共有メールボックスは、ユーザーメールボックスと同様にひとつの独立したメールボックスとなり、メールアイテムの受信や、送信権限を付与したユーザーにて共有メールアドレスとしてメールの送信を行うことが可能です。
複数人で同一のメール アドレスを共有することで、受信したメールをメンバー全員が閲覧でき、メンバー全員が同じアドレスからメールを送信することができるため、個人ではなく、会社や部署単位で利用するシナリオが想定されます。
共有メールボックスのメンバーに追加したユーザーは、以下の権限が付与されます。
フルアクセス許可
共有メールボックスにログインして、そのメールボックスの所有者として作業できます。予定表アイテムを作成したり、電子メールメッセージの読み取り、表示、削除、変更を行ったり、タスクと予定表の連絡先を作成することができます。 [メールボックス所有者として送信する] のアクセス許可を持っていない場合、共有メールボックスからの送信はできません。
メールボックス所有者として送信する
メールの送信時に共有メールボックスとして送信ができます。例えば、[A] というユーザーが、共有メールボックス [B] にとしてメールを送信をすると、差出人を [B] として電子メールを送信することができます。
なお、Exchange Onlineのライセンスを使わずに共有メールボックスを利用することができます。
メンバーとして登録するユーザーには、Exchange Onlineのライセンスを付与していないといけまません。
Exchange Onlineのメールボックスを持っていないと、共有メールボックスは利用することができません。
Outlookクライアントの場合は、共有メールボックスのメンバーに登録すると、自動マッピング機能により、自動的に左側のフォルダ一覧の中に共有メールボックスのフォルダが作成され、そこから受信したメールを確認できます。
Outlook on the webの場合は、手動で追加する必要がありますので、以下に手順をご紹介します。
Outlook on the web に共有メールボックスを表示させる手順
- 共有メールボックスのフルアクセス権を付与したユーザーにて、Outlook on the webにサインインします。
- 画面左側メニュー内の[フォルダ]の上で右クリックします。
- [共有フォルダーの追加]をクリックします。
- 共有メールボックスのメールアドレスを入力し、[追加]をクリックします。
また、共有メールボックスのアドレスを使って送信する場合は、以下の手順で実施してください。
共有メールボックスのアドレスで送信する手順
Outlook クライアントの場合
- ログインアカウントで利用するユーザーにてOutlook の新しい電子メールを開きます。
- [差出人]をクリックし、[他の電子メールアドレス]をクリックします。
- [差出人]に配布グループのメールアドレスを入力します。
- [OK]をクリックします。
※2回目以降は項目 2 の差出人をクリックし、プルダウンでメールアドレスが選択できます。
Outlook on the webの場合
- ログインアカウントで利用するユーザーにて、Outlook on the webへアクセスします。
- [新しいメール] をクリックします。
- [差出人]をクリックし、[その他のメールアドレス]をクリックします。
- [差出人]に配布グループのメールアドレスを入力します。
※2回目以降は項目 3 にて差出人をクリックし、プルダウンでメールアドレスが選択できます。
