社畜の所業

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Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

※このサイトはPR記事を含みます。

【Microsoft365参考書】トランスポートルールを利用して全ユーザーに署名を設定する方法

トランスポートルール署名

 

 

今回はトランスポートルールを利用して署名を設定する方法についてご紹介したいと思います。

 

個人用署名を追加する方法

すべての電子メールに同じ方法で書式設定された同じ情報の署名を含めたい場合、DisplayName、FirstName、LastName、PhoneNumber、Email、FaxNumber、Department などの各ユーザーに関するメールボックスの情報を追加することができます。

これらの情報は、その両側を 2 つのパーセント記号 (%%) で囲む必要があります。

たとえば、DisplayName を使用する場合、免責事項で %%DisplayName%% を使用する必要があります。

免責事項のルールがトリガーされると、そのユーザーの対応する値が挿入されます。

 

%%Company%%<br>

%%DisplayName%%<br>

%%StateOrProvince%%%%City%%%%StreetAddress%%<br>

TEL: %%Phone%%<br>

FAX: %%Fax%%<br>

Email: %%WindowsEmailAddress%%<br>

 

 

出力される項目について

Company : 会社名

DisplayName : 送信者の表示名

Phone : 勤務先電話

Fax : FAX

StateOrProvince : 都道府県

City : City 市区町村

StreetAddress : 番地

WindowsEmailAddress : 送信者のメールアドレス

FirstName : 名 (ファースト ネーム)

LastName : 姓 (ラスト ネーム)

HomePhone : 自宅電話

MobilePhone : 携帯電話番号

Office : 事務所

PostalCode : 郵便番号

Department : 部署

 

 

免責が含まれている場合にルールを回避できるか?

[トランスポートルール] により、免責事項が追加されたメールを返信や転送した場合に免責事項を追加するルールを動作させないようにする方法には、例外設定に [件名または本文...] > [件名または本文が次のテキストパターンと一致する] を指定し、免責事項に含まれる文面を指定することで可能です。

 

例 

免責事項に「この電子メールをコンピューターから直ちに削除していただきますようお願いします。」と含まれている場合は、例外設定にこの文面を指定します。

 

 

 

画像を埋め込む場合

署名に画像を埋め込む場合、IMGタグを利用することで可能です。

 

IMGタグ

<img src=画像の保存先URL>

 

画像をSharePointサイトのドキュメントに保存し、リンクのコピーで"すべてのユーザー"を選択したURLを貼り付けるなどで可能です。

 

 

作成例

Sharepointサイトのドキュメントの画像の共有リンクを取得する方法
  1. SharePointサイトにアクセスします。
  2. ドキュメントを開きます。
  3. ドキュメントにドラックアンドドロップなどで画像ファイルを格納します。
  4. 画像ファイルの右の[…] をクリックし、[リンクのコピー] をクリックします。
  5. "リンクをコピーしました" と表示されたら、[設定] をクリックします。
  6. [すべてのユーザー] が選択されていない場合は、選択し[適用] をクリックします。

※ [すべてのユーザー] が選択されている場合はそのままで問題ありません。

 

トランスポートルールの構成手順
  1. 全体管理者の権限を付与したアカウントでExchange 管理センター(https://admin.exchange.microsoft.com/) にサインインします。 
  2. 左側のメニューから[メールフロー] > [ルール] をクリックします。
  3. [+ ルールの追加] をクリックし、表示されるメニューから[新しいルールの作成] をクリックします。
  4. [名前] に任意のルール名を入力します。
  5. [このルールを適用する] のプルダウン メニューから[送信者] > [外部/内部である] を選択し、[Inside the organizaiton] を指定し、[保存] をクリックします。
  6. [次を実行します] のプルダウメニューから[メッセージに免責事項を適用する] を選択します。
  7. その右側のプルダウンメニューから[免責事項の追加] を選択します。

