社畜の所業

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Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

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【Office365参考書】ユーザーの連絡先(アドレス帳)のデータを管理者が確認するには？

Microsoft365

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管理者にて、ユーザーが登録した連絡先のデータを確認する機能として、[フルアクセス許可] を付与し該当のメールボックスにアクセスし確認する方法と [コンテンツの検索] にて該当のメールボックスの連絡先データを PST ファイルにエクスポートして確認する方法があります。 

  

以下にそれぞれの手順についてご紹介したいと思います。

  

フルアクセス許可 

フルアクセス許可を付与することでメールボックスにログインして、そのメールボックスの所有者として作業できます。予定表アイテムを作成したり、電子メールメッセージの読み取り、表示、削除、変更を行ったり、タスクと予定表の連絡先を作成することができます。 

  

以下にフルアクセス許可を付与する手順と Outlook on the web からメールボックスにアクセスする手順をご案内いたします。 

  

 

フルアクセス許可を付与する手順 

  1. 管理者ユーザーにて Office 365 (https://portal.office.com) へサインインします。
  2. 画面左側の [管理者] - [Exchange] をクリックします。

※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。 

  1. 表示された Exchange 管理センターにて、[受信者] - [メールボックス] をクリックします。
  2. 該当のユーザーメールボックスをダブルクリックします。
  3. 表示されたユーザー メールボックスの詳細にて、画面左の [メールボックスの委任] をクリックします。
  4. [フル アクセス許可] にて、[＋] アイコン (追加) をクリックします。
  5. [フル アクセスの選択] にて、権限を付与する管理者を選択し、[追加] - [OK] をクリックします。
  6. ユーザーが追加されていることを確認し、[保存] をクリックします。

  

Outlook on the web からメールボックスにアクセスする方法 

  1. フルアクセス許可が付与されているユーザーにて、Outlook on the web にログインします。
  2. 画面右上のユーザーの顔写真をクリックし、[他のメールボックスを開く] をクリックします。
  3. [他のメールボックスを開く] の空欄に該当のユーザーのメールアドレスを入力し [開く] をクリックします。
  4. 該当のメールボックスが開きますので、連絡先をご確認ください。

  

  

 

コンテンツの検索 

管理者へ必要な権限の付与を行った後、検索を行う対象のメールボックスに対して、検索クエリを指定したコンテンツの検索の作成を行い、アイテムの検索や確認を行うといった流れでございます。 

  

1. 管理者へ必要な権限を付与する 

  1. 管理者にて、Office 365 サービスへサインインします。
  2. Microsoft365 管理センターを開き、画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします。
  3. コンプライアンス センターにて、[アクセス許可] をクリックし、[コンプライアンスセンター] の [役割] をクリックします。
  4. 役割一覧より [eDiscovery Manager] をクリックし、編集画面を表示します。
  5. [電子情報開示管理者] の [編集] をクリックします。
  6. [編集] をクリックし、[+ (追加)] ボタンより、機能を実行する管理者を追加し [追加] をクリックします。

※一覧に存在しない場合は検索してください。 

  1. 画面下の [完了] をクリックし、[保存] をクリックします。

  

※新たに権限の付与を行った場合、反映にお時間を要する場合がございます。 

  

2. コンテンツの検索の実行手順について 

  1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Office 365 にサインインします。

※ 管理者権限が付与されていないユーザーの場合は、https://compliance.microsoft.com/homepage の URL からコンプライアンスセンターにアクセスします。 

  1. 画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] にて、コンプライアンスセンターにアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
  2. [+ 新しい検索] のアイコンをクリックします。
  3. [名前と説明] ページで、[名前] と [説明] を任意で登録し、[次へ] をクリックします。
  4. [場所] ページにて、[Exchange メールボックス] を有効にし、[ユーザー、グループ、チームを選択] をクリックします。
  5. [検索] にて、検索対象のアドレスや表示名で検索し、対象ユーザーにチェックを入れ、[完了] をクリックし、[次へ] をクリックします。

※ 検索欄にアドレスや表示名を入力してからエンターキーを押すことで検索が開始されます。 

※ 全メールボックスを指定いただく場合、[Exchange メール] の項目を [すべて] の状態で進めます。 

  1. [検索条件の定義] ページにて、[検索クエリ] 項目より[キーワード] に "Kind:Contacts" と入力します。

  

  1. [検索の確認と作成] 画面が表示されますので、[送信] をクリックし、[完了] をクリックします。

※一覧に作成された検索ルールが表示されない場合は、上部の [更新] をクリックします。 

  

3. 検索結果を確認する 

[検索結果のプレビュー] と [エクスポート]、[レポート] を出力する方法がございます。 

  

・ 検索結果のプレビュー 

[◆ 2.] の手順後に対象ルールを選択し、[サンプルのレビュー] をクリックすることでプレビューを取得する動作となります。 

プレビュー表示については、プレビューできるアイテムの数に関連する制限やサポートされているファイル種類などさまざまな制約があり、正確な検索結果を取得できない可能性がございます。 

