社畜の所業

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Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】コンテンツの検索でエクスポートにどのくらいの時間がかかるか?処理が開始されない場合は?

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[コンテンツの検索のエクスポートでは、公開情報にて、1 時間あたり最大 2GB の速度でアップロードされることが記述されております。 

 

 

  

そのため、エクスポートの対象となるメールボックス数やアイテム数が多数の場合、エクスポートの完了までに時間がかかることが想定されます。 

  

なお、回避策として条件クエリで対象となるアイテム数を減少させることや複数のメールボックスを対象に実施している場合は、メールボックス数を減らすことでエクスポートの完了までの時間を短縮することができます。 

また、複数の検索ルールを同時にエクスポートすることも可能ですので、複数のルールを並行してエクスポートすることで生産性を上げることも可能です。 

なお、公開情報にて、名のユーザーが一度に実行できる最大エクスポート数が 3 件まで、組織内で同時に実行できる最大同時エクスポート数が 10 であることが記述されております。 

  

エクスポートの処理が始まらない場合

エクスポートの制限として以下の情報を確認しています。

 

つの検索からのエクスポート可能なデータの最大量  2TB 

検索結果が 2 TB を超える場合は、日付範囲や他の種類のフィルターを使用して検索結果の合計サイズを小さくしてください。 

  

1 日にエクスポートできる組織の最大数  2 TB 

注: この制限は、毎日午前 12 時 (UTC) にリセットされます。 

 

docs.microsoft.com

 

そのため、エクスポートの処理が始まらない場合は、2TBの上限に達していないか確認してみてください。

 

また、注意する点として[インデックスが未作成のアイテムを含んでエクスポートしているかということがあります。

 

[インデックスが未作成のアイテム] については以下の記事をご参照ください。 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

 

2021 年 5 月 10 日以降から制限として電子情報開示、および、コンテンツの検索にて PST ファイルにエクスポートした場合、インデックス未作成のアイテムについては、日付範囲でのフィルター処理がおこなわれない動作となっており、指定した期間外を含め全期間のアイテムが出力される動作に変更されています。

 

そのため、エクスポート時に [すべてのアイテム(形式が認識できない、暗号化されている、またはその他の理由によりインデックスが作成されなかったアイテムを含む)]を選択して、インデックス未作成のアイテムもエクスポートした場合、2TBを超えてしまう可能性が高まります。

  

そのため、エクスポートの際に [すべてのアイテム (形式が認識できない、暗号化されている、またはその他の理由によりインデックスが作成されなかったアイテムを除く)] を選択することでインデックス未作成のアイテムは除外し、エクスポートすることで回避できる可能性があります。

 

以下に出力オプションの項目についてご紹介します。

  

 

コンテンツの検索結果の 「出力オプション」 の詳細 

 

[すべてのアイテム(形式が認識できない、暗号化されている、またはその他の理由によりインデックスが作成されなかったアイテムを除く)]

インデックス未作成であるアイテムは除外したエクスポート処理になります。 

  

エクスポートされるファイル 

・検索クエリに一致するインデックス作成のアイテム : エクスポート (インデックス作成のPSTファイル) 

・検索クエリに一致するインデックス未作成のアイテム : エクスポート (インデックス作成のPSTファイル) 

・検索クエリと一致しないインデックス未作成のアイテム : エクスポートされない 

  

[すべてのアイテム(形式が認識できない、暗号化されている、またはその他の理由によりインデックスが作成されなかったアイテムを含む)]

インデックス未作成であるアイテムも含めエクスポートされる処理になります。 

  

エクスポートされるファイル 

・検索クエリに一致するインデックス作成のアイテム : エクスポート (インデックス作成のPSTファイル) 

・検索クエリに一致するインデックス未作成のアイテム : エクスポート (インデックス作成のPSTファイル) 

・検索クエリと一致しないインデックス未作成のアイテム : エクスポート (インデックス未作成のPSTファイル) 

  

[形式が認識できない、暗号化されている、またはその他の理由によりインデックスが作成されなかったアイテムのみ]

インデックス未作成であるアイテムのみエクスポートされる処理になります。 

  

エクスポートされるファイル 

・検索クエリに一致するインデックス作成のアイテム : エクスポートされない 

・検索クエリに一致するインデックス未作成のアイテム : エクスポート (インデックス未作成のPSTファイル) 

・検索クエリと一致しないインデックス未作成のアイテム : エクスポート (インデックス未作成のPSTファイル) 

 

 

 

例として、[コンテンツの検索にて、検索クエリで 2020  1  1 日から 2020  12  31 日の日付範囲で指定し、エクスポート時に [すべてのアイテム(形式が認識できない、暗号化されている、またはその他の理由によりインデックスが作成されなかったアイテムを除く)を指定した場合、2020  1  1 日から 2020  12  31 日のインデックス済みのアイテム、および、インデックス未作成のアイテム (日付のクエリにマッチしたものがエクスポートされます。 

 

エクスポート時に [すべてのアイテム(形式が認識できない、暗号化されている、またはその他の理由によりインデックスが作成されなかったアイテムを含む)]を選択した場合は 、インデックス作成済みのアイテム、および、インデックス未作成のアイテムで指定した日付範囲のアイテムがインデックス作成済みのアイテムの PST ファイルとしてエクスポートされ、指定した日時の範囲外のすべてのインデックス未作成のアイテムがインデックス未作成のアイテムのPSTファイルしてエクスポートされます。

  

上述したとおり、インデックス未作成のアイテムを除外してエクスポートした場合でも、日付の範囲内であるインデックス未作成のアイテムはエクスポートされます。

クエリに一致しないインデックス未作成のアイテムがエクスポートされないものとご認識ください。