社畜の所業

社畜の所業

Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】Teamsのチャットメッセージをバックアップするには?

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Teamsのチャットメッセージをバックアップする場合、コンテンツの検索の機能を利用することで、各ユーザーのチャット データを PST ファイルとしてエクスポートすることが可能です。 

当該機能を利用のうえ、PST ファイルとしてエクスポートし、Outlook へインポートすることで Outlook 上では保存し確認することは可能です。 

  

 

コンテンツ検索の概要 

[コンテンツの検索] では、チャットや会議履歴、ならびにファイルの共有履歴の取得・出力が可能です。 

  

<コンテンツの検索で取得可能なデータ> 

・ プライベート チャット / グループ チャットのデータ 

・ チーム チャットのデータ 

・ ファイルの共有履歴 

  

※ 音声/ビデオ通話の会話内容、アプリケーション共有の内容は取得不可です。 

※ 音声/ビデオ通話の会話内容につきましては、別途レコーディング機能を設定いただくことで Microsoft Stream へ保存されます。 

  

コンテンツ検索によるログ取得について 

 

プライベート チャット / グループ チャットのデータ 

プライベート チャット / グループ チャットのデータは、チャットに参加した各ユーザーのメールボックスに保存されることから、出力対象のユーザーのメールボックスがアクティブな場合には、Exchange Online のライセンスがあらかじめ付与されていることが必要となります。 

  

※ [チャット] タブから通話を行った際のチャット内容は、会話に参加した各ユーザーのメールボックスに保存されます。 

  

 チーム チャットのデータ 

チームのチャット内容は、チームに紐づいた Office 365 グループのメールボックスに保存される動作となります。 

  

※会議の作成にて、会議をするチャネルを選択した場合や、チームのチャネルから会議を行なった場合も、チャット内容はチームに紐づいた Office 365 グループのメールボックスに保存されます。 

また、ファイルにつきましては、共有された元ファイルが保持されるわけではなく、ファイルを共有した際のログが保持されるため、ファイルの種類や形式は問いません。

  

 

コンテンツの検索機能について 

 

1. 権限付与 

コンテンツの検索を行う場合、事前に権限の付与が必要となります。以下に権限付与方法をご案内します。 

※ [eDiscoveryManager] の権限が付与されている場合、◆ 2. に進みます。 

  

  1. 管理者権限を持つユーザーにて、Office 365 セキュリティ / コンプライアンス (https://protection.office.com/homepage) にアクセスします。
  2. [セキュリティ/コンプライアンス] 画面に切り替わりましたら、画面左側のメニューから [アクセス許可] をクリックします。
  3. [アクセス許可] 画面表示後、[eDiscovery Manager] をクリックします。
  4. [eDiscovery Manager] メニューが表示されましたら、下スクロールし [電子情報開示管理者] - [編集] をクリックします。
  5. [電子情報開示管理者の選択を編集中] 画面から [編集] をクリックします。
  6. [+ 追加] をクリックし [コンテンツの検索] を利用する管理者アカウントなどを選択し [追加] をクリックします

※ 検索する場合はユーザーの [表示名] を入力します 

  1. メンバーが追加されている事を確認し [完了] をクリックし、画面が戻りましたら [保存] をクリックします。
  2. [eDiscovery Manager] メニューを閉じます。

  

※ 複数のユーザーにてコンテンツの検索を利用したい場合は、それぞれのユーザーに権限を付与します。 

※ 権限が反映されて、コンテンツの検索を利用できるまでお時間を要する場合がございます。 

  

 2. コンテンツの検索の実行手順について 

  1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者権限を持つユーザーにて、Office 365 セキュリティ / コンプライアンス (https://protection.office.com/homepage/) にアクセスします。
  2. [セキュリティ/コンプライアンス] 画面左側のメニューから [検索] - [コンテンツの検索] をクリックします
  3. [+ 新しい検索] のアイコンをクリックします。
  4. [コンテンツの検索 > 新しい検索] ページで、[検索クエリ] の指定を行います。すべてのアイテムを検索する場合、何も設定を行わない事で可能です。
  5. [場所 : 選択した場所] 項目にて、[特定の場所] の [変更...] をクリックします。
  6. [場所の変更] 画面より、検索対象を指定し保存します。

