【Microsoft365参考書】Exchange Online管理者がThunderbirdを検証用クライアントに選ぶ理由

Microsoft 365やExchange Onlineを日常的に扱っていると、「これはOutlook固有の問題なのか、それともサーバー側の問題なのか」を切り分けたい場面が必ず出てきます。そんなとき、実は無料のメールクライアントThunderbird(サンダーバード)が非常に頼りになります。

この記事では、Thunderbirdの主な機能から、Outlookとの比較、そしてExchange Online管理者ならではの活用シーンまで、まとめて解説します。

Thunderbirdとは

Thunderbird(サンダーバード)は、Mozilla系の無料・オープンソースのメールクライアントです。Windows、macOS、Linuxに対応しており、近年はAndroid版も提供されています。

最大の特徴は「メール・予定表・アドレス帳を1つのアプリで管理できる」ことです。

Mozillaは Thunderbird を「メール、予定表、連絡先をまとめて管理できるオープンソースのアプリ」と位置付けています。

Thunderbirdでできること11選

1. メールの送受信

IMAP、POP3、SMTPはもちろん、Exchange(一部機能・接続方式に対応)、Gmail、Outlook.com、Microsoft 365、Yahoo Mailなど幅広いサービスに対応しています。複数のメールアカウントを同時に登録でき、個人用・会社用をまとめて管理できます。

2. 複数メールボックスの統合管理

Thunderbirdの代表機能です。Microsoft 365・Gmail・プロバイダーのメールなどを登録し、受信トレイを1つに統合表示できます。複数アカウントを切り替えることなくメールを確認できるため、運用担当者や管理者にも人気があります。

3. 高度なメール検索

送信者、件名、本文、添付ファイル有無、日付範囲、タグなど、様々な条件で大量のメールから検索できます。Exchange OnlineやMicrosoft 365を日常的に扱う管理者であれば、過去の問い合わせメールや障害報告メールの検索に便利です。

4. フォルダ振り分け・自動仕分け

Outlookの受信トレイルールに近い機能です。特定の送信者を自動でフォルダへ移動したり、件名に「障害」が含まれたら優先フォルダへ振り分けたりできます。日々の監視メールやシステム通知メールが多い環境では非常に有効です。

5. タグ管理

メールに色付きタグを付けられます。赤=緊急、黄=調査中、緑=完了、といった具合に、複数フォルダへ移動しなくても状態管理できます。

6. カレンダー管理

以前は拡張機能「Lightning」でしたが、現在は標準搭載です。予定登録、会議管理、定期予定、リマインダー、CalDAV連携が可能で、Microsoft 365の予定表と連携できる構成もあります。

7. アドレス帳管理

個人連絡先、組織連絡先、LDAPアドレス帳を利用できます。社内LDAPやActive Directory連携環境でも活用されています。

8. OpenPGPによるメール暗号化

標準でOpenPGPを搭載しており、メール署名・暗号化・公開鍵管理が可能です。セキュリティを重視する環境で利用されています。

9. RSSリーダー

メール以外にRSSフィードやニュースフィードも購読できます。技術ブログやMicrosoft関連ブログの監視に利用できます。

10. チャット機能

IRC、XMPP、Matrixに対応したチャット機能もあり、メールクライアントとチャットツールを一元管理できます。

11. 拡張機能によるカスタマイズ

Exchange連携強化、PDFツール、テンプレート管理、メール追跡支援、UIカスタマイズなど、Outlookのアドインに近いイメージで機能を追加できます。

Microsoft 365ユーザーから見た8つのメリット

Microsoft 365 / Exchange Onlineを日常的に利用する観点で見ると、Thunderbirdの最大のメリットは「無料で、複数のメール環境を一元管理できること」です。

メリット	内容
無料で利用できる	ライセンス費用不要。個人利用・検証環境・複数アカウント管理に向いている
複数メールサービスの統合管理	M365・Gmail・Outlook.com・プロバイダメールを統合受信トレイで一括閲覧
OutlookなしでもM365メールを利用可能	Business BasicなどOutlookアプリが含まれないライセンスでも、IMAP/SMTP/OAuth2/EWSで接続可能
カスタマイズ性が非常に高い	アドオンでテーマ変更・テンプレート・送信支援・フィルタリング強化が可能
強力な振り分け機能	件名・送信者・宛先・添付有無で自動仕分け。監視/障害通知の自動分類に有効
オープンソース	ソースコード公開、コミュニティベース開発、ベンダーロックインが少ない
プライバシー重視	広告なし、ユーザーデータ販売なし、メール内容をAI学習に利用しない
軽量でシンプル	Teams/Viva/Copilot/To Doとの密な統合がない分、メール中心ならシンプルに運用できる

