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- PSTファイルインポートの[キャッシュモード] [オンラインモード]の違い
- [オンライン アーカイブ] への PST インポートについて
- PST ファイルのインポートの流れ
- PST ファイルをインポート時に OST ファイルの最大サイズ 50 GB を超過する場合
- PST ファイルをインポート時にメールボックスの最大サイズ 100 GB を超過する場合
- PST ファイルのエクスポート時に 50GBを超えた場合の回避策
PSTファイルインポートの[キャッシュモード] [オンラインモード]の違い
PST ファイルのインポートには、[キャッシュモード]、[オンラインモード] で以下のような違いがあります。
エクスポートでは差がありません。
メールボックスにおいて、[キャッシュモード] 利用の場合、バックグラウンド処理になりますが、[オンラインモード] はフォアグラウンド処理になります。
[キャッシュモード] の場合は、ローカルキャッシュ ファイルの OST ファイルへアイテムがまずインポートされ、その後バックグラウンドで Exchange Online 上のメールボックスへアップロードされます。
バックグラウンド処理であるため、アップロード処理中でもユーザーは Outlook で通常のメール処理を続行できます。
また、アップロード中に Outlook を終了した場合、再起動した際に残りのアイテムのアップロード処理が再開されます。
[オンラインモード] の場合は上記とは異なり、OST ファイルは無いため、直接インポートしたアイテムをネットワーク経由で Exchange Online 上のメールボックスへ書き込みます。
この処理はフォアグラウンド処理であるため、インポート処理が完了するまではユーザーは他の操作は一切できなくなり、待つ必要があります。
そのため、一度に PST 全体をインポートすると、アイテムが多い場合はユーザーが待たなければならない時間も増大するため、サブフォルダー数回分に分けてインポートすることもご検討ください。
フォアグラウンド処理であるため、インポート処理は [キャンセル] ボタンでキャンセルした場合は再開機能はありません。キャンセル時点までに書き込んだアイテムのみがメールボックスに存在する形となります。
[オンライン アーカイブ] への PST インポートについて
[オンラインアーカイブ (アーカイブメールボックス)] へのインポートは、バックグラウンドではなく、フォアグラウンドの処理となりますため、インポート中はメールが利用できない状況となります。
[オンライン アーカイブ] には、機能上、OST ファイルという概念が無いためです。
PST ファイルのインポートの流れ
pst ファイルをインポートする場合以下の流れとなります。
1. ローカル キャッシュファイルの OST ファイルへアイテムがまずインポートされます。
2. その後バックグラウンドの同期処理によって Exchange Online 上のメールボックスへアップロードされます。
バックグラウンド処理であるため、アップロード処理中でもユーザーは Outlook で通常のメール処理を続行できます。
また、アップロード中に Outlook を終了した場合、再起動した際に残りのアイテムのアップロード処理が再開されます。
また、.pst ファイルのインポート中止は、インポート時に表示されるフォルダからフォルダへとファイルが移動するアニメーションのポップアップ画面にて、[キャンセル] ボタンを押すことで、データのインポートは停止できます。
この時点で [キャンセル] できなかった場合、インポートそのものを停止することはできません。
PC を完全シャットダウンしても同期が継続されます。
PST ファイルをインポート時に OST ファイルの最大サイズ 50 GB を超過する場合
既定では OST/PST ファイルの最大サイズは 50 GB です。
PSTファイルエクスポートも 1 つの PST ファイルのサイズは 50GBが上限となります。
PST ファイルをインポートする際に OST ファイルが 50 GB を超過しなければインポートすること自体は可能です。
もし、PST ファイルのインポート時に OST ファイルが 50 GB を超過する場合は、OST ファイル最大サイズ超過時に表示される以下のメッセージが表示されます。
<メッセージ>
「Outlook データファイル <OST ファイルのパス> は最大サイズに達しました。このファイル内のデータ量を減らすには、不要なアイテムを完全に削除してください。」
最大サイズに達しておりこれ以上は OST に書き込みできないことから、当該エラーによってインポート自体が中断されることが想定されます。
なお OST ファイルの最大サイズに達した場合、以下のような動作となります。
・既に受信したデータは表示できるが、それ以降のメールを受信できない。
・メッセージを送信できない (送信トレイにたまる)。
・アイテムのコピーや移動ができない。
Shift + Delete キーでアイテムを削除して OST ファイルのサイズを小さくすると、通常通り利用できるようになります。
PST ファイルをインポート時にメールボックスの最大サイズ 100 GB を超過する場合
PST ファイルのインポート時にメールボックスの容量 100 GB を超過するシナリオは、以下のような設定で利用している際に発生します。
<前提>
