社畜の所業

社畜の所業

Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】SharePointで特定のファイルやフォルダのダウンロードを禁止する方法とは?

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特定のフォルダに格納されているアイテムやファイルについて、ダウンロードをさせたくないというシナリオがあると思います。

 

その場合、ドキュメントライブラリの特定のフォルダー (ファイル) に対して [閲覧のみ] 権限とすることでファイルのダウンロードにつきましては制御することが可能です。 

  

しかしながら、Office ドキュメント以外のファイルについては、ダウンロード制御を行うことはできないことが以下の公開情報で記述されています。

 

  

docs.microsoft.com

※ サイト内の表記では [表示のみ] と記載されておりますが、[閲覧のみ] の権限レベルに該当いたします。

 

ダウンロード制御の仕組みとして、サーバー側に実装されているファイル ハンドラー (Office Online) 機能がファイルの種類を判別し、ファイル ハンドラー (Office Online) での表示に対応したファイルについてはブラウザー上でファイルが開かれ、ダウンロードが実行できない動作となります。  

  

実際に動作を確認してみましたが、PDFではダウンロードを禁止することができました。

そのため、公開されている情報から動作が変更されている可能性が高いですが、基本的にはOfficeファイル以外はダウンロードを禁止することができないものとして利用していただいたほうがいいかもしれません。  

  

 

 以下に手順をご紹介していきたいと思います。

 

 

  

 1. 該当のサイトコレクションにて "閲覧のみ" 権限を有効にする 

モダン UI サイトの場合では "閲覧のみ" のアクセス権限は既定で無効化されているため、アクセス許可レベルに表示されません。  

"閲覧のみ" については、"SharePoint Server Enterprise サイト コレクション機能" を有効化することで画面上に表示することが可能でございます。  

※ なお、利用しているサイトがクラシックサイトの場合は、本手順は不要です。 

    

  1. 該当の サイト コレクションにアクセスします。 
  2. サイトの画面右上歯車マーク [設定] から [サイト情報] をクリックします。 
  3. 画面下の [すべてのサイト設定を表示] をクリックします。 
  4. "サイト コレクションの管理" セクション内の [サイト コレクションの機能] をクリックします。 
  5. "SharePoint Server Enterprise サイト コレクション機能" の [アクティブ化] をクリックします。 

※ クリック後アクティブ化の終了まで少々時間がかかる場合があります。  

  1. "状態" が "アクティブ" になり、ボタンが [非アクティブ化] に切り替わると完了でございます。

  

特定のファイルやフォルダーに対して [閲覧のみ] を設定したい場合は、ファイルやフォルダの権限の継承を中止し、固有の権限として[閲覧のみ]を付与することで可能です。 

 

 

  

 2. フォルダーやファイルに対してのアクセス権限を設定画面を表示させる手順 

    1. 管理者権限アカウントにて対象のドキュメントライブラリへアクセスします。
    2. 対象のアイテムを選択しアイテム名の右に表示される [アクションの表示(三点リーダー)] をクリックし [アクセス許可の管理] をクリックします。
    3. 画面右側にアクセス権限の設定状況が表示されますので、画面の右下の [詳細設定] をクリックします。

 

 

  

 3. 権限の継承を中止する 

  1. 左上に [権限の継承を中止] と表示されている場合は [権限の継承を中止] をクリックし、親サイトからの権限の継承を中止します。  
  2. 確認のポップアップ画面が出るので [OK] をクリックします。 

※ この操作をすることで親サイトからの権限の継承が行われなくなります。  

 

 

  

4. 閲覧のみの権限を付与する方法 

※以下の例はメンバーに対して付与される権限を [閲覧のみ] 権限に変更する手順です。 

  1. 権限の一覧から [(サイト名) メンバー] の横のチェックボックスをオンに変更し、[ユーザー権限の編集] をクリックします。
  2. [編集] のチェックボックスをオフ、[閲覧のみ] のチェックボックスをオンに変更し、[OK] をクリックします。

※上記の設定とすることで [(サイト名) メンバー] グループに含まれるメンバーについては、Office ファイルのダウンロードが制御されます。 

  

なお、上記の例では、メンバーの権限を [閲覧のみ] に変更する手順でございますので、個別のユーザーなどの権限を変更する場合は一覧から同様の手順にて、変更してください。

 

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【Office365参考書】窓口に問い合わせる際に効率を上げるには?FiddlerとPSRとは?

