Exchange Online には、管理者が組織全体のメールフローを制御する トランスポートルール（メールフロールール） と、各ユーザーが自分の受信メールを整理するための 仕分けルール（受信トレイルール） が存在します。
処理が走るタイミングや適用範囲が異なるため、設計時に混同すると期待通りに動かない原因になります。
今回はサーバー側の制御（トランスポートルール）とユーザー側の受信トレイルールの違いをまとめ、使い分けをわかりやすく解説します。
トランスポートルール（メールフロールール）とは
概要
Exchange 管理センター（EAC）で管理者が設定する組織全体のルール。
メールがサーバー側を通過するタイミングで処理が行われる。
特徴
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サーバー側で処理するため、ユーザーは設定できない
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会社全体に強制できる（コンプライアンス用途に最適）
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メール到達前に動作するため、確実に適用される
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条件が多く、振る舞いも高度（ヘッダー、添付ファイル、DL等）
主な利用シーン
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社外宛メールに自動署名（Disclaimer）を追加
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特定部署からの外部送信を禁止
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添付ファイル種別によるブロック
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機密ラベルやDLPと組み合わせた制御
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社外アドレスへ BCC を自動付与（監査目的など）
仕分けルール（受信トレイルール）とは
概要
Outlook / Outlook on the Web でユーザー個別が設定できるルール。
メールがユーザーの受信トレイに到達した後に動作する。
特徴
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ユーザー自身が自由に作成可能
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サーバー側とクライアント側のルールが存在
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フォルダ振り分けなど日常用途に便利
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クライアント専用ルールはPCが起動していないと動かない
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トランスポートルールより優先度が低い
主な利用シーン
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メールを担当別フォルダに仕分け
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特定の送信者からのメールを自動移動
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フラグ付けやカテゴリ付与
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通知の抑制
主な違い（早見表）
| 項目 | トランスポートルール | 仕分けルール（受信トレイルール） |
|---|---|---|
| 処理場所 | Exchange Online（サーバー） | ユーザーのメールボックス（サーバー/クライアント） |
| 処理タイミング | メール到達前 | 受信トレイ到着後 |
| 設定可能者 | 管理者（EAC / Exchange Online PowerShell） | ユーザー（Outlook / OWA） |
| 適用範囲 | 組織全体・特定グループ・受信者基準 | 個人のメールボックス |
| 主な用途 | コンプライアンス、DLP、外部転送制御、添付ファイル制御 | フォルダ振り分け、カテゴリ付与、通知抑制 |
| クライアント依存 | なし（常にサーバー側で適用） | あり（クライアントオンリーのルールはPC起動が必要） |
基本的な優先順位
トランスポートルール（Transport Rule）は、サーバー側で動作し、メールが配送される途中で適用されます。
組織全体のポリシーを強制するため、仕分けルールより優先されます。
なお、仕分けルール（Inbox Rule）は、クライアントまたはサーバー側で、メールがユーザーのメールボックスに到達した後に適用されます。
競合時の挙動
トランスポートルールが先に評価されるため、メールが配送される前にトランスポートルールのアクションが完了します。
その後、メールがユーザーのメールボックスに届いた時点で仕分けルールが適用されます。
重要な注意点
- トランスポートルールで「配信拒否」や「削除」が設定されている場合、メールはユーザーのメールボックスに届かないため、仕分けルールは実行されません。
- 優先度の設定：トランスポートルールには「Rule Priority」があり、複数ルールがある場合はその順序で評価されます。仕分けルールも同様にユーザー側で順序を設定できますが、両者の間で優先度を調整することはできません。
- 両方が適用可能な場合は、トランスポートルールの処理後に仕分けルールが実行されます。
Outlookのクライアントルールとは？
Outlookのクライアントルールとは、Outlookクライアント（PC版）でのみ動作する仕分けルールのことです。サーバー側で処理される「サーバールール」と異なり、以下の特徴があります。
クライアントルールの特徴
- 実行場所：ユーザーのPC上のOutlookアプリでのみ実行
- 条件・アクション：サーバーでは対応できない操作を含む場合にクライアントルールになる
例： - 音を鳴らす
- メッセージを印刷する
- スクリプトを実行する
- 特定のローカルフォルダーに移動する（PSTなど）
- 動作条件：Outlookが起動しているときのみ有効
PCがオフラインやOutlookを閉じている場合は実行されません。
仕分けルールと通知の管理画面で、ルール名の横に「（クライアントのみ）」と表示されていればクライアントルールです。
