Teams で外部のユーザーを会議やチャットに招待する方法として、"外部アクセス"と"ゲストアクセス"があります。
それぞれの違いについてご紹介していきたいと思います。
外部アクセス
チームに招待されていない、組織外の Microsoft Teams ユーザー同士でチャットや音声ビデオ通話等を利用する機能です。
外部アクセスでは、あらかじめ当該ユーザーをチームに招待する必要はありません。
また、Microsoft Teams 管理センターより、相手のドメイン単位で "外部アクセス" を許可、または禁止することが可能です。
1 対 1 のチャット、および音声ビデオ通話が利用可能でございますが、ファイル転送機能や、1 対 多人数 となるグループチャットについては、外部アクセスでは利用できない機能となります。
なお、複数ユーザーの会議には参加することができます。
ゲストアクセス
チームにゲストとして組織外のユーザーを招待し、1 対 1 のチャット、および音声ビデオ通話、1 対 多人数 となるグループチャットに加えて、招待されたチームにおいてチャネルチャットやファイル共有などを行うことが可能です。
また、Office 365 を利用していない組織外のユーザーにおいても、Microsoft アカウント、または Microsoft アカウントと紐付け可能なメールアドレスをお持ちの場合、チームの所有者からの招待を受けてチームに参加することが可能です。
ゲストはチームのメンバーから削除されるまで、永続的にチームでのチャットやコンテンツの共有を行うことが可能です。
※ Microsoft アカウントを持たない場合には、初回のアクセス時に Microsoft アカウントとの紐付け作業が発生します。
外部アクセスとゲストアクセスで利用可能な機能の比較については、以下の公開情報をご参照ください。
また、外部アクセスとゲストアクセスの有効化手順について、以下に紹介します。
外部アクセスの設定手順について
- 管理者にてMicrosoft Teams 管理センターへアクセスします。
URL : https://admin.teams.microsoft.com/dashboard
- Microsoft Teams管理センターの左ペインのメニューより[組織全体の設定] - [外部アクセス] をクリックします。
- [ユーザーは他のSkype for Businessと Teams ユーザーと通信できます] の設定を [オン] にします。
ゲストアクセスの設定手順について
1. Microsoft Teams 管理センターにおけるゲストアクセスの有効化手順
- 管理者にてMicrosoft Teams 管理センターへアクセスします。
URL : https://admin.teams.microsoft.com/dashboard
- 画面左の[組織全体の設定] - [ゲストアクセス] をクリックします。
- [Microsoft Teamsへのゲストアクセスを許可する]を [オン] にします。
- [保存]をクリックします。
2. Office 365 グループにおける組織外ユーザーに関する設定を有効化する手順
- 管理者権限のあるアカウントでMicrosoft 365 管理センター にサインインします。
- 左ペインのメニューより[設定] - [サービスとアドイン] をクリックします。
- 一覧より[Office 365 グループ] をクリックします。
- 下記の項目を確認し、オンとなってない場合はオンにし[保存] します。
・[組織外のグループ メンバーがグループ コンテンツにアクセスできるようにします]
※ オンにすることでゲスト ユーザーが チームで共有されたコンテンツへのアクセスが可能となります。
・[グループの所有者が組織外のユーザーをグループに追加できるようにします]
※ オンにすることで、チームに組織外メンバーを追加することが可能となります。
3. テナント全体でゲストの追加を有効化する手順
- 管理者権限のあるアカウントでMicrosoft 365 管理センター にサインインします。
- 左ペインのメニューより[セキュリティとプライバシー] の [共有] 内 [編集] をクリックします。
- [ユーザーが組織に新しいゲストを追加できるようにします]がオンとなってない場合はオンにし[保存] します。
※ 既定値はオンですが、オフとなっている場合にはゲストを招待することができないため変更が必要となります。
4. Azure AD 管理センターにおいて外部コラボレーションの設定を有効化する手順
- 管理者権限のあるアカウントでMicrosoft 365 管理センター にサインインします。
- 左ペインのメニューより[管理センター] - [Azure Active Directory] をクリックします。
- [ユーザー] - [ユーザー設定] - [外部コラボレーションの設定を管理します]をクリックします。
- [ゲストのアクセス許可を制限する]は"いいえ"、[管理者とゲスト招待元ロールのユーザーは招待ができる] は "はい" を選択し、下部の [コラボレーションの制限] は "招待を任意のドメインに送信することを許可します" にチェックを入れます。
※ その他の設定項目はゲストアクセスに影響はないため、変更する必要はありません。
- 画面上部の[保存] をクリックします。
以上の設定が反映されるまでには、最大 24 時間程度要する場合があります。
Microsoft Teams にゲスト ユーザーを招待する
- 追加対象のチームの所有者のユーザーにてMicrosoft Teams クライアントを起動します。
- 対象のチーム名右の[その他のオプション] ([…] 三点リーダーのような表示) をクリックします。
- 表示されたメニューから[メンバーを追加] をクリックします。
- メンバーを追加する画面にて、ゲストとして追加する外部のユーザーのメールアドレスをすべて入力します。
- メールアドレスを入力後、下記のように表示される箇所をクリックします。
・表示例 : "user01@contoso.com をゲストとして追加"
※ 設定が有効でない場合や、入力したメールアドレスが有効でない場合には "一致するものが見つかりませんでした" と表示されます。
- [追加]をクリックします。
- [閉じる]をクリックします。
上記の手順を実施しますと、追加されたユーザーあてに招待メールが配信されます。