※ [免責事項の追加] を選択した場合、本文末尾に免責事項が挿入されます。

※ [先頭に免責事項を追加] を選択した場合、本文先頭に免責事項が挿入されます。

  1. [Enter text] をクリックし、[免責事項の指定] 画面にて、任意の文字列を入力し[保存] をクリックします。

※ 画像を追加する場合は <img src="画像の格納先URL"> のように指定します

※ width="横のサイズ" height="縦のサイズ" で画像のサイズの変更が可能です。

 

※送信したユーザーの表示名、メールアドレス、画像を署名として追加しています。

<実行例>

%%DisplayName%%<br>

%%WindowsEmailAddress%%<br>

<img src=https://contoso.sharepoint.com/i/s/test/abcdefg&download=1>

 

  1. [Select one] につきましては、免責事項を挿入できない場合のアクションとなりますので、運用に合わせて設定してください。

・ラップ (Wrap): 元のメッセージは新しいメッセージの添付ファイルとしてラップされ、新しいメッセージのメッセージ本文として免責が使用されます

・無視 (Ignore): ルールは無視され、メッセージは免責なしで配信されます。

・拒否 (Reject): メッセージは拒否されます。

 

  1. [次へ] をクリックします。
  2. [セットルールの設定] にて、各項目を任意で設定します。
  3. [次へ] > [完了] をクリックします。
  4. ルール作成時は無効となっていますので、一覧から作成したルールを選択し、右側画面の[ルールを有効または無効にする] のトグルを右側に移動して有効化します。

 

 

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【Microsoft365参考書】UPNとメールアドレスを大文字から小文字に変更するには?

UPN大文字小文字

 

 

ユーザー名 (UPN) および、メールアドレスは、大文字と小文字は区別されない動作であるため、Microsoft365 管理センターや Exchange 管理センターにて、変更した場合、同じアドレスと判断され、保存することができない動作です。 

  

なお、Microsoft365 のログインやメールの送受信に影響はありませんが、大文字/小文字で登録した UPN とアドレスを変更する場合、UPN については、Powershell のコマンドレット、アドレスについては、従来の Exchange 管理センターにて変更が可能であることを確認しております。 

 

  

以下に手順をご案内いたしますので、ご参考としていただけますと幸いです。 

 

  

UPN の文字を小文字に変更する手順 

 

Windows PowerShell への接続 

接続のために以下のコマンドレットを実行し、管理者ユーザーの ID とパスワードを入力します。 

  

【コマンドレット】 

Connect-MsolService 

  

UPN を変更するコマンドレット 

【コマンドレット】 

Set-MsolUserPrincipalName -UserPrincipalName "<変更前のユーザー ID>" -NewUserPrincipalName "<変更後のユーザー ID>" 

  

【実行例】 

Set-MsolUserPrincipalName -UserPrincipalName "USER@contoso.com" -NewUserPrincipalName "user@contoso.com" 

   

 

  

アドレスの文字を小文字に変更する手順   

  1. 管理者アカウントにて Microsoft365 管理センターへサインインし、[管理センター] > [Exchange] をクリックします。

※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。 

  1. Exchange 管理センターより、[受信者] > [メールボックス] をクリックします。
  2. 対象のユーザーをダブルクリックします。
  3. [メールアドレス] をクリックし、対象となるプライマリメールアドレス (SMTP) をダブルクリックします。
  4. アドレスの文字を大文字から小文字に変更し、[OK] をクリックします。
  5. [保存] をクリックします。

【Microsoft365参考書】遅延保持とは?保持機能を無効化してもアイテムが削除されない?