・Exchange Online 上のメールボックスのサイズが 100 GB 近い状況
・Outlook 側では以下の設定で、メールボックスのアイテムのうち一定期間のメールのみを OST ファイルに同期するようにしている
1. [ファイル]-[アカウント設定]-[アカウント設定]-[メール] タブで自分のアドレスをダブルクリックします。
2. [過去のメールをダウンロード] のスライダー にて [1 カ月] や [3 カ月] など比較的短い期間を選択します。
選択した期間の分のメールだけが、OST ファイルにキャッシュされます。
もし、[過去のメールをダウンロード] が [すべて] や [5 年] などになっているとメールボックスから当該期間のメールが OST ファイルにキャッシュされます。
メールボックスのサイズが 100 GB 近い状況の場合、長い期間が設定されていると OST のサイズが 50 GB に近い状況になる可能性もありえます。
そうなると上記のとおり OST ファイルに PST ファイルのアイテムをインポートすること自体ができなくなるため、まず上述の状況が発生することになります。
例えば上記設定を [1 カ月] で利用している場合は OST ファイルのサイズはさほど大きくない状況になっていると考えられます。
この状況下なら PST ファイルを OST ファイルへインポートできますが、インポート後に OST ファイルからバックグラウンドでメールボックスへ同期される際に、メールボックス側のサイズ超過に直面します。
この時、OST ファイルへは問題無くインポート完了するため、特にエラー メッセージは表示されません。
Outlook はバックグラウンドでインポートされたアイテムをメールボックスへアップロードしようとしますが、メールボックス側ではサイズが超過しているためすべてのアイテムはアップロードされません。
OST ファイルとメールボックスの同期はフォルダー単位で実施されるため、インポート後にインポートした各フォルダーを開くと Outlook の右下に以下のようなメッセージが表示されます。
「このフォルダーは更新されていません。」
「このフォルダーの最終更新時刻は <時刻> です。」
「このフォルダーの最終更新日は <日付> です。」
同期されていない各フォルダーを開いて、リボンより [送受信]-[フォルダーの更新] をクリックすると当該フォルダーを手動で同期できますが、この場合は肝心のメールボックス側のサイズ削減が実施されていないため、アップロードを完了できず以下のようなメッセージが表示されます。
「メッセージ ストアのサイズが最大サイズに達しました。このメッセージ ストア内のデータ量を減らすには、必要でないアイテムを選択して、Shift + Del キーを使って完全に削除してください。」
この場合はインポートしたアイテムは OST にしかない状態であるため、Outlook on the web (ブラウザー版 Outlook、Ootw) で当該フォルダーを参照するとインポートしたアイテムが一部あるいはすべて表示されません。
よってこの時点で OST ファイルを再作成してしまうと一部の同期できなかったアイテムは消失してしまいます (メールボックス側のサイズを減らしてから再度インポート・アップロードは可能です)。
このような状況の対処としてはまず、Ootw を開いてメールボックス側の不要なアイテムを削除するかオンライン アーカイブへ移動するかによってメールボックスのサイズを減らす必要があります。
十分にメールボックス側の空き容量が確保された後に Outlook を起動すると、同期が完了していなかったフォルダーは順次自動でバックグラウンドでアップロードが再開されます。
この時は各フォルダーを開くと Outlook の右下に以下のようなメッセージが表示されます。
「<フォルダー名> を更新しています。」
「このフォルダーは最新の状態です。」
「すべてのフォルダーが最新の状態です。」 ※いずれかのフォルダーでこのメッセージが表示されるとすべてのフォルダーの同期が完了したことになります。
PST ファイルのエクスポート時に 50GBを超えた場合の回避策
補足となりますが、PST ファイルが 50 GB を超えてしまった場合にエクスポートする方法として、期間を指定する方法があります。
期間指定してメールデータをエクスポートする方法
1. Outlook クライアントを起動
2. [ファイル] - [開く / エクスポート] - [インポート / エクスポート] をクリック
3. [ファイルにエクスポート] を選択し [次へ] をクリック
4. [Outlook データファイル (.pst)] を選択し [次へ] をクリック
5. [フィルター] - [高度な検索] タブをクリックし、[フィールド] より、[日時フィールド] - [受信日時] を選択
6. [条件] にて [次の値の間] を選択
7. [値] にエクスポートする期間を "and" を入れて指定する (例) 2020/1/1 and 2020/12/31
※ 日付と and の間には半角スペースが必要です。
8. [OK] をクリックし、[以下で指定した検索条件を一覧に追加しますか？] と表示されたら [はい] をクリック
9. エクスポートするフォルダーを選択し [次へ] をクリック
10. [参照] をクリックし、エクスポートするファイルを選択、または新規ファイル名を入力、作成し [OK] をクリック
11. [Outlook データファイルのエクスポート] 画面で [完了] をクリック
