社畜の所業

社畜の所業

Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

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【Microsoft365参考書】Outlookに表示される"Microsoft Exchange の詳細を表示するにはここをクリックします"とは?キャッシュモードとは?

 

Outlookクライアントの"このフォルダーはサーバー上にあり、アイテム数が多いため一部のみが表示されます Microsoft Exchange の詳細を表示するには、ここをクリックしますハイパーリンクをクリックすることでキャッシュ保持期間外のメールアイテムをサーバー上のメールボックスから直接参照することが可能となっております。 

 

既定の構成では、ハード ディスクのサイズに応じて、Outlook は [1 か月]、[3 か月]、または [12 か月] の電子メールのみを Exchange サーバーからのオフライン Outlook データ (.ost) ファイルと同期します。 

  

[オフラインにしておくメール] 設定が [12 か月] に設定されており、Exchange メールボックスに 12 か月以上前のメール アイテムがある場合、それらのアイテムはサーバー上のメールボックスにのみ存在します。

したがって、Exchange サーバーに接続できない場合は、サーバーに再接続するまで、Exchange キャッシュ モードの同期設定で指定された範囲外のアイテムを取得できないことがあります。

  

Outlook クライアントがオフライン作業となっている場合は、[受信トレイ下部の [Microsoft Exchange の詳細を表示するには、ここをクリックしますのリンクが無効となります。 

 [オフライン作業がオンの場合はステータスバーに [オフライン作業中と表示されます。 

  

docs.microsoft.com

  

 

 

 

 

 1. キャッシュ期間の設定確認手順 

 

以下の手順にて確認が可能ですのでご参考としてください。 

既定の設定は 1 年となっております。 

  

  1. Outlookクライアント を起動する。
  2. [ファイル]タブをクリックし、[アカウント設定] - [アカウント設定]を選択。 
  3. [電子メール]タブに表示されいているメールアドレスを選択し[変更]をクリック。 
  4. [Exchangeキャッシュ モードを使用して、Outlookデータ ファイルにメールをダウンロードするにチェックが入っていることを確認し、[過去のメールをダウンロードのスライダーの位置を確認します。 

  

 

2. OST ファイルの最大容量について 

OST ファイルの最大容量は 50 GB です。 

OST ファイルの容量には、プライマリメールボックスのキャッシュ容量とフルアクセス権限が付与により Outlook クライアントに Automapping 機能により自動表示をさせている、または手動追加したメールボックスのキャッシュ容量の合算値となります。 

  

なお、フルアクセス権限により、アカウント設定を行わずに表示させているメールボックスについては、オンラインモードとすることで端末にキャッシュすることはなくなるため、プライマリメールボックスのキャッシュのみが OST ファイルの容量となります。 

しかしながら、OST ファイルの容量につきましては、実際のメールボックス使用量より大きくなる傾向にあることを確認しております。

また、OST ファイルサイズの上限値に抵触した場合、メールの送受信が行えなくなります。 

  

docs.microsoft.com

  

Exchange キャッシュモードを使用する場合、ユーザーのローカル .ost ファイルは、Exchange Server で報告されるメールボックスのサイズよりも 50% ~ 80% 大きいことに注意してください。 

 

キャッシュモード 

Exchange Online では通常メールメッセージはサーバー上のメールボックスに保存されますが、Exchange キャッシュモードを有効にすると、Outlook を実行しているコンピューター上にメールボックスのデータがダウンロードされ、キャッシュが作成されます。 

そして、Outlookはそのキャッシュを利用してメッセージの表示や検索をおこなうようになります。 

※OSTファイルにアクセスをおこないます。 

  

オンラインモード 

Exchange Online に直接アクセスをしメールボックス上のアイテムの表示や検索を行う動作です。 

 

  

 

 

PSTファイルのエクスポートはキャッシュの保持期間外も対象か?

PST ファイルのエクスポートについては、キャッシュ保持期間のメールアイテムを出力する動作です。 

そのため、既定であれば、1年以内のメールアイテムまでがエクスポートされ、キャッシュ保持期間外のアイテムはエクスポートされません。

 

すべてのアイテムをエクスポートする場合は、キャッシュ保持期間を[すべて]にするか、もしくは一時的にオンラインモードで利用していただく必要があります。 

なお、アーカイブメールボックスはキャッシュの影響を受けないため、アーカイブメールボックスを指定して PST ファイルを出力した場合は、すべてのメールアイテムがエクスポート可能です。 

 

キャッシュ保持期間の変更方法と、オンラインモードへの変更方法につきまして、以下に記述しますのでご参考ください。 

なお、[オフライン作業] をオンにしていなければオフラインではなく、Exchange Online に接続されますが、オンラインモードであるかは [Exchange キャッシュ モードを使用して、Outlook データファイルにメールをダウンロードする] のチェックの有無により異なります。 

  

キャッシュ保持期間およびオンラインモードへの変更方法 

  1. Outlook を起動します。
  2. [ファイル] タブをクリックし、[アカウント設定] - [アカウント設定] を選択します。
  3. [電子メール]タブに表示されいているメールアドレスを選択し [変更] をクリックします。
  4. オフライン設定内の、[Exchange キャッシュ モードを使用して、Outlook データファイルにメールをダウンロードする] にチェックが入っていることを確認し、[過去のメールのダウンロード] のスライダーを移動させて期間を [すべて] に変更します。

※ こちらの手順で、[Exchange キャッシュ モードを使用して、Outlook データファイルにメールをダウンロードする] のチェックを外すと キャッシュモードからオンラインモードに変更されます。 

  

  1. メッセージに従い Outlook を再起動します。

 

OutlookやOfficeアプリについては以下の記事も参考としてくださいね。

 

it-bibouroku.hateblo.jp