 

  

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Office365を利用していて何かトラブルが発生した場合にサポート窓口に問い合わせることもあると思います。

 

その場合、FiddlerPSRを取得しておき、窓口に提供することで回答を得られる効率を上げることができる可能性があります。

 

それぞれの概要と取得手順をご紹介していきたいと思います。

 

 

Fiddler トレース 

Fiddler トレースは、該当端末の HTTP(S) 通信の確認を目的に採取します。 

  

PSR 情報 

Fiddler トレース採取時の的確な調査・追跡を行うために、問題ステップ記録ツール (PSR) を使用し、事象再現時のキャプチャーを採取します。 

スクリーンショットで再現手順を取得することができます。

  

 

 

 

情報採取の詳細手順

<1. 診断ツールのダウンロードおよび起動する手順> 

1-1. [IdentityAuthTracing_Diagnostic_global.diagcab] を直接 http://aka.ms/icesdptool からダウンロードします。 

1-2. ダウンロードした [IdentityAuthTracing_Diagnostic_global.diagcab] をダブルクリックで起動します。 

  

<2. 診断ツールの手順> 

2-1. [Office のサインインと認証の診断] 画面が表示されましたら、[次へ] をクリックします。 

2-2. [Office のサインインと認証の診断] 画面が [はじめに] の説明が表示されている画面に切り替わりましたら、[次へ] ボタンをクリックします。 

2-3. Fiddler の証明書をインストールするためのダイアログ ボックスが表示されますので、[はい] をクリックします。 

※ 証明書のインストール画面がダイアログ ボックスの裏に起動する場合がございます。証明書のインストール画面が表示されない場合は、[問題の検出をしています] 画面のウィンドウを移動し、ウィンドウ裏に証明書インストールの画面が起動していないかご確認ください。 

  

2-4. [次へをクリックすると、ログの記録が開始されます。] とダイアログ ボックスに表示されるので [次へ] をクリックします。 

※ ウィザードにより、開いているすべての Office アプリケーションおよび実行中のプロセスが閉じます。いずれかが開いている場合は警告が表示され、作業を保存して閉じる時間が提供されます。何も開いていなければ、割り当てられた時間が終了するとプロセスも終了します。 

2-5. [ログ記録は行われています] の画面が表示されましたら、事象の再現手順の操作をお願いいたします。 

  

2-6. 事象の再現手順の操作が完了いたしましたら、[ここでキャプチャーを終了します] をクリックします。 

2-7. 項番 "2-3" でインストールした Fiddler の証明書の削除を実行するセキュリティ警告が表示されますので、[はい] をクリックします。 

2-8. トレース ファイルを保護するためのパスワードが求められますので、任意のパスワードを入力し、[わかりました] のボタンをクリックします。 

2-9. [インストールされている OffCAT のままにしますか。] の画面が表示されましたら、任意の選択肢をクリックします。 

2-10. [トラブルシューティング ツールを終了する] をクリックし、診断ツールを終了します。 

  

上記の手順にて、以下のファイルパスにトレース ファイルが格納されたフォルダーが出力されます。 

  

<出力されるファイルパス>  

C:\Users\<PC のユーザー名>\AppData\Local\ElevatedDiagnostics 

  

※ 上記ファイルパスには隠しフォルダーが含まれます。 

隠しフォルダーの表示方法が不明な場合は、以下の手順で対象のフォルダーが表示可能かご確認ください。 

  

  1. [Windows キー] + [R] のショートカットキーで [ファイル名を指定して実行] の画面を起動します。
  2. [名前] の入力欄に上記パスを入力し、[OK] をクリックします。

  

上記のパスに生成されたフォルダーの中から、フォルダー名が "Fiddler.zip" ならびに、"IssueSteps.zip" が末尾に記載された 2 つの Zip フォルダーを、当窓口までご提供いただきますようお願い申し上げます。 

  

