社畜の所業

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Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】退職者のデータをライセンスを利用せずに保管するには?

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退職者のメールデータを残す場合、保持機能が利用できるライセンスがある場合は、以下の記事でも紹介しております非アクティブなメールボックスで残すことが可能です。

非アクティブなメールボックスは、ライセンスが解放されますので、実質、ライセンスを利用せずにアイテムを残すことができます。

 

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ただし、Exchange Online Plan1 のライセンスを付与しているユーザーなど保持機能が有効化できない場合は、非アクティブなメールボックスとすることができません。

 

その場合の方法としてふたつの方法をご紹介したいと思います。

 

 

共有メールボックスを利用する方法

ライセンスを利用せずに退職したユーザーのメールデータを残す場合、共有メールボックスに変換することで可能です。

 

ただし、メールボックスとして存在している状態となるので、アイテムを誤って削除し、完全削除された場合は復元することができません。 

また、メールボックスが無効化されているわけではないので、そのアドレス宛にメールが送信された場合、メールを受信するので送信元に配信不能通知(NDR)は返されません。

 

 

 

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 コンテンツの検索でPSTファイルをエクスポートしローカルへ保存する方法

データを保管するという観点であれば、[コンテンツの検索にて PST ファイルにエクスポートし、ローカル上にバックアップを取っていただく方法であれば、PST ファイル自体を削除しない限りはデータの保存が可能であり、送受信についても制限された状態となります。 

また、アイテムを閲覧する場合は、Outlook クライアントで PST ファイルを開くことで可能です。 

  

 

 

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