Outlookとの比較表

項目	Thunderbird	Outlook
価格	無料	Microsoft 365が必要
オープンソース	○	×
Microsoft 365連携	△	◎
Exchange機能	△	◎
カスタマイズ性	◎	○
メール管理	◎	◎
組織運用	△	◎

Exchange Online管理者視点で特に便利な点

Exchange OnlineやMicrosoft 365を管理する立場から見ると、Thunderbirdは「検証用クライアント」として使いやすいという明確な強みがあります。例えば、次のような切り分けに活用できます。

• IMAP/OAuth認証の確認
• SMTP AUTHの確認
• メールフローの切り分け
• Exchange Online以外のメールサーバーとの比較

問い合わせ対応時に「Outlook固有の問題なのか」「サーバー側(Exchange Online側)の問題なのか」を切り分けたいとき、別クライアントであるThunderbirdで同じアカウントに接続してみることで、原因の切り分けが格段にスムーズになります。

無料でインストールできるため、検証用のサブ端末に常備しておく管理者も少なくありません。

Thunderbirdの弱点

もちろん万能ではありません。以下のような領域はOutlookの方が圧倒的に優れています。

• 共有メールボックス
• 代理送信(Send As)
• Teams会議連携
• Microsoft 365 Copilot
• To Do
• Viva
• Exchange予定表の完全な統合

特に企業利用ではOutlookが依然として標準です。Thunderbird公式情報でも、Exchange対応は進化しているものの、現時点ではメール機能中心で、予定表やアドレス帳の機能は今後の拡張対象とされています。

まとめ:使い分けの結論

用途	Thunderbird	Outlook
個人利用	◎	○
複数メールサービス管理	◎	△
Microsoft 365統合	△	◎
Teams/Copilot活用	×	◎
検証用クライアント	◎	○
共有メールボックス運用	△	◎

結論はシンプルです。

「メールを効率よく管理したいならThunderbird」
「Microsoft 365をフル活用したいならOutlook」

という使い分けが最も分かりやすいでしょう。特にGmailとM365を併用している方、複数テナントをまとめて確認したい管理者、そして無料で高機能なメールクライアントを探している方には、Thunderbirdは十分に有力な選択肢です。

まずは検証機に入れて、Outlookとの挙動の違いを比べてみるところから始めてみてはいかがでしょうか。

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【Microsoft365参考書】Microsoft 365の各サービス、データは結局どこに保存される？データの格納先一覧

この記事でわかること

• Microsoft 365の各サービスが、実際にどこにデータを保存しているか
• 【重要】Planner・Whiteboard・Loopの格納先に関する最新の仕様

Microsoft 365は多くのサービスが連携して動作しているため、「このデータは結局どこに保存されているのか」がわかりにくいことがあります。

ストレージ容量の管理やバックアップ、監査・コンプライアンス対応を検討する際にも、各サービスの実際のデータ格納先を把握しておくことは重要です。この記事では、主要なサービスごとにデータの格納先を一覧でまとめました。

サービス別データ格納先一覧

サービス	データ格納先
Exchange Online	各メールボックス
SharePoint Online	SharePoint Online
OneDrive	OneDrive
Officeアプリ、Office Online	アプリで作成したファイルはローカル。自動保存やOffice Onlineで作成したファイルはOneDrive
Teams(ファイル)	チャネルにアップロードしたファイルはSharePoint Online、1対1/グループチャットはOneDrive
Teams(チャットメッセージ)	Exchange Onlineのメールボックス
Planner	プランのメタデータ:Dataverse/Azure、コメント:Exchange、添付ファイル:SharePoint(詳細)
Power Platform	アプリのデータはAzure Storage、モバイルアプリのデータは暗号化されSQL Express
Visio	アプリで保存した場合はローカル、Visio Onlineで作成した場合はOneDrive
Stream	OneDriveまたはSharePoint Online(Teams会議の録画データも同様)
Project	Project Online:SharePoint Online、Project for the web:Microsoft Dataverse(Power Platform上)
Forms	OneDrive/Excel Onlineで作成:OneDrive、SharePoint Onlineで作成:SharePoint Online。添付ファイルは個人フォーム:OneDrive、グループフォーム:SharePoint Online
Microsoft Viva(Engage)	Microsoft 365グループのSharePoint Onlineドキュメントライブラリ
Microsoft Viva(Insights)	Exchange Onlineのメールボックス
Whiteboard	OneDrive(詳細)
Loop	SharePoint Embeddedコンテナー、またはOneDrive(詳細)
Bookings	Microsoftプラットフォーム、Exchange Online
Lists	作成したリスト:SharePoint Online、マイリストに保存したリスト:OneDrive