また、ご提供いただいたファイルの確認を行うために、項番 [2-8] にて入力いただきましたパスワードが必要になります。 

  

なお、ご利用されている環境によっては、Fiddler の取得が正常に実施できない場合がありますので、その場合は、以下の手順にて HAR ファイルと PSR の取得をしましょう。

  

 

 

 

 HAR ファイル取得手順 

以下の手順で PSR 情報の記録を開始します。 

  

◇ 1. 不要な情報の採取を避けるために、全てのウィンドウを閉じます 

  

  

◇ 2. 以下の手順で PSR を起動します。  

2-1. スタート メニューの [ファイル名を指定して実行] にて psr.exe と入力し、[OK] をクリックします。  

2-2. "ステップ記録ツール" が起動しましたら、右端の ▼ をクリックし、表示されるメニューから [設定]をクリックします。  

2-3. "保存する最新の取り込み画像数" を 25 から 100 に変更し、OK をクリックします。  

  

  

◇ 3. 以下の手順で PSR の記録を開始します。  

3-1. "問題ステップ記録ツール" の [記録の開始] をクリックします。  

3-2. "問題ステップ記録ツール" のウィンドウを最小化します。 

  

  

◇ 4. 事象を確認します。 

 

◆ IE、Edge の場合 

  1. 管理者ユーザーでOffice 365 へアクセスします。
  2. キーボードにて [F12] を押下します。
  3. 画面下部にメニューが表示された場合、メニュー右上の [ピン留めを外す] アイコンをクリックします。
  4. 表示された "F12 開発者ツール" 画面にて画面上部の [コンソール] をクリックします。
  5. 既にエラー メッセージが表示されている場合、[×(クリア)] アイコンをクリックします。

※Edge の場合、ゴミ箱アイコンです。 

  1. 事象を再現し、表示されたエラーメッセージを右クリックし、[すべてコピー]をクリックし、メモ帳などにコピーし保存します。
  2. [ネットワーク] タブをクリックします。
  3. [Ctrl キー] と [S] キーを押下、もしくは、”F12 開発者ツール” 上部の [HAR としてエクスポート] アイコンをクリックしていただき、任意の名前を付けてローカル PC 上に保存をお願いいたします。

  

 

◆ Google Chrome の場合 

  1. Google Chrome を起動します。
  2. [F12] もしくは、右上の [...] より、[その他のツール] > [デベロッパー ツール] を開き、[Network] をクリックします。
  3. Office365にサインインし、事象を再現させます。
  4. 表示されたリクエストのいずれかを右クリックし、[Save all HAR with context] を選択します。

※複数のリクエストが表示されますが、いずれの場合でも同一のログが出力されます。 

※リクエストが表示されない場合は、[Ctrl] + [R] キーを押してください。 

  1. ファイルを保存します。

  

【ご留意点】 

別タブで開かれた場合はログが記録されません。 

PSR はマウスのクリックのタイミングで各種情報のキャプチャを行います。 

全ての情報を正しくキャプチャするために、文字入力などが必要な時 (認証情報入力時など) 以外は、マウスでの操作を行うようにしてください。 

キーボードの Delete キー、 Esc キー、Tab キー、Space キー、Enter キー、ショートカット キーなどによる画面操作は一切行わないでください。 

お間違いのないようにマウスで確実に操作を行っていただきますようお願い申し上げます。 

正しくない操作として、Enter キーによるボタンの押下、Esc キーによる処理の終了、Tab キーによるフォーカスの移動などがございます。 

これらの操作が行われた場合、正しく記録がされないため再度の採取が必要となる可能性がございます。 

  

PSR 情報の記録の停止手順 

以下の手順で PSR 情報の記録を停止し採取します。 

  

  1. "ステップ記録ツール" (PSR) の画面を前面に出します。 
  2. [記録の停止] をクリックします。 
  3. ファイルの保存場所、ファイル名を指定し、保存します。

  

  

 

 

Fiddlerがうまくいかない場合 

・別ネットワークでの実施。 

・別端末での実施。

・管理者アカウントで実施。 

  

なお、iPhoneiPadなどもモバイルで事象が発生する場合には、以下の手順にて、Fiddlerと動画を取得することができます。

 