遅延保持

 

 

削除したメールアイテムを保持する機能として、訴訟ホールドとアイテム保持ポリシーと電子情報開示の保留リストなどの保持機能があります。

 

保持機能を無効化した場合、保持されたアイテムが削除される動作ですが、遅延保持という機能によりすぐには削除されません。

 

保持機能を無効に変更した際に、[管理フォルダーアシスタントが走査したタイミングでDelayHoldApplied と DelayReleaseHoldApplied の属性 (遅延保持) が有効 (True) になり、保持機能を完全に無効化されません。 

これは、誤って保持機能の無効操作が行われた場合を考慮したパラメータになり、保持機能の無効化操作を行われた際、自動的に有効(True)になり、アイテムが自動削除されるのを防ぐ動作となります。 

なお、自動的に有効化された後、30 日経過すると無効化される仕組みとなっております。 

 

そのため、保持機能を無効化し、保持されていたメールアイテムを削除したい場合は、遅延保持のパラメーターを無効化する必要があります。

 

遅延保持を無効化する場合は、管理フォルダアシスタントが動作したタイミングで有効化されるので、手動で管理フォルダアシスタントを実行したうえで無効化をおこないます。

 

以下に手順をご紹介していきたいと思いますので、保持機能を無効化してから実行してください。

 

 

遅延保持機能の無効化手順 

※ 事前に PowerShell より Exchange Onlineへ接続する必要がございます。 

 

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1.管理フォルダアシスタントを手動で走査させるコマンド

  

[構文] 

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <対象ユーザーのメールアドレス> 

  

[実行例] 

Start-ManagedFolderAssistant -Identity user001@contoso.com 

  

一度のコマンドレットの実行では反映されない場合がありますので数回(2 ~ 3 回)コマンドレットを実行してください。 

サーバーの負荷状況により反映まで時間がかかる場合があります。 

  

  

2.遅延保持パラメータの設定状況を確認する

[構文] 

Get-Mailbox -Identity <対象ユーザーのメールアドレス> | select Displayname,DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied 

  

[実行例] 

Get-Mailbox -Identity user001@contoso.com | select Displayname,DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied 

  

[結果表示例] 

DisplayName DelayHoldApplied DelayReleaseHoldApplied 

----------- ---------------- ---------------------- 

user001                 True                  False 

  

※ DelayHoldApplied、DelayReleaseHoldApplied のいずれか、または両方が "True" となっていることを確認下さい。 

  

 

  

3.下記のコマンドレットにて、True となっている遅延保持パラメータの無効化を行います。

  

 "DelayHoldApplied" パラメータの無効化 

[実行例] 

Set-Mailbox -Identity user001@contoso.com -RemoveDelayHoldApplied 

  

"DelayReleaseHoldApplied" パラメータの無効化 

[実行例] 

Set-Mailbox -Identity user001@contoso.com -RemoveDelayReleaseHoldApplied 

  

  

4.実行結果確認

[構文] 

Get-Mailbox -Identity <対象ユーザーのメールアドレス> | select Displayname,DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied 

  

[実行例] 

Get-Mailbox -Identity user001@contoso.com | select Displayname,DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied 

  

[結果表示例] 

DisplayName DelayHoldApplied DelayReleaseHoldApplied 

----------- ---------------- ---------------------- 

user001                False                  False 

  

※ DelayHoldApplied、DelayReleaseHoldApplied ともに False となったことを確認ください。 

 

docs.microsoft.com

※ 遅延ホールド時のメールボックスの管理 の項目をご参照ください。

 

【Microsoft365参考書】メールアイテムが自動的に消失した場合の原因は?

メール削除消失

 

 

メールアイテムが意図せず消失したという事例があることを確認しています。 

 

今回は、代表的な事例についてご紹介していきたいと思います。 

 

  

[受信トレイ ルール] または [仕分けルール] を設定している

ユーザーにて、メールボックスに [受信トレイルール] や [仕分けルール] の設定が可能です。 

メールアイテムの削除や受信後のリダイレクト処理により、メールアイテムが削除されてしまう場合があります。 

 

  