※ 特定のメールボックスを指定いただく場合、[ユーザー、グループ、またはチームを選択] をクリックし、[場所の編集] 画面より検索対象メールボックスを検索し選択します。 

※ 全メールボックスを指定いただく場合、[Exchange メール] が含まれる項目側の [すべて選択] を ON にします。 

  1. クエリ指定、対象メールボックスの選択後、[保存して実行] をクリックします。
  2. [検索の保存] 画面が表示されますので、[名前] を入力、必要があれば [説明] も入力し [保存] をクリックします。

  

検索例としてユーザーのチャットのみの検索結果を表示させたい場合は、[+ 条件の追加] をクリックし、"名前" 欄が [種類] 、"グループ欄" は [メール] となっている項目にチェックをつけて [追加] をクリックします。 

"種類" 欄下部の [いずれかと等しい] を選んでいただき [インスタント メッセージ] をクリックし、チェックをつけて [保存して実行] をクリックしますと、チャットの内容のみが表示されます。 

  

参考 

任意のチームのチャット内容を取得したい場合などについては、以下のように条件を指定いたします。 

  

<任意のグループを指定して検索する場合> 

  1. [新しい検索]をクリックします
  2. 左ペインの検索クエリの欄から 下側にございます [場所:すべて] をクリックします。
  3. [特定の場所] にチェックを入れ [変更...] をクリックします。
  4. [選択した場所] の欄から [ユーザー、グループ、またはチームを選択] をクリックします。
  5. 検索欄から [任意のチャット内容を取得したいチーム名] を入力し検索します。

※ チャネル指定でのコンテンツ検索はできませんのでご留意ください。 

  

<特定のユーザー同士のチャット内容を検索するための、条件クエリの設定例> 

  1. 検索クエリの [キーワードを入力します] 項目の空欄内に、以下のようにキーワードの指定を行います。

(kind:microsoftteams) AND "ユーザーA" AND "ユーザーB" 

※ kind:microsoftteams は Microsoft Teams のみを検索対象にするキーワードになります。 

  1. "ユーザーA" "ユーザーB" には任意のプライベートチャット内容を取得したいユーザーのフルアドレス (エイリアス@ドメイン の形式) をご入力ください。

  

以上の手順でチャット履歴の確認が可能となります。 

 

  

3. 検索結果を確認する 

[検索結果のプレビュー] と [エクスポート]、[レポート] を出力する方法があります。 

  

・検索結果のプレビュー 

[◆ 2.] の手順後、もしくは、対象ルールの [クエリを開く] を選択した場合にプレビューを取得する動作となります。 

※ 「プレビュー アイテムが見つかりません」 と表示された場合ですが、画面左下の [状態の詳細] をクリックし [** 個のアイテム] に数値が表示されていましたら、以降のエクスポートの処理後に、レポートまたは pst ファイルにてアイテムが確認できる場合がございます。 

  

・エクスポートする 

[◆ 2.] の手順後、即時にメール アイテム自体のエクスポートを行う場合、[その他] をクリックし、[結果のエクスポート] の方法を選択し処理をすすめます。 

  

・レポートを生成する 

[◆ 2.] の手順後、即時にレポート (CSV ファイル) のエクスポートを行う場合、[その他] をクリックし、[レポートのエクスポート] を選択します。 

  

※ 詳細な手順は以下 [◆ .4] の 5. の手順からご参考ください。 

  