格納先が複数に分かれるサービスの詳細

Planner

⚠ 格納先は1か所ではありません
Plannerは「SharePointに格納される」という単純な説明で語られがちですが、Microsoft公式サポートによると、実際には情報の種類ごとに格納先が分かれています。

• プランのメタデータ(タスクの内容など): Dataverse および Azure ベースのサービス
• タスクのコメント: Microsoft 365グループのExchange Onlineメールボックス
• タスクの添付ファイル: Microsoft 365グループに関連付けられたSharePoint Onlineのドキュメントライブラリ(テナント全体のSharePointストレージ容量を消費します)
• To Do・Outlookにも表示されるタスク: Exchange

Whiteboard

⚠ Azureストレージは完全に閉鎖されています
以前は、Surface HubやMicrosoft Teams Roomsデバイスから開始したホワイトボードなど一部データがAzure上に残っていましたが、Microsoftによる移行が進められ、2026年2月にAzure Storage自体が完全に閉鎖されました。現在では、原則すべてのホワイトボードのデータがOneDrive(ホワイトボードを開始したユーザーのOneDrive)に格納される仕組みに統一されています。

※あわせて、Whiteboardのスタンドアロンアプリ自体も2026年9月にサポート終了が予定されています。以降はMicrosoft Teams内のWhiteboard機能からのアクセスが基本となります。

Loop

⚠ 正式提供後、格納の仕組みが変わっています
Loopが正式提供(GA)された現在、Loop App(https://loop.microsoft.com)のワークスペース内で作成したLoopコンポーネントは、SharePoint Embedded コンテナーという専用のストレージ領域に保存されます。使用量は組織全体のSharePointストレージクォータにカウントされます。

一方、Teamsのチャットやウトルックなど、Loopアプリ以外の場所から作成したLoopコンポーネントは、作成者のOneDriveに.loopファイルとして保存されます。詳細は別記事「Microsoft Loopとは?保存先の仕組みと組織での利用制御方法」もあわせてご参照ください。

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よくある質問

Q. Plannerの添付ファイルが原因でSharePointストレージが圧迫されています。どうすればいいですか？
A. Plannerの添付ファイルは、関連付けられたMicrosoft 365グループのSharePointドキュメントライブラリに保存され、テナント全体のSharePointストレージ容量を消費します。不要なプランの添付ファイルを整理する、またはテナント全体のSharePointストレージ容量の見直しを検討してください。

Q. Whiteboardのデータをバックアップ・保持ポリシーの対象にできますか？
A. 現在はほぼすべてのホワイトボードデータがOneDriveに保存される仕組みのため、OneDriveに対して設定するアイテム保持ポリシーなどの対象にできます。以前Azureに保存されていたデータについては、DLPやeディスカバリーなどの機能がサポートされていませんでしたが、OneDriveへの移行によりこれらの機能の対象にできるようになっています。

Q. Loopのデータ量はどこで確認できますか？
A. Loop App内で作成したコンポーネントの容量はSharePointストレージのクォータに、Loopアプリ以外で作成したコンポーネントは各ユーザーのOneDrive容量にそれぞれカウントされます。組織全体の利用状況を把握したい場合は、SharePoint管理センターであわせて確認することをおすすめします。

まとめ

Microsoft 365の各サービスのデータ格納先は、以下のポイントを押さえておきましょう。

1. 多くのサービスは最終的にExchange Online・SharePoint Online・OneDriveのいずれかに格納される
2. Plannerは情報の種類によって、メタデータ(Dataverse/Azure)・コメント(Exchange)・添付ファイル(SharePoint)に分かれて格納される
3. Whiteboardは現在ほぼすべてOneDriveに統一されている(Azureストレージは2026年2月に完全閉鎖)
4. LoopはSharePoint Embeddedコンテナー、またはOneDriveに保存される(作成した場所によって異なる)

