社畜の所業

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Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

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【Microsoft365参考書】アーカイブメールボックスのデータのみPSTファイルにエクスポートすることは可能か？

Microsoft365

アーカイブpst

 

 

コンテンツの検索でメールアイテムをPSTファイルにエクスポートすることが可能ですが、通常の条件指定では、アーカイブメールボックスのデータのみをPSTファイルにエクスポートすることはできません。

 

スクリプトを利用して Folderid を取得することで、アーカイブメールボックスの Folderid を条件としてアーカイブメールボックスのアイテムのみを抽出することが可能です。

以下に手順をご紹介したいと思います。

 

1.アーカイブメールボックスの FolderId の確認を行います。

コンテンツの検索では条件を指定して検索を行うことが可能であり、検索対象とするフォルダーのIDを条件として指定することで特定フォルダーに格納されているアイテムのみを検索することが可能となります。

 

フォルダー ID は各メールボックス毎にことなるため、以下の公開情報の手順を参照し取得を行います。

 

learn.microsoft.com

※ [手順 1: スクリプトを実行して、メールボックスまたはサイトのフォルダーの一覧を取得する] に取得するスクリプトの記載があります。

 

また、以下のようにスクリプトを修正することで、アーカイブメールボックスのフォルダーID を取得することが可能となります。

 

このスクリプトは、ユーザーのプライマリメールボックスのフォルダー情報のみを返します。 ユーザーのアーカイブ メールボックス内のフォルダーに関する情報は返されません。ユーザーのアーカイブ メールボックス内のフォルダーに関する情報を返すには、スクリプトを編集できます。これを行うには、行 $folderStatistics = Get-MailboxFolderStatistics $emailAddress を に $folderStatistics = Get-MailboxFolderStatistics $emailAddress -Archive 変更し、編集したスクリプトを保存して実行します。

 

< 取得結果例>

 

[結果表示例]

-----Exchange Folders-----

 

FolderPath                                     FolderQuery

----------                                     -----------

/Top of Information Store               folderid:E54F00600333A9489412A25A5FC1FCAD0000000001080000

/Archive                                folderid:E54F00600333A9489412A25A5FC1FCAD00000000011E0000

/Deleted Items                          folderid:E54F00600333A9489412A25A5FC1FCAD0000000001180000

                                ・

                                ・

/Purges                                 folderid:E54F00600333A9489412A25A5FC1FCAD0000000001200000

/DiscoveryHolds                              folderid:E54F00600333A9489412A25A5FC1FCAD00000000011F0000

 

以下のコマンドを実行し、FolderQuery の結果を CSV ファイルに出力します。

[構文]

$folderQueries | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "<保存先パス\ファイル名.csv>"

 

[実行例]

$folderQueries | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\FolderQueries.csv"

 

[出力項目]

FolderPath : 該当メールボックスのフォルダーのパス情報

FolderQuery : 生成されたフォルダー ID

 

2.アーカイブメールボックスのメールデータを PST ファイルにエクスポートします。

コンテンツの検索を行う場合、事前に権限の付与が必要となります。

 

  1. 管理者権限を付与したユーザーにて、Microsoft 365 ポータルサイトにサインインします。
  2. Microsoft 365 管理センターを開き、画面左側のメニュー[管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします
  3. [Microsoft Pureview] 画面に切り替わりましたら、画面左側のメニューから[ロールとスコープ] - [アクセス許可] をクリックします。
  4. [Microsoft Pureview ソリューション] 項目配下、[役割] をクリックします。
  5. 一覧から[eDiscovery Manager] をクリックします。
  6. [eDiscovery Manager] メニューが右側に表示されましたら、上部[編集] をクリックします。
  7. [電子情報開示マネージャーの管理] 項目は何も設定せず[次へ] をクリックします。
  8. [電子情報開示管理者の管理] 画面から[ユーザーの選択] をクリックします。
  9. コンテンツの検索を実行する管理者アカウントを選択し[選択] をクリックします
  10. メンバーが追加されている事を確認し[次へ] をクリックします。
  11. [保存] をクリックします。

 

全体管理者であってもコンテンツの検索を利用するためには、自身のアカウントに上記手順で eDiscovery Manager の付与を行う必要があります。

 

コンテンツの検索の実行手順

  1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、[Microsoft Pureview] 画面にアクセスします。
  2. 画面左側のメニューから[コンテンツの検索] をクリックします
  3. [+ 新しい検索] のアイコンをクリックします。
  4. [名前と説明] より任意のルール名を入力し、[次へ] をクリックします。
  5. [特定の場所] 項目にて、[Exchange メールボックス] を有効にします。
  6. [ユーザー、グループ、またはチームを選択] をクリックし、対象メールボックスを検索し選択します。
  7. [検索条件の定義] 画面より確認した すべてのフォルダーIDを検索条件として指定します。

 