[MRMアイテム保持ポリシー] の設定がある場合

アイテム保持ポリシーにより、プライマリ メールボックス内のアイテムを定期的に削除、もしくは、アーカイブメールボックスへ移動させることが可能となります。 

既定の設定としてユーザーを作成すると、ユーザー メールボックスに対して既定のアイテム保持ポリシー ( Default MRM Policy ) が設定される動作となります。 

設定内容は、Microsoft Purview より、[MRM アイテム保持ポリシー] にて確認ができます。 

既定の設定では、迷惑メールフォルダ以外のアイテムを自動削除する設定はありませんが、アーカイブメールボックスに移動する設定がありますので、アーカイブメールボックスにメールアイテムが移動している場合があります。

  

 

他のメールクライアントやモバイルデバイスなどに接続し利用している

Outlook クライアントの他に、接続されているすべてのメールクライアント、またはその接続方法(例 : POP / IMAP など)により動作が変わります。 

メールアイテムをローカル端末にダウンロードする設定により、メールアイテムがサーバー上から消えてしまう事例がございます。 

※POP接続でサーバーにコピーを残さないように設定しているなど

  

 

[古いアイテムの整理] の設定がある

Outlook クライアントを利用の場合、 [古いアイテムの整理] 設定をされている場合にはアイテムが自動的に整理される動作となります。 

 

support.office.com

 

  

ユーザーの操作ミスによるアイテムの移動

マウスカーソルをドラックしてメールアイテムやフォルダーの移動ができることから、誤ってドラッグ アンド ドロップなどの操作により削除済みアイテム フォルダーへ移動させてしまうことにより、意図せず削除してしまう場合があります。 

  

Outlook クライアント 

・Delete もしくは Ctrl + D 

削除済みアイテムフォルダーに移動します。 

  

・Shift + Delete 

回復可能なアイテムフォルダーの Deletions に移動します。 

  

・Backspace 

アーカイブフォルダーに移動します。 

  

Outlook on the web 

・Delete 

削除済みアイテムフォルダーに移動します。 

  

・Shift + Delete 

回復可能なアイテムフォルダーの Deletions に移動します。 

  

・E キー 

アーカイブフォルダーに移動します。 

  

以下の記事でも、アイテムが消失した場合の調査手順や復元などご紹介してますので、ご参照いただけますと幸いです。

 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

【Microsoft365参考書】組織外から送信されたメールのリアクション機能を禁止するには?

リアクション禁止

 

 

今回は組織外から送信されたメールのリアクション機能を禁止する方法についてご紹介したいと思います。

 

Outlook の [リアクション] 機能について

送信者と受信者の双方が Microsoft 365 の Exchange Online メールボックスである場合、<組織内> / <組織外> を問わず、[リアクション] 機能が利用できます。

[Outlook on the Web] では、必要な設定はなく利用できますが、[Outlook クライアント] の場合は、双方の [Outlook クライアント] のバージョンが [サポートされているバージョン] となっていることが必要です。

 

learn.microsoft.com

 

 

組織外からのメールのリアクション機能を禁止するには?

受信側テナント側にて [トランスポートルール] を構成することで、組織外から受信したメールに対する [リアクション] を [Outlook on the Web] で禁止 ([リアクション] ボタンがグレーアウトしクリック不可) とすることも可能です。

※ グレーアウトした [リアクション] ボタンにマウスをあてると [このメッセージに対するリアクションは許可されていません] と説明が表示されます。

 

techcommunity.microsoft.com

 

Powershell で実行する場合

公開情報では管理画面からトランスポートルールで作成する手順が記載されていますが、Powershellで実行する場合は、以下のコマンドレットを実行するで可能です。

 

以下の記事を参考にExchangeOnlineに接続してから実行してください。

 

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<構文>

New-TransportRule -SetHeaderName x-ms-reactions -SetHeaderValue disallow -Name "任意の名称" -FromScope NotInOrganization

 

<実行例>

New-TransportRule -SetHeaderName x-ms-reactions -SetHeaderValue disallow -Name "NewRule" -FromScope NotInOrganization

 

 

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