ストレージ容量の管理やコンプライアンス対応を検討する際は、この一覧を参考に、それぞれのサービスの実際の格納先を踏まえて計画を立てることをおすすめします。

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【Microsoft365参考書】会議の変更通知メールが削除済みアイテムに消える理由と対処法(VisibleMeetingUpdateProperties)

この記事でわかること

• 会議の変更通知メールが、受信トレイではなく削除済みアイテムフォルダーに配信される理由
• この動作を制御している [VisibleMeetingUpdateProperties] という設定値
• すべての変更通知を受信トレイに配信するように変更する方法

「会議の内容を変更したはずなのに、出席者の受信トレイに通知メールが見当たらない」という現象を見かけることがあります。これは不具合ではなく、Exchange Onlineの[VisibleMeetingUpdateProperties]という設定値による、意図された動作です。

既定の設定では、開催者が会議の重要ではない項目を変更した場合、既にその会議に返信済みの出席者に対しては、受信トレイフォルダーではなく削除済みアイテムフォルダーに変更通知メールが自動的に配信されます。これは、出席者があらためて変更通知メールに返信する手間を省くための仕組みです。

ポイント
削除済みアイテムフォルダーに配信された場合でも、変更内容は自動的に出席者の予定表に反映されます。「通知が来ていない=予定表が更新されていない」というわけではありませんので、まずは予定表側の内容を確認してみてください。

「会議の重要な項目」とは

開催者が以下のいずれかの項目を変更した場合、変更通知メールは既定の動作でも受信トレイフォルダーに配信されます。

• 開始日または開始時間
• 終了日または終了時間
• 定期的なパターン
• 場所

重要な項目以外でも受信トレイに配信される条件

上記の「重要な項目」以外の変更であっても、以下のいずれかに該当する場合は、変更通知が常に出席者の受信トレイに配信されます。

• 出席者が会議メッセージ本文でメンションされている
• 会議が15分以内に開始される(定期的に予約されている会議の場合、次回の予約が15分以内に該当するかで判断されます)
• 受信ユーザーが予定表の代理人である(代理人が会議メッセージを受信する場合、変更通知は常に代理人の受信トレイに配信され、自動処理されません)

すべての変更通知を受信トレイに配信するように変更する

[VisibleMeetingUpdateProperties] という設定値を変更することで、すべての変更通知を受信トレイに配信するように動作を変更できます。

注意
・この設定はWindows PowerShellでのみ変更可能で、Exchange管理センターの画面からは変更できません。
・ユーザー個別に設定することはできず、テナント単位(全ユーザー)で適用される設定です。

事前準備

あらかじめ以下の記事を参考に、Exchange Online PowerShellに接続してください。

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設定値の確認

Get-OrganizationConfig | select VisibleMeetingUpdateProperties

※本パラメーターの既定値は Location,AllProperties:15 です(場所の変更は常に、それ以外の項目の変更は会議開始15分前以内であれば、受信トレイに通知が配信されるという意味です)。

設定値の変更

Set-OrganizationConfig -VisibleMeetingUpdateProperties AllProperties

※AllPropertiesの部分を$Defaultに変更して実行することで、既定の動作(Location,AllProperties:15、変更通知が削除済みアイテムに格納される)に戻すことができます。

注意点:定期パターンの変更に関する既知の齟齬

補足
公式ドキュメントでは、会議の日時や定期的なパターンの変更は「重要な項目」として常に受信トレイに通知が配信されるとされています。しかし、Microsoft Community Hub上では、定期的なパターンの変更がドキュメント通りに動作しない(削除済みアイテムに配信されてしまう)という既知の齟齬が報告されています。もし定期的な会議のパターン変更に関する通知が見当たらない場合は、設定の問題ではなくこの既知の挙動の可能性も考慮し、あわせて予定表側の内容を確認することをおすすめします。

よくある質問

Q. 削除済みアイテムに配信された変更通知は、削除しても予定表に影響しませんか？
A. 影響しません。変更内容は自動処理の時点で既に予定表に反映されているため、削除済みアイテムフォルダーのメールを削除しても、予定表の内容がもとに戻ることはありません。

Q. 特定のユーザーだけ、この動作を無効にすることはできますか？
A. できません。[VisibleMeetingUpdateProperties] はテナント単位(組織全体)で適用される設定のため、ユーザーごとに個別の設定を行うことはできません。

