Exchange管理センターのアイテム保持ポリシーにより、保持タグで指定した期間が経過したアイテムをアーカイブメールボックスへの移動や削除することが可能です。
アーカイブメールボックスのフォルダに対して削除の保持タグが設定可能かについてご紹介していきたいと思います。
アーカイブメールボックスに対して削除の保持タグは設定できるか？
アーカイブメールボックスのフォルダーの保持ポリシー(保持タグ) は、プライマリメールボックスの同名、同階層のフォルダーのポリシーを継承する動作となるため、受信トレイフォルダ―などのメールボックス作成時に最初から用意されている既定のフォルダ―については、削除を行う個人タグは適用できません。
そのため、削除を行う既定タグ (DPT) を新たに作成するか、既定のフォルダ―に対する保持タグ (RPT) による削除タグを作成し、該当のアイテム保持ポリシーへ追加することでアーカイブメールボックスのフォルダに対しても削除をおこなうように設定が可能です。
なお、プライマリメールボックスとアーカイブメールボックス、双方で異なる保持タグを適用することは出来ないため、プライマリメールボックスのフォルダについてもアイテムが削除される動作となることをご留意ください。
アーカイブメールボックスに個人タグの設定が可能かについて確認したところ、動作上、各フォルダごとにOutlook on the web や Outlook クライアントから個人タグ(削除タグ)の割り当てはできました。
しかしながら、アーカイブ メールボックスに対してプライマリメールボックスとは別のアイテム保持ポリシーを適用することは出来ない動作であるため、プライマリ メールボックスとアーカイブ メールボックスには同じアイテム保持ポリシーが適用される動作となります。
例として、受信トレイに対して一定期間経過後に削除する既定フォルダータグを作成し、アイテム保持ポリシーに追加した場合、ユーザーのプライマリメールボックスおよび、アーカイブメールボックス双方の受信トレイが対象となります。
アーカイブメールボックスにのみ一定期間経過後に削除する動作をご希望される場合、アーカイブメールボックスのフォルダ名を変更し、[個人タグ] の構成にて実現が可能です。
アーカイブメールボックスのフォルダーに対してユーザーにて手動で個人タグを設定します。
この場合の留意点といたしまして、プライマリ メールボックスに名前が同じでタグが異なるフォルダーが存在する場合、アーカイブメールボックス内のそのフォルダーの個人タグがプライマリメールボックスのタグに合わせて変更される動作となります。
例として、ユーザーはプライマリ メールボックスに Project Contoso という名前のフォルダーを持ち、削除 - 3 年タグを設定し Project Contoso フォルダーもアーカイブ メールボックスに存在します。
ユーザーが削除 - 1 年の個人用タグをアーカイブメールボックスの Project Contoso フォルダーに適用した場合、アーカイブメールボックスの Project Contoso フォルダーは Delete - 3 Years タグに戻る動作となります。
そのため、アーカイブメールボックスのフォルダーに対して一定期間経過後に削除する動作とする場合は、プライマリメールボックスのフォルダーと異なるフォルダー名とすることで可能となります。
また、非アクティブなメールボックスに対してアイテム保持ポリシーが適用されるかについてもご紹介していきたいと思います。
非アクティブなメールボックスでアイテム保持ポリシーは動作するか？
非アクティブなメールボックスに変換すると、Exchnage 管理センターのアイテム保持ポリシーの動作のうち、アーカイブメールボックスに移動するタグは動作しなくなります。
ただし、削除するポリシーは引き続き動作しますので、非アクティブなメールボックスに対して削除する保持ポリシーを設定している場合は、指定した期間経過したアイテムは削除される動作となります。