今回は、既存のメールボックスで利用していたメールデータを新規で作成したメールボックスに移行する方法として、Outlook クライアントを利用したデータ移行操作についてご紹介したいと思います。
前提として、既存のメールボックスと新規で作成したメールボックスをOutlookクライアントにアカウントとして登録しておく必要があります。
また、既定ではキャッシュの保持期間である 12か月分のデータのみエクスポートされる動作のため、事前に Exchange キャッシュ モードをオフに変更しておく必要があります。
エクスポートされるデータ
重要: Exchange キャッシュ モードを使用している場合、Outlook は現在のキャッシュ内のアイテムのみをエクスポートします。 既定では、キャッシュには、過去 12 か月間のアイテムが含まれています。 過去 12 か月より前のデータをエクスポートするには、まず Exchange キャッシュ モードをオフにします。
以下に手順をご案内します。
Exchange キャッシュモードの設定を変更する手順
- Outlookクライアントを起動します。
- 画面左上の[ファイル] をクリックします。
- [アカウント設定] - [アカウント設定]の順にクリックします。
- 別途[電子メールアカウント] の画面が表示されますので、[電子メール] タブに表示されているメールアドレスをダブルクリックします。
- [サーバー設定]の画面にて、[Exchangeキャッシュモードを使う] チェックボタンのチェックを外し、[次へ] をクリックします。
- [変更を有効にするには、Outlookを再起動する必要があります。]の画面が表示されましたら、[OK] をクリックします。
- [完了] - [閉じる]の順にクリックし、Outlookクライアントを再起動します。
※ 上記手順にて再起動後、Outlook クライアントはオンラインモードとして起動します。
※ キャッシュモードに戻す場合は、[Exchangeキャッシュモードを使う] チェックボタンにチェックを入れます。
既存のユーザのメールデータを PST ファイルをエクスポートする
- Office クライアントを起動します。
- 画面上部の [ファイル] - [開く / エクスポート] - [インポート / エクスポート] をクリックします。
- [ファイルにエクスポート] - [次へ] をクリックします。
- [Outlook データ ファイル (.pst)] を選択し、[次へ] をクリックします。
- [エクスポートするフォルダー] にて該当のメールボックスのメールアドレスをクリックし [サブフォルダ-を含む] にチェックを入れ [次へ] をクリックします。
※ サブフォルダーも含め、移行したい場合は [サブフォルダ-を含む] にチェックを入れます
- [参照] をクリックし、デスクトップなどエクスポートする場所を指定します。
- 任意のオプションを選択して、[完了] をクリックします。
- パスワードの入力画面が表示されるため、必要であれば [パスワード]、[パスワードの確認] 欄を入力し、必要ない場合は空欄のまま [OK] をクリックします。
- 項番 6 で任意で指定した場所に、PST ファイルが作成されていることを確認します。
新規のユーザに PST ファイルをインポートする
＜事前準備＞
既定ではキャッシュの保持期間である 12か月分のデータのみ表示される動作のため、事前に Exchange キャッシュ モードをオフに変更します。
- 別ユーザーのOutook 画面を起動する
- [ファイル] - [開く / エクスポート] - [インポート / エクスポート] をクリック
- [他のプログラムまたはファイルからのインポート] を選択し、[次へ] をクリック
- [Outlook データ ファイル (.pst)] を選択し、[次へ] をクリック
- [参照] をクリックしインポートする .pst ファイルを選択し、[オプション] で処理方法を選択、[次へ] をクリック
- パスワードが割り当てられている場合は、パスワードを入力し、[OK] をクリック
- [現在のフォルダーにアイテムをインポートする] を選択し [完了] をクリック
※ インポート完了後、Outlook のキャッシュの保持期限の設定は ご利用環境に合わせご利用ください。
なお、既存のユーザーで訴訟ホールドなどの保持機能を有効化している場合は、回復可能なアイテム領域にアイテムが保持されていますが、Outlook クライアントによるPSTファイルのエクスポートの場合は、回復可能なアイテム領域のアイテムはエクスポートすることができません。
また、アーカイブメールボックスに格納されているアイテムもエクスポートすることができません。
その場合は、[コンテンツの検索]の機能を利用してPSTファイルにエクスポートすることで両方のメールデータをエクスポートできますので、以下の記事をご参考としていただけますと幸いです。
※Outlookクライアントを利用していない場合にも、[コンテンツの検索]を利用することでPSTファイルのエクスポートができます。
なお、インポートについては、Outlookクライアントでの実施で問題ありません。
Outlookクライアントを利用していない場合は、以下のインポートサービスでもインポートが可能です。
ただし、手順がかなり複雑なため、Outlookクライアントの方法のほうが効率がいいと思います。