Q. Outlookデスクトップ版とOutlook on the webで動作が違うという報告を見ました。本当ですか？
A. Outlookデスクトップ版のオプションには、会議更新の自動処理に関するチェックボックスがあり、これを無効にすることでクライアント側の挙動を変更できる場合があります。一方Outlook on the webでは、同様の操作をしても動作が変わらないという報告があります。組織全体の挙動を統一したい場合は、この記事で紹介した [VisibleMeetingUpdateProperties] の設定変更が確実です。

まとめ

会議の変更通知メールが削除済みアイテムフォルダーに移動される場合は、以下のポイントを押さえておきましょう。

1. これは不具合ではなく、[VisibleMeetingUpdateProperties] による意図された既定動作
2. 削除済みアイテムに配信されても、変更内容は自動的に予定表に反映されている
3. すべての通知を受信トレイに配信したい場合は、PowerShellで Set-OrganizationConfig -VisibleMeetingUpdateProperties AllProperties を実行する(テナント単位の設定)
4. 定期パターンの変更については、ドキュメント通りに動作しない既知の齟齬が報告されている

「通知メールが来ない」という問い合わせを受けた場合は、まずこの仕様を疑い、予定表側の内容が正しく反映されているかをあわせて確認することをおすすめします。

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【Microsoft365参考書】[Default Role Assignment Policy]の各役割を解説！無効化しても影響のない役割はどれ？

この記事でわかること

• [Default Role Assignment Policy] に含まれる各役割(ユーザーの役割)の機能
• 各役割を無効化した場合に、Outlook on the web上でどう変化するか
• 【一覧表】無効にしても実質的に影響がないと考えられる役割

ユーザーの役割をカスタマイズして特定の機能を制限したい場合、既定のポリシーである[Default Role Assignment Policy]に含まれる各役割を編集する必要があります。

ただし、この中には既に廃止された機能に対応する役割も含まれており、どれを無効化しても実際には影響がないのか、事前に把握しておくと不要な調査の手間を省けます。

この記事では、[Default Role Assignment Policy] に含まれる各役割について、それぞれの機能と、無効化した場合の挙動を1つずつ解説します。

サマリー:影響がある役割/実質的に影響がない役割

以下の役割は既に廃止された機能に対応するもの、または日本国内では利用できない機能に対応するもののため、無効化しても実務上の影響はないと考えられます。

役割	影響がないと考えられる理由
My Marketplace Apps	無効化しても動作上の変化が確認できなかった
MyMailSubscriptions	対応する[接続されたアカウント]機能は2018年に廃止済み
MyTextMessaging	対応するSMS送信機能は日本の携帯キャリアが未対応
MyVoiceMail	対応するボイスメール機能は日本国内に提供業者がなく利用不可
My ReadWriteMailbox Apps	実際の動作影響を確認できなかった
MyTeamMailboxes	対応するサイトメールボックス機能は既に廃止済み
MyMailboxDelegation	ユーザー自身では代理人として送信する権限を付与できないため、影響を確認できなかった

一方、以下の役割は現在も実際に利用されている機能に対応しているため、無効化するとOutlook on the webの操作に実際の制限がかかります。用途にあわせて慎重にカスタマイズしてください。

• MyContactInformation
• MyProfileInformation
• MyDistributionGroups
• MyDistributionGroupMembership
• My Custom Apps
• MyBaseOptions
• MyRetentionPolicies

各役割の詳細

MyContactInformation

Outlook on the web内の個々のユーザーの連絡先情報の編集に関わる権限です。無効化した権限をユーザーに割り当てた場合、OWAオプション内の [全般] > [マイ アカウント] にある [姓][イニシャル][名][表示名] 以外の項目を編集して [保存] をクリックすると、「指定されたオプションを更新する権限がありません。」というエラーが表示されます。

MyContactInformationの直下には、以下3つの役割権限が含まれます。

• MyAddressInformation: マイアカウント内の [郵便番号][都道府県][市区町村][番地][勤務先電話番号][FAX][事業所]
• MyMobileInformation: マイアカウント内の [携帯電話]
• MyPersonalInformation: マイアカウント内の [自宅電話]

MyProfileInformation

Outlook on the web内でユーザーが自分の名前を編集する権限です。無効化すると、[姓][イニシャル][名][表示名] の編集・保存時にエラーが表示されます。直下には以下2つの役割権限が含まれます。

• MyDisplayName: マイアカウント内の [表示名]
• MyName: マイアカウント内の [姓][名][イニシャル]

