送信済みアイテムを定期的に削除する方法についてですが、Exchange 管理センターのアイテム保持ポリシーにて、[送信済みアイテム] フォルダを対象とした削除の RPT タグ (既定フォルダータグ) を作成し、ユーザーに割り当てられているアイテム保持ポリシーに追加することで可能です。
なお、既定では、[Default MRM Policy] のアイテム保持ポリシーが全ユーザーに割り当てられてますので、[Default MRM Policy] に作成した [送信済みアイテム] フォルダを対象とした削除の RPT タグを追加することで、全ユーザーに対して作成日を起算日として指定した日時が経過したアイテムを管理フォルダアシスタントが動作したタイミングで削除する動作となります。
管理フォルダーアシスタントは、ワークサイクル (最大 7 日) に 1 度処理を行う事により、アイテム保持ポリシーによる保持タグの適用や、アイテムの移動・削除が行われます。
※最大で 7 日であるため、1 日から 7 日でランダムで動作するものとご認識ください。
そのため、削除の RPT タグにて、作成日を起算日として指定した日時を経過してから、最大で 7 日で管理フォルダアシスタントが動作したタイミングで削除されることをご留意ください。
※ 例 : 期間を 1 日で指定した場合、1 日 + 7 日の最大で 8 日後に削除されます。
以下に手順をご案内いたしますので、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
1. 保持タグの作成について
- 管理者アカウントにて Microsoft365 管理センターへサインインし、[管理センター] > [Exchange] をクリックします。
※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。
- Exchange 管理センターより、[コンプライアンス管理] をクリックします。
- [保持タグ] をクリックします。
- [+] をクリックします。
- [既定のフォルダに自動的に適用する] を選択します。
- 以下の内容で設定を行います。
- 名前 : 任意の名前を入力します
-次のフォルダにこのタグを適用する : 送信済みアイテム
- 保持アクション : -
[削除して回復を許可する] : 該当メールボックスより削除が行われ、ユーザーから確認可能な回復可能領域に一定期間(既定では 14 日間) 保管が行われます。
[完全に削除する] : 該当メールボックスより削除が行われ、ユーザーからは確認を行えない回復可能領域に一定期間(既定では 14 日間) 保管が行われます。
-保持期間 : アイテムの保管日数が次の期間(単位:日)に達したとき : 1 ～ 24855 まで指定可能です。
- [保存] をクリックします。
2．項番 1 で作成した [保持タグ] を [Default MRM Policy] に設定します
2-1. 管理者アカウントにて Microsoft365 管理センターへサインインし、[管理センター] > [Exchange] をクリックします。
※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。
2-2. Exchange 管理センターより、[コンプライアンス管理] をクリックし、[アイテム保持ポリシー] をクリックします。
2-3. [Default MRM Policy] をダブルクリックします（既定はDefault MRM Policyです。対象ユーザーの設定状況に応じて変更をお願いします）
2-4. [+]（追加）をクリックしますと、[保持タグの選択] ウィンドウに切り替わります
2-5. 項番 1 で作成した保持タグを選択し [追加->] をクリックし [OK] をクリックします
2-6. 画面が戻りますので、設定した項目が表示されているか確認します
2-7. [保存] をクリックします
※ 保持タグを変更した場合、管理フォルダアシスタントが動作したタイミングで変更が適用されますので、最大で 7 日かかる可能性がございます。
なお、、管理フォルダーアシスタントの自動動作の対象となるためには、現在のメールボックスの使用容量が 10 MBを超えたメールボックスが対象となります。
そのため、使用容量が 10MB 未満のメールボックスへ管理フォルダーアシスタントを実行する場合や、管理フォルダーアシスタントの自動動作 (ワークサイクル) を待たずに、変更を行ったアイテム保持ポリシーの設定を反映させる場合などには、PowerShell にて手動で管理フォルダーアシスタントを実行することが可能です。
以下のサイトの手順にて、Exchange Online に接続してから実行してください。
メールボックス単位で管理フォルダーアシスタントを走査させるコマンド
[構文]
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <対象のメールアドレス>
[実行例]
Start-ManagedFolderAssistant -Identity User001@contoso.com
なお、特定のユーザーに対してのみ適用させたい場合は以下の手順にて可能ですので、ご参考としていただけますと幸いです。
1. 保持タグの作成について
- 管理者アカウントにて Microsoft365 管理センターへサインインし、[管理センター] > [Exchange] をクリックします。
※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。
- Exchange 管理センターより、[コンプライアンス管理] をクリックします。
- [保持タグ] をクリックします。
- [+] をクリックします。
- [既定のフォルダに自動的に適用する] を選択します。
- 以下の内容で設定を行います。
- 名前 : 任意の名前を入力します
-次のフォルダにこのタグを適用する : 送信済みアイテム
- 保持アクション : -
[削除して回復を許可する] : 該当メールボックスより削除が行われ、ユーザーから確認可能な回復可能領域に一定期間(既定では 14 日間) 保管が行われます。
[完全に削除する] : 該当メールボックスより削除が行われ、ユーザーからは確認を行えない回復可能領域に一定期間(既定では 14 日間) 保管が行われます。
-保持期間 : アイテムの保管日数が次の期間(単位:日)に達したとき : 1 ～ 24855 まで指定可能です。
- [保存] をクリックします。
2. 新しいアイテム保持ポリシーを作成する
上記操作にて作成された新しい保持タグを含む新規アイテム保持ポリシーを作成します。
- 管理者にて、Microsoft365 管理センターへサインインします。
- 左ペイン [管理センター] - [Exchange] をクリックします。
※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。
- [コンプライアンス管理] - [アイテム保持ポリシー] とクリックします。
- [ + (新規作成)] をクリックします。
- "名前" には任意で入力し、"保持タグ :" [ + (追加)] をクリックし、上記で作成した保持タグや必要な保持タグを追加します。
※ [Default MRM Policy] と見比べ必要な保持タグを任意で追加ください。
- [保存] をクリックします。
3. 作成したアイテム保持ポリシーを対象メールボックスへ設定する
上記操作にて新規作成したアイテム保持ポリシーを任意のメールボックスへ適用します。
- 管理者にて、Microsoft365 管理センターへサインインします。
- 左ペイン [管理センター] - [Exchange] をクリックします。
※新しい管理センターの場合は、左ペインの [従来の Exchange 管理センター] をクリックします。
- [受信者] - [メールボックス] とクリックします。
- 一覧より対象メールボックスをダブルクリックします。
- [メールボックスの機能] をクリックします。
- "アイテム保持ポリシー" のプルダウンより、上記にて新規作成されたアイテム保持ポリシーをクイックし [保存] をクリックします。