[※] PST ファイルの出力が可能であり、出力容量の上限は日に 2TB となっております。 

また、エクスポートする PST ファイルの容量が 10 GBを超える場合につきましては、10GB ごとに PST ファイルが分割される動作となります。

また、メールボックスのエクスポートおよびレポートの出力を行われる場合、出力対象のメールボックスがアクティブな場合には、以下のライセンスが付与されている事が必要要件となります。

・Exchange Online プラン 1 が含まれるライセンス (Office 365 Business Essentials、Office 365 Enterprise E1 等) + Exchange Online Archiving for Exchange Online 

・Exchange Online プラン 2 が含まれるライセンス (Office 365 Enterprise E3 や E5) 

  

4. [コンテンツの検索] 結果をエクスポートする 

  1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Office 365 セキュリティ / コンプライアンス (https://protection.office.com/homepage/) にアクセスします。
  2. [セキュリティ/コンプライアンス] 画面左側のメニューから [検索] - [コンテンツの検索] をクリックします。
  3. [コンテンツの検索] 画面から出力対象の検索ルールを選択し、[その他] をクリックします。
  4. メール アイテム自体のエクスポートを行う場合は [結果のエクスポート]、レポート のエクスポートを行う場合は [レポートのエクスポート] を選択します。
  5. 画面が切り替わりましたら、エクスポート対象項目を選択し、[エクスポート] をクリックします。
  6. [閉じる] をクリックし [コンテンツの検索] 画面に戻り、上部 [エクスポート] タグをクリックします
  7. [コンテンツの検索 > エクスポート] 画面より対象のルールを選択します。
  8. 表示されたルール名が正しい事を確認し [クリップボードにコピー] をクリックし、[結果のダウンロード] をクリックします。
  9. [ソースへの接続に使われる export key を貼り付けます] にコピーしたキーを貼り付け、任意のダウンロード先選択し、[開始] をクリックします。
  10. ダウンロードが完了するのを待ちます。

  

[ご留意点] 

検索結果をエクスポートする場合、使用するコンピューターは下記のシステム要件を満たす必要があります。 

◇ システム要件 

・OS 

32 ビットおよび 64 ビット バージョンの Windows 7 およびそれ以降のバージョン 

  

・ソフトウェア 

Microsoft .Net Framework 4.7 をインストールしている環境 

  

ブラウザー 

Internet Explorer 10 以降 

Microsoft Edge 

  

Mozilla FirefoxGoogle Chrome につきましては、PST ファイルの出力要件を満たさないため、Internet ExplorerMicrosoft Edge をご利用いただけます様お願い申し上げます。 

  

5. PST ファイルの確認方法 

エクスポートされた PST ファイルのデータを確認する際、Outlook クライアントが必要です。 

補足といたしまして、Outlook 2016 にて PST ファイルのデータの確認を行う手順についてご案内いたします。 

PST ファイルとしてエクスポートされたアイテムをご確認する場合などに、ご参考としていただけますと幸いです。 

  

Outlook 2016 クライアントにて保存した PST ファイルのデータを確認する方法 

  1. Outlook 2016 を起動し [ファイル] タブ を開きます。
  2. 左ペイン [情報] - [アカウント設定] - [アカウント設定(A)] をクリックします。
  3. アカウント設定画面が開きますので、[データファイルタブ] を開きます。
  4. [追加(A)] をクリックし、保存した PST ファイルを指定し [OK] - [閉じる] をクリックします。
  5. Outlook クライアントのメール画面 左ペインに [Outlook データファイル] フォルダーが表示されますので、PST ファイルのデータをご確認いただけます。
  6. 確認が終わりましたら、[Outlook データファイル] フォルダーを右クリックし [Outlook データファイルを閉じる] をクリックすることで、フォルダーが非表示になります。

※ 削除されて保持されているアイテムは回復可能なアイテムフォルダー (Recoverable Items) 配下のフォルダーに格納されております。 

Outlook 2016 の手順となります。Outlook クライアントのバージョンによっては、項目やメニューの表示が異なる場合がございます。