MyDistributionGroups

Outlook on the webオプション内の [全般] > [配布グループ] の [所有する配布グループ] にて、ユーザーが配布グループの作成・削除・編集を行う際に必要な権限です。有効時は自身が所有する配布グループの変更が可能ですが、無効時は [所有する配布グループ] の項目自体が非表示になります。

MyDistributionGroupMembership

Outlook on the webオプション内の [全般] > [配布グループ] にて、ユーザーが [所属する配布グループ] を編集する際に必要な権限です。有効時は配布グループへのメンバー参加・脱退が可能ですが、無効時は「十分なアクセス許可がありません。管理者に問い合わせてください。」というエラーが表示されます。

※自身が所有者となっている配布グループについては、[所有する配布グループ]からメンバーの変更が可能なため、あわせてご留意ください。

My Custom Apps

Outlook on the webにおける [アドインを取得(アドインの管理)] の操作に関わる権限です。無効化すると、メールアイテムのプレビューウィンドウ右上の [...] > [アドインを取得] から、左メニューの「個人用アドイン」内にある「カスタム アドインの追加」の項目が非表示になります。

My Marketplace Apps

My Custom Appsと同様、[アドインを取得] の操作に関わる権限とされていますが、無効化しても実際の動作上の変化は確認できませんでした。

MyBaseOptions

ユーザーが自身のメールボックスの設定を編集する際に必要となる権限です。Outlook on the webオプション内の多数の項目に関わる役割のため、無効化すると多くの設定項目が非表示になります。

MyMailSubscriptions

Outlook on the webで他のメールアカウントの受信メールを取得する際に必要な権限です。以前オプションにあった [接続されたアカウント] 機能を制御するものでしたが、この機能は既に廃止されているため、無効化しても実務上の影響はありません。

MyRetentionPolicies

Outlook on the web内で、メールアイテムを保持する期間の設定を行う際に必要な権限です。無効化すると、オプション内の [メール] > [アイテム保持ポリシー] の設定メニューがなくなります。また、フォルダを右クリックした際の [ポリシーの割り当て] も非表示になり、個人タグの割り当てができなくなります。

MyTextMessaging

テキストメッセージ(携帯キャリアへのSMS)の送信機能に必要な権限です。日本の携帯キャリアがこの機能に対応していないため、無効化しても影響はありません。

MyVoiceMail

ボイスメール機能(留守番電話のメッセージを音声データやテキスト化してメール配信する機能)に必要な権限です。ユニファイドメッセージングの利用には専用の回線業者との契約が必要ですが、日本では対応する業者がいないため、無効化しても影響はありません。

My ReadWriteMailbox Apps

ユーザーが一部のアプリケーションをインストールする際に必要な権限です。[ReadWriteMailbox] 属性を持つアプリケーションのインストールが制限されるとされていますが、実際の動作は確認できませんでした。

MyTeamMailboxes

無効化してもOutlook on the webオプション画面への影響はありません。もともとはSharePoint Onlineからサイトメールボックスを開けなくなる動作でしたが、サイトメールボックス自体が既に廃止されています。

MyMailboxDelegation

自身のメールアドレスを差出人として他のユーザーが送信できる [代理人として送信する] 権限を割り当てる際に必要な権限です。ただし、ユーザー自身でこの権限を付与することはできないため、実際の影響は確認できませんでした。

よくある質問

Q. 影響がないとされている役割も、念のため無効化しない方がいいですか？
A. 現在確認できている範囲では実務上の影響はありませんが、Microsoftの仕様変更によって将来的に動作が変わる可能性はゼロではありません。特に理由がなければ無理に無効化する必要はなく、実際に制限したい機能に対応する役割だけをカスタマイズすることをおすすめします。

Q. MyBaseOptionsを丸ごと無効化すると、どこまで影響がありますか？
A. Outlook on the webオプション内の非常に多くの設定項目に関わる役割のため、丸ごと無効化すると想定以上に広範囲へ影響が及ぶ可能性があります。特定の機能(転送設定など)だけを制限したい場合は、役割全体を無効化するのではなく、コマンドレットで特定のパラメーターのみを削除する方法をおすすめします。

