アイテム保持ポリシーで[Microsoft 365 グループメールボックスとMicrosoft365グループサイト] を指定した場合はグループ メールボックスと SharePoint チーム サイトの両方のアイテムが対象となります。
アイテム保持ポリシーをグループメールボックスに対してのみ対象とする場合、Windows PowerShell コマンドレットにて、Applications パラメーターで "Group:Exchange" と指定することで可能です。
SharePoint サイトのみを対象とする場合は Group:SharePointと指定することで可能です。
以下に手順をご紹介します。
PowerShell にてセキュリティ/コンプライアンス センター に接続してから実行します。
1. Microsoft 365 グループメールボックスを対象とした新規ポリシーを作成します。
[構文]
New-RetentionCompliancePolicy -Name "<保持ポリシー名>" -ModernGroupLocation "<対象とする Microsoft365グループ>" -Applications Group:Exchange
[実行例]
New-RetentionCompliancePolicy -Name "M365Group" -ModernGroupLocation "M365Group@contoso.com" -Applications Group:Exchange
ModernGroupLocation を [All] とすることですべての Microsoft 365 グループを対象とすることができます。
2. ポリシーの保持設定 (ルール) を作成します。
上記にて作成したポリシーに保持ルールを設定します。
[構文]
New-RetentionComplianceRule -Name "<保持ルール名>" -Policy "<上記で作成した保持ルールを適用するポリシー名>" -RetentionComplianceAction "<設定する動作>" -RetentionDuration "<保持期間>"
[実行例]
New-RetentionComplianceRule -Name "M365Group" -Policy "M365Group" -RetentionComplianceAction Keep -RetentionDuration 365
※ 保持期間を無期限に指定する場合は、-RetentionComplianceAction パラメータを削除し、[RetentionDuration] パラメータを Unlimited と指定します。
削除の動作を設定する場合は、RetentionComplianceAction オプションを使用します。
RetentionComplianceAction について
- 何もしない : Keep
- アイテムを自動的に削除する : KeepAndDelete
- 特定の期間が経過したときのみアイテムを削除 : Delete
「アイテムを自動的に削除する」とした場合の動作について
受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域、および削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムは期間経過後に自動で削除される動作となります。
※ 保持期間を経過したアイテムは、削除済みフォルダーに移動されていなくてもメールボックスから自動削除されます。
なお、期間経過後に受信トレイや送信済みアイテムフォルダー (プライマリ領域) から自動削除されたアイテムは回復可能なアイテムフォルダーに移動し、一定期間 (既定 14 日) 経過した後 完全削除されます。
「何もしない」とした場合の動作について
受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域のアイテムは自動では削除されません。
削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムのみ期間経過後に自動で削除される動作となります。
※ 回復可能なアイテム領域に移動してから、既定の14日経過後に削除されます。
"特定の期間が経過したときのみアイテムを削除" の動作について
保持機能を有効にせずに、受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域、および削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムは期間経過後に自動で削除される動作となります。
※回復可能なアイテム領域に移動してから、既定の14日経過後に削除されます。
3. 設定内容を確認します
[構文]
Get-RetentionCompliancePolicy -DistributionDetail | Export-CSV -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path <ファイルパス\ファイル名>.csv
[実行例]
Get-RetentionCompliancePolicy -DistributionDetail | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path C:\Temp\RetentionCompliancePolicy.csv
[取得結果例]
Applications : Group:Exchange
Name : アイテム保持ポリシー名
Microsoft Purview の画面上では、Group:Exchange が指定されていることを確認することができません。
アイテム保持ポリシーについて以下の記事でご紹介しておりますので参考としてくださいね。