自動応答メッセージとは？
Exchange Online（Microsoft 365 のメールサービス）に搭載されている “自動応答” は、
不在時・長期休暇・部署移動・問い合わせ受付などで、自動的に返信メールを送る機能 です。
なお、メッセージは自動で設定されるものではなく、任意のメッセージを設定することが可能です。
利用シーンの例
- 長期休暇中の「不在通知」
- 業務時間外の「営業時間外の自動返信」
- サポート窓口の「お問い合わせ受付返信」
- 異動時の「担当者変更お知らせ」
ユーザーにて自動応答の設定を確認する場合
ExchangeOnlineの自動応答は、Outlookクライアント、または、Outlook on the web のいずれかで設定が可能です。
Outlook クライアントで確認する場合
1. Outlook クライアントを開きます。
2. [ファイル] をクリックし、[自動応答] をクリックします。
3. [自分の所属組織内] および、[自分の所属組織外] のタブをクリックすることで設定している自動応答の内容を確認することができます。
※ [自分の所属組織内] が内部ユーザーに返す自動応答、[自分の所属組織外] が外部ユーザーに返す自動応答です。
Outlook on the web で確認する場合
1. Outlook on the web を開きます。
2. 右上の歯車アイコン (設定) をクリックします。
3. 左メニューの [アカウント] > [自動応答] をクリックします。
4. [組織内に自動応答を送信する] および [組織外に自動応答を送信する] の項目から自動応答の内容を確認することができます。
※ [自動応答は有効] が有効である必要があります。
※ [組織外に自動応答を送信する] にチェックが入っている必要があります。
管理者にて自動応答の設定を確認する場合
管理者でユーザーの自動応答の設定を確認する場合、Powershellのコマンドレットを実行することで可能です。
以下の記事をもとに管理者アカウントにて Exchange Online に接続してから実行してください。
ユーザー単位で取得する場合
<構文>
Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity "対象のメールボックスのメールアドレス" | select AutoReplyState,StartTime,EndTime,InternalMessage,ExternalMessage,ExternalAudience | Export-CSV -Encoding UTF8 -Path <ファイルパス\ファイル名>.csv -NoTypeInformation
<実行例>
Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity User01@contoso.com | select AutoReplyState,StartTime,EndTime,InternalMessage,ExternalMessage,ExternalAudience | Export-CSV -Encoding UTF8 -Path C:\temp\AutoReply.csv -NoTypeInformation
すべてのユーザーメールボックスの自動応答の設定を取得する場合
<構文>
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails UserMailbox | foreach {Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $_.PrimarySmtpAddress} | select Identity,AutoReplyState,StartTime,EndTime,InternalMessage,ExternalMessage,ExternalAudience | Export-CSV -Encoding UTF8 -Path <ファイルパス\ファイル名>.csv -NoTypeInformation
<実行例>
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails UserMailbox | foreach {Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $_.PrimarySmtpAddress} | select Identity,AutoReplyState,StartTime,EndTime,InternalMessage,ExternalMessage,ExternalAudience | Export-CSV -Encoding UTF8 -Path C:\temp\AutoReplyAll.csv -NoTypeInformation
<出力結果>
Identity : ユーザーの Identity の値
AutoReplyState = 自動応答の有効 (Enabled)、無効 (Disabled)、および日時指定で有効 (Scheduled)
StartTime = 日時指定で有効の場合、自動応答が動作する開始日時
EndTime = 日時指定で有効の場合、自動応答を終了する日時
※ StartTime と EndTime は AutoReplyState が Scheduled を指定した場合のみ動作します。
InternalMessage = 組織内の差出人に対し、送信されるメッセージ内容
ExternalMessage = 組織外の差出人に対し、送信されるメッセージ内容
ExternalAudience = 組織外の差出人に自動応答メッセージを送信するか否かの設定状況
[組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する] が無効の状態 = None
[連絡先に限り応答を送信する] = Known
[組織外のすべての差出人に自動応答を送信する] = All
※ "InternalMessage" と "ExternalMessage" の値から自動応答の内容を確認することができます。