まとめ

[Default Role Assignment Policy] に含まれる各役割は、以下のように整理できます。

1. MyContactInformation・MyProfileInformation・MyDistributionGroups・MyDistributionGroupMembership・My Custom Apps・MyBaseOptions・MyRetentionPoliciesは、現役の機能に対応しており無効化すると実際に制限がかかる
2. My Marketplace Apps・MyMailSubscriptions・MyTextMessaging・MyVoiceMail・My ReadWriteMailbox Apps・MyTeamMailboxes・MyMailboxDelegationは、廃止された機能や日本非対応の機能に対応しており、無効化しても実務上の影響はないと考えられる
3. 特定の機能だけを制限したい場合は、役割全体ではなくコマンドレットで個別のパラメーターを削除する方法が安全

ユーザーの役割をカスタマイズする際は、この記事を参考に、目的の機能に対応する役割だけを的確に変更するようにしましょう。

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【Microsoft365参考書】ユーザーによるメール転送を禁止する方法【RBAC+トランスポートルールの併用】

この記事でわかること

• ユーザーがOutlook on the webやルールで設定できる転送方法の種類
• RBAC(役割ベースのアクセス制御)を使って、ユーザーによる転送設定を禁止する方法
• Outlookクライアントの仕分けルールによる転送・リダイレクトを、トランスポートルールで防ぐ方法

ユーザーが自分で設定できる転送設定には、Outlook on the web のオプションにある転送設定、受信トレイのルールによる転送、そしてリダイレクト(Outlookクライアントの仕分けルール)があります。

情報漏えい対策などの目的で、これらの転送設定をユーザー自身が操作できないように禁止したい場合、テナントの役割ベースのアクセス制御(RBAC)を使ってユーザーの役割をカスタマイズすることで実現できます。

ユーザーには既定で [Default Role Assignment Policy] というポリシーが割り当てられており、その中に複数の役割グループが含まれています。ユーザーの転送設定は、この中の [MyBaseOptions] という役割グループをカスタマイズすることで禁止できます。

注意点
・[MyBaseOptions] をカスタマイズした役割をユーザーに付与しても、管理者には別途管理者権限が付与されているため、管理者アカウントでは引き続き転送設定が可能です。あくまで一般ユーザーのみを対象とすることができる点にご注意ください。
・この方法はOutlook on the web側にのみ適用され、Outlookクライアントの仕分けルールによる転送/リダイレクトは禁止できません(こちらは後述のトランスポートルールで別途対応します)。

なお、役割のカスタマイズはPowerShellのコマンドレットでのみ実行可能です。あらかじめExchange Online PowerShellに接続してから、以下の手順を実行してください。

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Outlook on the webの転送・受信トレイルールの転送/リダイレクトを禁止する

1. 新しい役割項目を作成する

<構文>
New-ManagementRole -Parent "<コピー元の役割項目>" -Name "<新しい役割項目名>"

<実行例>
New-ManagementRole -Parent "MyBaseOptions" -Name "NewMyBaseOptions"

※実行例では、既定の [MyBaseOptions] の役割をもとに [NewMyBaseOptions] という名前で作成しています。

2. 作成した役割項目の機能を制限する

<構文>
Set-ManagementRoleEntry -Identity "<手順1で作成した役割項目>\<コマンド名>" -Parameters <削除するパラメーター名> -RemoveParameter

<実行例>

Set-ManagementRoleEntry -Identity "NewMyBaseOptions\Set-Mailbox" -Parameters DeliverToMailboxAndForward,ForwardingAddress,ForwardingSmtpAddress -RemoveParameter

Set-ManagementRoleEntry -Identity "NewMyBaseOptions\New-InboxRule" -Parameters RedirectTo,ForwardTo,ForwardAsAttachmentTo -RemoveParameter

Set-ManagementRoleEntry -Identity "NewMyBaseOptions\Set-InboxRule" -Parameters RedirectTo,ForwardTo,ForwardAsAttachmentTo -RemoveParameter

1つ目のコマンドでは、Set-Mailboxに含まれるOutlook on the webのオプションの転送設定に必要なパラメーターを削除しています。2つ目・3つ目のコマンドでは、受信トレイのルールの転送・リダイレクトに必要なパラメーターとして、New-InboxRule(ルールの作成)とSet-InboxRule(ルールの編集)に関するパラメーターを削除しています。

3. 作成した役割項目を内包した新しいポリシーを作成する

1. Exchange 管理センター(https://admin.exchange.microsoft.com)に管理者でサインインします。
2. [アクセス許可] > [ユーザーの役割] をクリックします。
3. [+] をクリックします。
4. [名前] に任意の役割グループ名を入力します(本手順では例として「Noforwarding」とします)。
5. 手順1で作成した [NewMyBaseOptions] と [MyBaseOptions] 以外のすべての役割にチェックを入れます。
6. [保存] をクリックします。