 

  

iOS端末でFiddlerを取得する場合

Fiddler のインストール  

1) Windows PC 端末から http://fiddler2.com にアクセスし、[Download now] をクリックします。  

2) "How do you plan to user fiddler?" にて [Other] に選択します。  

3) "your email" の入力ボックスに任意のメール アドレスを入力します。  

4) "Country" のプルダウンより [Japan] を選択します。  

5) 画面下部の 2 つのチェックボックスをオンにし、[Download for Windows] をクリックします。  

6) Fiddler のセットアップツールがダウンロードされますので、[実行] を行い画面に沿ってインストールします。  

    

Windows PC 端末側での操作  

1) Fiddler を起動します。  

2) [Tools] > [Options] と進みます。  

3) [HTTPS] タブにある "Decrypt HTTPS traffic" を選択します。ここで Fiddler 証明書のインストールを求められる場合があります。  

4) [Connections] タブの [Allow remote computers to connect] を選択します。  

5) [OK] をクリックします。  

6) Fiddler を再起動します。  

  

iOSバイス側での操作  

1) 事象発生 iOS 端末にてご利用の Wi-Fi ネットワークに他のデバイスが接続していないことを確認し、以下の操作をお願いいたします。  

2) [設定] - [Wi-Fi] をオンにし、接続されているワイヤレス ネットワークの横にある青い (i) アイコンをタップします。  

3) [HTTP Proxy] (HTTP プロキシ) セクションで [Manual] (手動) を選択します。  

4) サーバー欄に上記にて Fiddler をインストールした Windows 端末 の IP アドレスを入力します。このとき、ポート番号は 8888 (Fiddler の既定値) とします。  

5) iOS 端末のブラウザー アプリにて、以下 URL にご利用 PC の IP アドレスを当てはめて、Fiddler のプロキシ証明書にアクセスします。 

    

http://<ComputerIP>:8888/  

    

Windows 端末の IP アドレスが 20.2.2.20 の場合  

http://20.2.2.20:8888/ 

    

6) ブラウザーの [Fiddler Root Certificate] (Fiddler ルート証明書のダウンロード) をクリックし、インストールします。  

7) [設定] - [一般] - [情報] - [証明書信頼設定] で、[DO_NOT_TRUST_FIDDLERRoot] を信頼するように設定します。  

8) これにより、お使いの電話の HTTPS トラフィックが PC 上の Fiddler に表示されます。  

    

▼ 2. スクリーン レコーディングの準備  

1) ホーム画面より、[設定] をタップします。  

2) [コントロールセンター] をタップし、[コントロールをカスタマイズ] をタップします。  

3) "画面収録" 横の [+] アイコンをタップします。  

4) 画面の最下部から上または右上から下にスワイプし、[録画] アイコンをタップします。  

    

▼ 3. 事象の再現  

1) SharePoint アプリを開きます。  

2) サインインできませんでした と画面に表示させます。  

    

▼ 4. 各ツールで記録を保存する  

1) 事象の再現完了後、Windows 端末にて Fiddler 画面上の [File] > [Save] > [All Sessions] と進み、ローカルに一旦ファイルを保存してください。  

2) 続いて操作を行った iOS 端末にて画面の下端から上にスワイプし、[録画] アイコンをタップして、停止します。  

3) 本手順により、スクリーン レコーディングにて取得されたシナリオ再現時の動画が "写真 .app" へ保存されます。  

4) 手順 1) と 3) にて保存いただいたファイルを弊社までお寄せくださいますようお願い申し上げます。 

  

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

 

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子どもが頭を打った場合、すぐ病院に連れて行った方がいいか?何科がいいのか?

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この前、夜遅くに子どもがお風呂で滑って頭を打ってしまった時の経験を備忘録として残しておきたいと思います。

 

お風呂の時間が夜間でしたので、どの病院に連れて行った方がいいのかを含めてまずは、電話相談してみました。

 

電話に出た看護師の方から以下の内容を聞かれました。

 

 

上記の内容に該当しない場合は、様子見で頭は冷やしておき、翌日に病院に連れて行っても問題がないとのことでした。

当てはまらない場合でも、あまりにも泣き止まない場合は病院に連れて行った方がいいと思います。

 

 

 

頭をうった場合、何科の病院に連れて行った方がいいか

嘔吐、こぶや傷、痙攣、意識がないなどの症状がある場合は脳神経外科の受診がいいですが、目立った症状がない場合は小児科を受診しましょう。

 

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【Office365参考書】SharePointアプリからアクセスができない場合の確認すべき点とは?

