicy001" -ExchangeLocation (Import-CSV -Path "C:\Temp\UserMailBoxlist.csv").Identity

※ 上記実行例では C ドライブ配下の Temp フォルダーに編集した "UserMailBoxlist.csv" を読み込み、ポリシーの適用対象に指定、"MailboxPolicy001" という名前で新しいアイテム保持ポリシ－の作成を行います。

2-2. 保持ルールの設定

[構文]

New-RetentionComplianceRule -Name "保持ルール名" -Policy "上記で作成したポリシー名" -RetentionComplianceAction "ルールの保存動作" -RetentionDuration "保持期間"

[実行例]

New-RetentionComplianceRule -Name "MailboxPolicy001" -Policy "MailboxPolicy001" -RetentionComplianceAction Keep -RetentionDuration 365

RetentionComplianceAction について

・何もしない : Keep

・アイテムを自動的に削除する : KeepAndDelete

・特定の期間が経過したときのみアイテムを削除 : Delete (削除の処理の場合)

※ "アイテムを自動的に削除する" に設定した場合、通常領域 (受信トレイなど) に格納されているアイテムも指定した期間が経過することで削除されます。

ルール名とポリシー名には同名を指定することが可能です。GUI から作成した場合は同名になります。

ユーザーにアイテム保持ポリシーが適用されているか確認するには？

アイテム保持ポリシーのExchangeOnlineのメールボックスの保持がユーザーに正常に適用されているか判断する場合、Get-Mailboxでユーザーの InPlaceHolds の値を確認し、"mbx" から始まる値に対象のアイテム保持ポリシーの Guid が記録されていれば、問題ないと判断することができます。