社畜の所業

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Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】アイテム保持ポリシーについて解説

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今回はアイテム保持ポリシーについて解説します。

よろしくお願いいたします

Exchange Online では、アイテム保持ポリシー [Default MRM Policy] がメールボックスに既定で割り当てられる動作であり、一定期間経過したアイテムの削除や移動が自動で行なわれます。 

 

ユーザー作成時には、アイテム保持ポリシー [Default MRM Policy] がメールボックスに既定で割り当てられる動作であり、一定期間経過したアイテムの削除や移動が自動で行なわれます。 

  

また、任意の保持タグを含めたアイテム保持ポリシーを別途作成することで、[Default MRM Policy] 以外のアイテム保持ポリシーをユーザーに割り当てる運用が可能です。 

  

アイテム保持ポリシーに含まれている保持タグの種類については、メールボックス全体に動作する [既定タグ(DPT)]、既定のフォルダーにのみ動作する [既定フォルダータグ (RPT)]、ユーザー自身でフォルダに割り当てる [個人タグ] があります。 

 

[個人タグ] の動作の割り当てについては、ユーザー自身で任意のフォルダーに割り当てを行わない限り、適用はされません。 

 

 

 

[Default MRM Policy] に含まれている保持タグについて 

  

[ 種類:既定タグ (メールボックス全体に自動的に適用する) ] 

Default 2 year move to archive 2 年経過したアイテムはアーカイブに移動されます。 

※ インプレースアーカイブ機能が無効の場合は、アーカイブへ移動されるアイテム保持ポリシーは動作いたしません。 

  

[ 種類:RPT タグ (既定のフォルダーに自動的に適用する) ] 

Junk Email (迷惑メールフォルダー内アイテムに適用) 30 日経過したアイテムは回復可能領域に移動します。 

Recoverable Items 14 days move to archive (回復可能なアイテムフォルダーに適用) : 回復可能領域に移動後 14 日経過したアイテムは、アーカイブの回復可能領域に移動します。 

アーカイブの回復可能領域に格納され、14日経過すると自動削除されます。 

アーカイブが有効でない場合は、プライマリメールボックスで14日経過後に削除される。

 

現在の動作としては、回復可能なアイテム領域に1日経過後に移動するようになっています。

 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

 

[ 種類:個人タグ ] 

1 Month Delete 30 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される) 

1 Week Delete  7 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される) 

1 Year Delete  365 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される) 

5 Year Delete  1825 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される) 

6 Month Delete 180 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される) 

Never Delete   : 削除しない (アイテム保持ポリシーによる削除を行わない) 

Personal 1 year move to archive  365 日経過したアイテムはアーカイブに移動する。 

Personal 5 year move to archive  1825 日経過したアイテムはアーカイブに移動する。 

Personal never move to archive   アーカイブへ移動しない (アイテム保持ポリシーによるアーカイブへの移動を行わない) 

 

 

 

■ 保持タグの種類について 

[既定タグ (DPT)] 

メールボックス内の全フォルダーへ自動的に適用されます。 

アーカイブへ移動アクションの既定タグと削除アクションの既定タグは、1 つのアイテム保持ポリシーにそれぞれ 1 つずつまで登録することが可能です。 

なお、フォルダーにアクションが同じ既定フォルダータグや個人タグが適用されている場合は、既定フォルダータグ・個人タグの動作が優先されます。 

  

[既定フォルダータグ (RPT)] 

受信トレイや削除済みアイテムフォルダーなどの、既定で作成されているフォルダーに自動的に適用されます。 

  

[個人タグ] 

ユーザー自身が手動で設定したフォルダーおよびアイテムに適用されます。自動では適用されないため、Outlook クライアントや Outlook on the web からフォルダに適用していただく必要がございます。 

※ アクションが同じ既定タグ・既定フォルダータグ が適用されている場合であっても、個人タグの設定が優先されます。 

  

優先度をまとめると以下のとおりです。 

 

個人タグ > 既定フォルダタグ > 既定タグ 

 

なお、アイテムの移動や削除が行われるタイミングとしては、有効期限が切れた後に管理フォルダーアシスタントが走査したタイミングで削除が行われます。 

 

保持タグの設定変更につきましても、管理フォルダーアシスタントが走査したタイミングで変更となります。 

  

"管理フォルダーアシスタント" についてご紹介させていただきます。 

  

<管理フォルダーアシスタントについて> 

管理フォルダーアシスタントは、アイテム保持ポリシーに構成されたメッセージ保持設定を適用する Microsoft Exchange メールボックス アシスタントです。 

この機能がワークサイクル (最大 7 ) 1 度処理を行う事により、アイテム保持ポリシーによる保持タグの適用や、アイテムの移動・削除が行われます。 

※最大で7日であるため、1日などワークサイクルが短い場合もございます。 

  

設定や変更されたアイテム保持ポリシーは、"管理フォルダーアシスタント" が動作したタイミングで設定が反映され、内容にしたがいアイテムの処理が実行されます。 

また、管理フォルダーアシスタントの自動動作の対象となるためには、現在のメールボックスの使用容量が 10 MBを超えたメールボックスが対象となります。 

  

そのため、使用容量が 10MB 未満のメールボックスへ管理フォルダーアシスタントを実行する場合や、管理フォルダーアシスタントの自動動作 (ワークサイクル) を待たずに、変更を行ったアイテム保持ポリシーの設定を反映させる場合などには、PowerShell にて手動で管理フォルダーアシスタントを実行することが可能です。 

 

 

 

1. メールボックス単位で管理フォルダーアシスタントを走査させるコマンド 

[構文] 

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <対象のメールアドレス> 

  

[実行例] 

Start-ManagedFolderAssistant -Identity User001@contoso.com 

  

  

2. 全メールボックスに対し、管理フォルダーアシスタントを走査させるコマンド 

下記の 2 つのコマンドを順番に実行してください。 

  

[実行コマンド 1] 

$Temp=Get-Mailbox -ResultSize Unlimited 

  

[実行コマンド 2] 

$Temp|foreach {start-managedfolderassistant $_.identity}