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今回は、スマホなどモバイルでSharePointアプリをインストールしている場合に、SharePointアプリにアクセスできない場合の対策についてご紹介していきたいと思います。

 

 

 

 

ブラウザからサイトにアクセスできないか

まずは、ブラウザを開いてSharePointサイトにアクセスできるか確認しましょう。

もし、ブラウザでは問題ない場合は、SharePointアプリでのみ発生している事象であると切り分けができます。

ブラウザでもアクセスできない場合は、SharePointアプリの問題よりもサイトの問題やモバイル端末の問題なども考えられます。 

 

 

 

 

他のモバイルでSharePointアプリにアクセスできるか

ブラウザでは問題ない場合は、モバイル端末起因の問題であるか切り分けのため、 

他のモバイルでSharePointアプリにアクセスできるか確認しましょう。

他のモバイルでは問題ない場合は、モバイルの問題である可能性が高いので、SharePointアプリの再インストールを実施してみましょう。

それでも改善がなければ、バージョンアップや最悪、初期化などをしないと解決できない可能性もあります。

 

 

 

ルートサイトにアクセス権が付与されているか

他のモバイルでもSharePointアプリにアクセスできない場合は、該当のアカウントにSharePoint Online のルート サイト コレクション (https://<テナント名>.sharepoint.com) に対して権限が付与されていないために、SharePoint モバイル アプリへアクセスできていない可能性が考えられます。  

   

SharePoint モバイル アプリなどのモバイル アプリは、"SharePoint Online へ認証を通す" ために ルート サイトの権限が必要となります。  

  

まずは以下にご案内いたします手順で、SharePoint Online のルート サイト コレクションに何かしらの権限が付与されているかをご確認ください。

   

 

<手順>  

※ 作業は PC 端末から実施ください。  

  1. 管理者ユーザーでルート サイト (https://<テナント名>.sharepoint.com) へアクセスします。 

※例:テナントドメインがcotoso.onmicrosoft.comの場合、https://contoso.sharepoint.com 

  1. 右上の歯車アイコン - [サイトの設定] をクリックし、[サイトの権限] をクリックします。 
  2. [権限の確認] をクリックしていただき、"ユーザー/グループ:" に、SharePoint モバイル アプリへアクセスできないユーザーを入力し、[今すぐ確認する] をクリックします。 
  3. [今すぐ確認する] の配下に権限が表示されるか確認します。

 

上記確認手順で、何も権限が付与されていない場合には、"閲覧" 権限を付与して、事象の改善が見られるか確認しましょう。

  1. [権限の確認] 画面を [×] で閉じます。 
  2. [アクセス許可の付与] をクリックします。 
  3. "名前または電子メール アドレスを入力してください..." に、項番 3 で確認したユーザーの情報を入力します。 
  4. "オプションの表示" をクリックし、任意で [電子メール招待状を送信する] のチェックを外します。 
  5. [アクセス許可レベルの選択] にて、"閲覧" を選択し、[共有] をクリックします。 

 

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【Office365参考書】SharePointOnlineの検索のしくみについて

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  1. SharePoint Online での検索の仕組みについて

SharePoint Online では、サイト内に追加されたコンテンツに対して自動的にクロール処理が実行されるようになっており、クロール処理されたテキスト情報については、コンテンツを検索する際のインデックス (= 見出し) が自動的に作成されます。 

この "検索インデックス" が作成されることにより SharePoint Online 上のコンテンツの検索が可能となり、検索結果は検索ボックスに入力した文字列 (検索キーワード) と "検索インデックス" がマッチングした場合に表示される仕組みとなっています。 

さらに詳細な動作について以下に記載いたします。 

* 自動的に情報を収集する処理を [クロール] または [クロール処理] と称します。 

 

