社畜の所業

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Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】SharePointのアイテムを自動的に削除する情報管理ポリシーとは?

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SharePointサイトのコンテンツを自動的に指定した期間が経過した場合に削除する方法として、情報管理ポリシーの機能があります。

 

なお、SharePoint Online チームサイトがモダン UI である場合、"情報管理ポリシーの設定は既定で非表示の状態であることを確認しております。 

本設定を利用する場合には、サイトの設定にある [サイト ポリシーをアクティブ化していただく必要があるため、以下に紹介していきたいと思います。

  

サイト ポリシーをアクティブ化する手順 

  1. 管理者権限アカウントにて当該サイト コレクションへアクセスします。
  2. 画面左メニューより[サイト コンテンツをクリックします。 
  3. 画面右上[サイト設定をクリックします。 
  4. "サイト コレクションの管理"セクション内[サイト コレクションの機能をクリックします。 
  5. "サイト ポリシー"[アクティブ化をクリックします。 

※ アクティブな状態となると [非アクティブ化] と [アクティブ] が表示されます。 

 

 

 

 

情報管理ポリシーの設定手順

1) 管理者アカウントにて該当のドキュメント ライブラリへアクセスします。  

2) 画面右上の [歯車] アイコンから [ライブラリの設定] をクリックします。  

※ 従来の UI の場合は、画面上部 [ライブラリ] タブにてリボン右側の [ライブラリの設定] をクリックします。  

   

3) [設定] 画面にて、"権限と管理" セクションの [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。  

4) [ポリシー ソースの変更] をクリックします。  

5) [ライブラリ ベースの保持スケジュール] の画面で、[ライブラリとフォルダー] のラジオ ボタンを選択し、表示されるメッセージ画面で [OK] をクリックします。  

6) 左側の [構成する場所] に表示されている、設定を実施したい該当のフォルダー名をクリックします。  

※ ライブラリ単位で情報管理ポリシーを設定する場合にはフォルダー名ではなく、ライブラリ名をクリックします。  

   

7) [フォルダーベースの保持スケジュール] 画面で [保持ステージの定義] のラジオ ボタンを選択します。  

8) [保持ステージの定義] を選択して下部に表示される [保持ステージを追加する…] をクリックします。  

9) 表示される [ステージのプロパティ] 画面の [イベント] セクションで、[このステージはアイテムの日付プロパティに基づく] の期間を設定します。  

10) [処理] セクションで実行する処理を選択します。  

※ [ごみ箱に移動] ではサイト コレクションのごみ箱へ移動する動作となり、[完全に削除] はごみ箱に移動せずに削除される動作です。  

   

11) 情報管理ポリシーの設定画面を [OK] で閉じます。      

   

アイテムがごみ箱に移動するタイミングについて 

情報管理ポリシーはサーバー内部のタイマー ジョブにより制御されています。  

そのため、実際アイテムがごみ箱に移動するタイミングは、ポリシーで設定した期限とタイムラグがあります。  

   

タイマー ジョブについて 

現行の SharePoint Online における情報管理ポリシーの実行タイミングについては、1 週間に 1 度のタイミングでジョブが実行されます。  

情報管理ポリシーの設定後、初回 [情報管理ポリシー] のタイマー ジョブ実行時にイベントの "有効期限" が算出され、次回タイマー ジョブ実行時のタイミングで "有効期限" により、期限を過ぎたアイテムが削除されますので、実際にイベントが実行されるまでは 2 回 タイマー ジョブが実行される必要があります。  

例 : [日時 + 1 日] を設定されている場合、次回タイマージョブ走査時に [日時 + 1 日] に該当するファイルが削除される動作となり、1 週間に 1 度のタイミングで処理される動作である。 

2回目以降は、1週間に1度のタイミングで指定した期日に該当するものが削除される動作である。(内部処理のため動作は不明) 

   

<情報管理ポリシー実行の流れ>  

設定した [登録日時 + 1 日] 等のイベント発生日 -> 週 1 回のタイマー ジョブ実行日 (イベント発生計算日) -> 週 1 回のタイマー ジョブ実行日 (イベント実行日)  

   

 

  

設定内容の確認方法  

  

1) 管理者アカウントにて該当のドキュメント ライブラリへアクセスします。  

2) 画面右上の [歯車] アイコンから [ライブラリの設定] をクリックします。  

※ 従来の UI の場合は、画面上部 [ライブラリ] タブにてリボン右側の [ライブラリの設定] をクリックします。  

   

3) [設定] 画面にて、"権限と管理" セクションの [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。  

4) [ポリシー ソースの変更] をクリックします。  

5) [ライブラリ ベースの保持スケジュール] 左側の [構成する場所] に表示されている、該当のフォルダー名をクリックします。  

※ ライブラリ単位で情報管理ポリシーを設定する場合にはフォルダー名ではなく、ライブラリ名をクリックします。  

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