エラーメッセージ
送信済みアイテムフォルダー内のアイテム数が、保存の上限に達しました。アイテムを整理するか、他のフォルダーに移動指定ください。
OST ファイルが上限値の 50 GB に達している場合、上記のエラーが発生することを確認しております。
Exchange (MAPI) 接続時にキャッシュモードを有効にしている場合、ローカル上に OST ファイルとしてキャッシュデータを保持します。
今回は、OSTファイルの容量が上限に達した場合の対処法をご紹介したいと思います。
1. キャッシュファイルの削除を含むプロファイルの再作成
クライアントで保持しているキャッシュの影響を排除するために、キャッシュファイルの削除を行った後、プロファイルの再作成を行います。
1. キャッシュファイルの削除
※ Outlook 2013 は [Mail (Microsoft Outlook 2013)] ,Outlook2016 は [Mail (Microsoft Outlook 2016)] です。
- [メール設定]のウィンドウで、[データ ファイル]をクリック
- [ファイルの場所を開く]をクリック
※ Windows 7 以降の環境にて、既定の設定でプロファイルを作成している場合、以下が該当のフォルダーです
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\
- [新しいフォルダー]をクリックし、任意の名称のフォルダーを作成
- 項番5 で作成したフォルダーに、表示されているファイルとフォルダーをすべてドラッグ＆ドロップで移動
※ 全部移動すると、作成したフォルダーのみ残った状態になります。
- [アカウント設定]ウィンドウを[閉じる] をクリック
2. プロファイルの新規作成 (再作成)
※ Outlook 2013 は [Mail (Microsoft Outlook 2013)] ,Outlook2016 は [Mail (Microsoft Outlook 2016)] です。
- [メール設定]ダイアログ ボックスが表示されますので、[プロファイルの表示]をクリック
- [Microsoft Outlookの起動時に使用するプロファイル]の項目の [使用するプロファイルを選択する] を選択
- [OK]をクリック
- Outlookクライアントを起動
- [プロファイルの選択]ダイアログで、[作成]をクリック
- [プロファイル名]ボックスに、任意のプロファイル名を入力し、[OK]をクリック
- [アカウントの追加]ウィザードが表示されるため、画面にしたがって、電子メール アカウントの設定を行う
3. 作成したプロファイルにて正常に同期されるかどうかを確認する操作
- Outlookクライアントを起動
- [プロファイルの選択]画面で、追加作成したプロファイル名を選択し、[OK]をクリック
- [パスワード]を入力し、[OK]をクリック
2. キャッシュの保持期間を短く変更する
上記手順の実施後、以下の手順で Outlook クライアントの起動前にキャッシュ保持期間を短くすることで、OST ファイルのサイズを抑えることが可能です。
キャッシュ保持期間の変更手順
※ Outlook 2013 は [Mail (Microsoft Outlook 2013)] ,Outlook2016 は [Mail (Microsoft Outlook 2016)] です。
- [電子メールアカウント]をクリックします。
- 表示された[アカウント設定] 画面内にて、該当するアカウントをダブル クリックします。
- オフライン設定内の、[Exchangeキャッシュ モードを使用して、Outlook データファイルにメールをダウンロードする] にチェックが入っていることを確認し、[過去のメールのダウンロード] のスライダーを移動させて期間を短く変更します。
※キャッシュ期間の初期設定値は 1 年となります。
- [次へ] - [完了]の順にクリックし、Outlookクライアントを再起動します。
アーカイブメールボックスにアイテムを移動することでも回避可能？
インプレースアーカイブは通常のメールボックスとは別の領域にアーカイブメールボックスが作成され、OST ファイルのキャッシュには残らない動作です。
そのため、インプレースアーカイブを有効化し、アーカイブメールボックスにメールアイテムを移動した場合には OST ファイルの容量を削減することができます。
インプレースアーカイブについては、以下の記事をご参照いただけますと幸いです。
OutlookやOfficeアプリについては以下の記事も参考としてくださいね。