 

  

  

  1. ワード ブレーカーについて

SharePoint Online の検索システムにおいては、クロールされたテキスト情報が [ワード ブレーカー] と呼ばれるモジュールにより、文字列が単語単位に分割されるワードブレイク処理が行われます。 

ワード ブレーカーは言語毎に存在し、日本語と認識された文字列は、日本語用のワード ブレーカーによって文字列がトークンに分割されてインデックス化されます。 

例えば、SharePoint Online 上のコンテンツに "本店営業部" という文字列が含まれる場合、"本店営業部" という文字列でインデックス化するのではなく、"本店" / "営業" / "部" というトークンに分割し、インデックス化します。 

上記のワード ブレイク処理が実行されるのは 個人用 サイトに追加されたコンテンツに対してのみではなく、ユーザーが入力した "検索キーワード" も、検索実行時にクエリ サーバーにより単語に分割 (ワード ブレイク) されます。 

そして、単語単位で "検索インデックス" と "検索キーワード" の照合が行われ、両者が完全に一致した場合に検索結果として表示されます。 

  

なお、単語の区切り位置は、システム側での解析処理により決定されます。 

  

ワード ブレーカーで用いられている形態素解析の技術は、機械翻訳や文字列抽出、校正支援などさまざまな自然言語処理を応用したアプリケーションで利用されている一般的な言語解析アルゴリズムとなりますが、複雑な言語、特に日本語では、通常、文章内の句読点や文字の並び、および漢字などの影響により、抽出される (分割される) 文字列が使用者の期待どおりにならないことがあります。 

上記ワード ブレーカーにより、"検索インデックス" に分割され格納されている単語と "検索キーワード" 入力時にクエリ サーバーにより分割された単語が一致すると、検索結果に表示される動作となります。 

 

 

  

  

  1. クロール時に使用されるワード ブレーカーについて

SharePoint Online では、コンテンツの内容やサイトの言語設定等含め様々な情報を参照して、適切な言語のワードブレーカーが自動で判別されます。 

日本語環境で意図した検索結果が得られない等の場合は、日本語以外のワード ブレーカーによりアイテムのインデックス化が行われている可能性があります。 

 

 

  

  

  1. 検索時に使用されるワード ブレーカーについて

検索時のワード ブレーカーはクライアントのブラウザーの言語設定に依存します。 

検索実行時のブラウザーの言語設定で日本語を設定している場合は、日本語のワード ブレーカーが使用されます。 

  

なお、現在のところ、上述の SharePoint Online における検索ワードブレーカーの動作をユーザー側で変更することができません。 

そのため、意図している検索結果により近い結果を得るため、ワイルドカード [* (アスタリスク)]を用いた検索やダブル クォーテーション ( "" ) でキーワードを囲んでの検索方法があります。 

  

  

  1. 全文検索 (ファイル内の文字列) の可否について

SharePoint Online の検索機能では、ファイルのタイトルや本文、アイテムの列に入力した情報が検索対象となります。 

  

* 全文検索ですべてのコンテンツを検索対象とするためには、ファイル サイズの観点では少なくとも以下のサイズを超えないように運用してください: 

  

- Excel ファイル: 3 MB 

- それ以外のアイテム: 64 MB 

  

* また、上記サイズを下回るアイテムであったとしても、以下の制限により全文検索ですべてのコンテンツが検索対象とならない場合もあります。 

  

- 解析対象コンテンツのサイズ: 200 万文字 

- ワード ブレーカーによって処理された文字: 1,000,000 

- トークンのサイズ: 可変 – サイズはワード ブレーカーによって決まります。ワード ブレーカーは言語に依存します。 

  

* さらに、上記制約すべてに抵触しないコンテンツであったとしても、以下の制約によりすべてのコンテンツが全文検索の対象とならない場合もあります。 

  

検索では、単一のアイテムとその添付ファイルの解析に最大 30 秒という制限があります。 

検索によるアイテムの解析が途中で停止すると、アイテムは部分的に処理されたものとしてマークされます。 

解析されていないコンテンツは処理されず、インデックスも付加されません。  

 

 

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