社畜の所業

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Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

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【Microsoft365参考書】Outlookにてメールデータを移行するには?

今回は、既存のメールボックスで利用していたメールデータを新規で作成したメールボックスに移行する方法として、Outlook クライアントを利用したデータ移行操作についてご紹介したいと思います。

 

前提として、既存のメールボックスと新規で作成したメールボックスOutlookクライアントにアカウントとして登録しておく必要があります。

 

また、既定ではキャッシュの保持期間である 12か月分のデータのみエクスポートされる動作のため、事前に Exchange キャッシュ モードをオフに変更しておく必要があります。

 

support.office.com

 

エクスポートされるデータ 

重要: Exchange キャッシュ モードを使用している場合、Outlook は現在のキャッシュ内のアイテムのみをエクスポートします。 既定では、キャッシュには、過去 12 か月間のアイテムが含まれています。 過去 12 か月より前のデータをエクスポートするには、まず Exchange キャッシュ モードをオフにします。 

 

 以下に手順をご案内します。

 

 

 

Exchange キャッシュモードの設定を変更する手順

  1. Outlookクライアントを起動します。 
  2. 画面左上の[ファイル] をクリックします。 
  3. [アカウント設定] - [アカウント設定]の順にクリックします。
  4. 別途[電子メールアカウント] の画面が表示されますので、[電子メール] タブに表示されているメールアドレスをダブルクリックします。 
  5. [サーバー設定]の画面にて、[Exchangeキャッシュモードを使う] チェックボタンのチェックを外し、[次へ] をクリックします。 
  6. [変更を有効にするには、Outlookを再起動する必要があります。]の画面が表示されましたら、[OK] をクリックします。 
  7. [完了] - [閉じる]の順にクリックし、Outlookクライアントを再起動します。 

  

 上記手順にて再起動後、Outlook クライアントはオンラインモードとして起動します。 

キャッシュモードに戻す場合は、[Exchangeキャッシュモードを使う] チェックボタンにチェックを入れます。 

 

 

 

 既存のユーザのメールデータを PST ファイルをエクスポートする 

  1. Office クライアントを起動します。
  2. 画面上部の [ファイル] - [開く / エクスポート] - [インポート / エクスポート] をクリックします。
  3. [ファイルにエクスポート] - [次へ] をクリックします。
  4. [Outlook データ ファイル (.pst)] を選択し、[次へ] をクリックします。
  5. [エクスポートするフォルダー] にて該当のメールボックスのメールアドレスをクリックし [サブフォルダ-を含む] にチェックを入れ [次へ] をクリックします。

    ※ サブフォルダーも含め、移行したい場合は [サブフォルダ-を含む] にチェックを入れます 

  1. [参照] をクリックし、デスクトップなどエクスポートする場所を指定します。
  2. 任意のオプションを選択して、[完了] をクリックします。
  3. パスワードの入力画面が表示されるため、必要であれば [パスワード]、[パスワードの確認] 欄を入力し、必要ない場合は空欄のまま [OK] をクリックします。
  4. 項番 6 で任意で指定した場所に、PST ファイルが作成されていることを確認します。

 

 

  

 

新規のユーザに PST ファイルをインポートする 

<事前準備> 

既定ではキャッシュの保持期間である 12か月分のデータのみ表示される動作のため、事前に Exchange キャッシュ モードをオフに変更します。 

  

  1. 別ユーザーのOutook 画面を起動する
  2. [ファイル] - [開く / エクスポート] - [インポート / エクスポート] をクリック
  3. [他のプログラムまたはファイルからのインポート] を選択し、[次へ] をクリック
  4. [Outlook データ ファイル (.pst)] を選択し、[次へ] をクリック
  5. [参照] をクリックしインポートする .pst ファイルを選択し、[オプション] で処理方法を選択、[次へ] をクリック
  6. パスワードが割り当てられている場合は、パスワードを入力し、[OK] をクリック
  7. [現在のフォルダーにアイテムをインポートする] を選択し [完了] をクリック

  

※ インポート完了後、Outlook のキャッシュの保持期限の設定は ご利用環境に合わせご利用ください。 

  

なお、既存のユーザーで訴訟ホールドなどの保持機能を有効化している場合は、回復可能なアイテム領域にアイテムが保持されていますが、Outlook クライアントによるPSTファイルのエクスポートの場合は、回復可能なアイテム領域のアイテムはエクスポートすることができません。

 

また、アーカイブメールボックスに格納されているアイテムもエクスポートすることができません。

 

その場合は、[コンテンツの検索]の機能を利用してPSTファイルにエクスポートすることで両方のメールデータをエクスポートできますので、以下の記事をご参考としていただけますと幸いです。

Outlookクライアントを利用していない場合にも、[コンテンツの検索]を利用することでPSTファイルのエクスポートができます。

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

なお、インポートについては、Outlookクライアントでの実施で問題ありません。

 

Outlookクライアントを利用していない場合は、以下のインポートサービスでもインポートが可能です。

ただし、手順がかなり複雑なため、Outlookクライアントの方法のほうが効率がいいと思います。

 

it-bibouroku.hateblo.jp