そのため、正確な情報を取得する場合は、PST ファイルにエクスポートしてご確認いただきますようお願い申し上げます。 

   

・ エクスポートする 

[◆ 2.] の手順後に対象ルールを選択し、[操作] > [結果のエクスポート] の方法を選択し処理をすすめます。 

  

・ レポートを生成する 

[◆ 2.] の手順後に対象ルールを選択し、[操作] >[レポートのエクスポート] を選択します。 

ダウンロードされたレポートについて、 "Results.csv" をご参照いただくことでアイテムの情報を確認いただけます。 

※ 宛先や BCC などの情報を確認される場合、 [宛先行の受信者] [CC行の受信者] [BCC行の受信者] などから確認可能です。 

  

なお、レポート出力ではメールアイテムの本文は確認できかねる動作でございます。 

本文を確認される場合には、プレビュー表示または PST ファイルへのエクスポートを行っていただけますようお願い申し上げます。 

※ 詳細な手順は以下 [◆ .4] の 4. の手順からご参考ください。 

  

【※】 PST ファイルの出力が可能であり、出力容量の上限は日に 2TB となっております。 

エクスポートする PST ファイルの容量が 10 GBを超える場合につきましては、10GB ごとに PST ファイルが分割される動作となりますので、あらかじめご承知おきくださいますようお願い申し上げます。 

  

4. [コンテンツの検索] 結果をエクスポートする 

  1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Office 365 にサインインします。
  2. 画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] にて、コンプライアンスセンターにアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
  3. [コンテンツの検索] 画面から出力対象の検索ルールを選択します。
  4. [操作] をクリックし、メール アイテムをPSTファイルにエクスポートを行う場合は [結果のエクスポート] を選択します。
  5. 画面が切り替わりましたら、エクスポート対象項目を選択し、[レポートの生成] をクリックします。
  6. [閉じる] をクリックし [コンテンツの検索] 画面に戻り、上部の [Export] タグをクリックします。
  7. 画面より対象のルールを選択します。
  8. 表示されたルール名が正しい事を確認し [クリップボードにコピー] をクリックし、上部の [結果のダウンロード] をクリックします。

※ [このファイルを開きますか] という画面が表示された場合は [開く] をクリックします。 

  1. [ソースへの接続に使われる export key を貼り付けます] に [クリップボードにコピー] にて、コピーしたキーを貼り付け、任意のダウンロード先選択し、[開始] をクリックします。
  2. ダウンロードが完了するのを待ちます。

  

【ご留意点】 

検索結果をエクスポートする場合、使用するコンピューターは下記のシステム要件を満たす必要があります。 

◇ システム要件 

・ OS 

32 ビットおよび 64 ビット バージョンの Windows 7 およびそれ以降のバージョン 

  

・ ソフトウェア 

Microsoft .Net Framework 4.7 をインストールしている環境 

  

・ ブラウザー 

・Microsoft Internet Explorer 10 以降のバージョン 

・Microsoft Edge 

  

Mozilla Firefox、Google Chrome につきましては、PST ファイルの出力要件を満たしておりません。 

  

新しい Edge でコンテンツの検索を利用し、電子情報開示エクスポートツールを使用する際には、以下の公開情報をご参考いただき、ClickOnce サポートの有効化を行っていただきたく存じます。 

  

新 Microsoft Edge で ClickOnce サポートの有効化について 

Chromium ベースの 新しい Microsoft Edge をご利用いただいている場合、電子情報開示エクスポートツールを使用する際に ClickOnce サポートを有効にする必要があります。 

  

docs.microsoft.com

  

  

Outlook クライアントにて PST ファイルのデータの確認を行う手順についてご案内いたします。 

  

 

Outlook クライアントにてローカル上に保存した PST ファイルのデータを確認する方法 

  1. Outlook クライアント を起動し [ファイル] タブ を開きます。
  2. 左ペイン [情報] - [アカウント設定] - [アカウント設定(A)] をクリックします。
  3. アカウント設定画面が開きますので、[データファイルタブ] を開きます。
  4. [追加(A)] をクリックし、保存した PST ファイルを指定し [OK] - [閉じる] をクリックします。
  5. Outlook クライアントのメール画面 左ペインにデータファイル名のフォルダーが表示されますので、PST ファイルのデータをご確認いただけます。
  6. 確認が終わりましたら、[Outlook データファイル] フォルダーを右クリックし ["データファイル名"を閉じる] をクリックすることで、フォルダーが非表示になります。

※ 削除済みアイテムフォルダーから削除を行ったアイテムは、削除されたアイテムが格納される領域であるユーザーメールボックスやアーカイブメールボックスの [Recoverable Items] 配下のフォルダーをご確認ください。