検索条件の定義にて [キーワード] 項目に以下のように入力を行います。

 

<キーワード入力例>

folderid:E54F00600333A9489412A25A5FC1FCAD0000000001200000 OR folderid:E54F00600333A9489412A25A5FC1FCAD00000000011F3333

 

※ 確認したすべての folderid を OR でつなぐことですべてのフォルダのアイテムをエクスポートすることができますが、フォルダごとにエクスポートする場合は、確認した folderid ごとに指定して実行してください。

 

  1. [次へ] をクリックし、[送信] をクリックし、新しい検索の作成後、[完了] をクリックします。

 

[コンテンツの検索] 結果をエクスポートする

  1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Microsoft 365 にサインインします。
  2. 画面左ペインの[管理センター] - [コンプライアンス] にて、Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にアクセスし、画面左側のメニューから[コンテンツの検索] をクリックします。
  3. [コンテンツの検索] 画面から出力対象の検索ルールを選択します。
  4. [操作] をクリックし、メールアイテムをPSTファイルにエクスポートを行う場合は[結果のエクスポート]、レポートのエクスポートを行う場合は[レポートのエクスポート] を選択します。
  5. 画面が切り替わりましたら、エクスポート対象項目を選択し、[エクスポート(レポートの生成)] をクリックします。
  6. [閉じる] をクリックし[コンテンツの検索] 画面に戻り、上部の[Export] タグをクリックします。
  7. 画面より対象のルールを選択します。
  8. 表示されたルール名が正しい事を確認し[クリップボードにコピー] をクリックし、上部の[結果のダウンロード] をクリックします。

※ レポートの場合は、[レポートのダウンロード]をクリックします。

※ [このファイルを開きますか] という画面が表示された場合は [開く] をクリックします。

  1. [ソースへの接続に使われるexport key を貼り付けます] に[クリップボードにコピー] にて、コピーしたキーを貼り付け、任意のダウンロード先選択し、[開始] をクリックします。
  2. ダウンロードが完了するのを待ちます。

 

PST ファイルの確認方法

エクスポートされた PST ファイルのデータを確認する際、Outlook クライアントが必要です。

  1. Outlook クライアントを起動し[ファイル] タブを開きます。
  2. 左ペイン[情報] - [アカウント設定] - [アカウント設定(A)] をクリックします。
  3. アカウント設定画面が開きますので、[データファイルタブ] を開きます。
  4. [追加(A)] をクリックし、保存したPST ファイルを指定し[OK] - [閉じる] をクリックします。
  5. Outlook クライアントのメール画面左ペインにデータファイル名のフォルダーが表示されますので、PST ファイルのデータをご確認いただけます。
  6. 確認が終わりましたら、[Outlook データファイル] フォルダーを右クリックし["データファイル名"を閉じる] をクリックすることで、フォルダーが非表示になります。

 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

  

また、管理者にアーカイブメールボックスのデータを抽出するユーザーのフルアクセス許可を付与することで、管理者の Outlook クライアント上に該当のユーザーのアーカイブメールボックスが表示されますので、Outlook クライアントにて、アーカイブメールボックスのデータのみ PST ファイルにエクスポートすることが可能です。 

  

以下に手順をご案内いたします。 

  

 

フルアクセス許可を付与する手順 

  1. 管理者ユーザーにて Exchange 管理センター (https://outlook.office.com/ecp) へサインインします。
  2. 表示された Exchange 管理センターにて、[受信者] - [メールボックス] をクリックします。
  3. 該当のユーザーメールボックスをダブルクリックします。
  4. 表示されたユーザー メールボックスの詳細にて、画面左の [メールボックスの委任] をクリックします。
  5. [フル アクセス許可] にて、[＋] アイコン (追加) をクリックします。
  6. [フル アクセスの選択] にて、権限を付与する管理者を選択し、[追加] - [OK] をクリックします。
  7. ユーザーが追加されていることを確認し、[保存] をクリックします。

  

該当のメールボックスが Outlook クライアント上に表示されましたら、以下の手順にて PST ファイルにエクスポートします。 

  

 

アーカイブメールボックスのデータのみエクスポートする手順 

  1. Outlook を管理者にて起動します。
  2. [ファイル] タブから [開く/エクスポート] > [インポート/エクスポート] をクリックします。
  3. [ファイルにエクスポート] を選択し [次へ] をクリックします。
  4. [Outlook データ ファイル (.pst)] を選択し [次へ] をクリックします。
  5. [エクスポートするフォルダ] を 該当のユーザーの [オンラインアーカイブ - 表示名] を選択し [サブフォルダを含む] にチェックを入れ、[次へ] をクリックします。
  6. [参照] をクリックし、任意の出力するフォルダーを選択し、ファイル名は任意で変更し、[OK] をクリックします。
  7. [完了] をクリックし [OK] をクリックします。

※パスワードは空欄のままでも問題ありません。 

  

 

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