重要
必ず作成した [NewMyBaseOptions] にのみチェックを入れてください。もし [MyBaseOptions](カスタマイズ前のもの)にもチェックを入れてしまうと、カスタマイズされていない役割が付与され、転送設定が無効化されません。

4. 作成したポリシーをユーザーへ付与する

特定のユーザーにポリシーを付与したい場合
Set-Mailbox -Identity <対象ユーザーのメールアドレス> -RoleAssignmentPolicy Noforwarding

すべてのユーザーにポリシーを付与したい場合
Get-Mailbox | Set-Mailbox -RoleAssignmentPolicy Noforwarding

複数のユーザーにCSVで一括付与したい場合

①以下の書式でCSVファイルを作成します(1行目は固定、2行目以降に対象ユーザーのメールアドレスを記載)。

Identity
user01@contoso.com
user02@contoso.com

※CSVファイルは文字コードをUTF-8で保存してください(メモ帳で作成する場合、[名前を付けて保存]画面で[文字コード]を[UTF-8]に指定します)。

②作成したCSVファイルを読み込み、一括でポリシーを付与します。

<構文>
Import-Csv C:\<CSVファイルを格納したフォルダパス>\<ファイル名>.csv | Foreach { Set-Mailbox -Identity $_.Identity -RoleAssignmentPolicy "Noforwarding" }

<実行例>
Import-Csv C:\Temp\User.csv | Foreach { Set-Mailbox -Identity $_.Identity -RoleAssignmentPolicy "Noforwarding" }

設定反映後、対象ユーザーのOutlook on the webのオプション画面からは [転送] の表示がなくなります。また、[受信トレイルール] で転送やリダイレクトルールを作成しようとすると、「指定されたオプションを更新する権限がありません。」というエラーが表示されるようになり、一般ユーザーによる転送・リダイレクト設定を制限できます。

Outlookクライアントの仕分けルールによる転送を防ぐ

前述のとおり、RBACによる制限はOutlook on the web側にのみ適用され、Outlookクライアント(デスクトップ版)の仕分けルールによる転送/リダイレクトは禁止できません。この仕分けルール自体の作成は防げませんが、別途トランスポートルールを作成することで、転送先のメールボックスへの配信そのものを禁止することができます。

1. Exchange 管理センター(https://admin.exchange.microsoft.com)にアクセスし、管理者のユーザーでサインインします。
2. 画面左側のメニューから [メール フロー] をクリックします。
3. [ルール] をクリックし、[+(ルールの新規作成)] をクリックします。
4. 画面下部の [その他のオプション...] をクリックします。
5. [名前:] に任意のルール名を入力します。
6. [このルールを適用する条件...] にて [メッセージのプロパティ...] > [メッセージの種類を含む] > [自動転送] を選択します。
7. [実行する処理] にて [メッセージをブロックする...] > [だれにも通知せずメッセージを削除する] を選択します。
8. [保存] をクリックします。

よくある質問

Q. 管理者アカウントも転送設定を禁止したいのですが、できますか？
A. できません。管理者には別途管理者権限が付与されているため、RBACによる制限を行った役割ポリシーを割り当てても、管理者アカウントでは引き続き転送設定の操作が可能です。この方法はあくまで一般ユーザーを対象とした制限です。

Q. トランスポートルールを設定すれば、Outlookクライアントの仕分けルール自体も作成できなくなりますか？
A. いいえ、仕分けルールの作成自体は引き続き可能です。トランスポートルールは、その仕分けルールによって自動転送されたメッセージが、実際に転送先へ配信されることをブロックする仕組みです。

まとめ

ユーザーによる転送設定を禁止したい場合は、以下の2つの対策を組み合わせて実施しましょう。

1. RBACで [MyBaseOptions] をカスタマイズし、Outlook on the webのオプションの転送設定・受信トレイルールの転送/リダイレクトを禁止する
2. トランスポートルールで自動転送されたメッセージをブロックし、Outlookクライアントの仕分けルールによるリダイレクトへの対策とする(MAPI接続限定)
3. 管理者アカウントは対象外となる点、POP/IMAP接続には対応できない点を理解した上で運用する

情報漏えい対策として転送設定を制限したい場合は、この2つの方法をセットで導入することで、より実効性の高い対策になります。

it-bibouroku.hateblo.jp

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