以前、退職者のメールボックスのデータをライセンスを利用せずに保管する方法として、共有メールボックスに変換する方法をご紹介させていただきました。
今回は、退職者が戻ってきた場合など、再度、共有メールボックスをユーザーメールボックスに変換する方法についてご紹介したいと思います。
1. 共有メールボックスアカウントへライセンスの付与を行う
ユーザーメールボックスの利用にはExchangeOnline ライセンスの付与が必須であるため、変換を行う共有メールボックスアカウントへライセンス付与を事前に実施します。
ライセンスの適用手順
- 管理者にて、Microsoft 365 管理センターにサインインします。
- [ユーザー] - [アクティブなユーザー] から共有メールボックスアカウントを選択します。
- [ライセンスとアプリ] より ExchangeOnline ライセンスの付与を行います。
2. 共有メールボックスをユーザーメールボックスへ変換する
【留意点】
ユーザーメールボックス変換後、ライセンス付与が行われていないと、対象のメールボックスでは送受信および利用が行えず、30 日経過後完全削除されるため、ライセンス付与をしてから実施するようお願い致します。
- 管理者にて、Microsoft 365 管理センターにサインインし、[管理センター] [Exchange] の順にクリックします。
- 表示された Exchange 管理センターより、[受信者] - [メールボックス] の順にクリックします。
- 変換を行うメールボックスをクリックします。
- 右側項目、その他の処理 [通常のメールボックスに変換する] をクリックします。
- 確認をクリックし処理が完了しましたら、[閉じる] をクリックします。
3. ユーザーメールボックスへ変換したアカウントの ID と パスワードを確認、変更する
共有メールボックスを作成した際、アカウントにはランダムなパスワードが自動設定されるため、リセットを行い、再設定を行います。
ユーザーIDもあわせて、ご確認ください。
ユーザーIDの確認
- 管理者にて、Microsoft 365 管理センターにサインインします。
- [ユーザー] - [アクティブなユーザー] から変換したメールボックスアカウントを選択します。
- [ユーザー名] 項目を確認します。
※ 変更を行う場合は、[ユーザー名の管理] より変更が可能です。
パスワードの再設定
- 管理者にて、Microsoft 365 管理センターにサインインします。
- [ユーザー] - [アクティブなユーザー] から変換したメールボックスアカウントを選択します。
- 上部 [パスワードリセット] をクリックします。
- 任意のパスワードを指定し、[パスワードのリセット] をクリックします。
4. ユーザーメールボックスへ変換したアカウントのアクセス権を解除する
必要に応じて、共有メールボックスに付与されていたアクセス権限 (フルアクセス許可、メールボックス所有者として送信する) の削除を実施をお願いします。
フルアクセス許可を解除する手順
- 管理者ユーザーにて、Microsoft365 管理センターへサインインします。
- 画面左側の [管理センター] - [Exchange] をクリックします。
- 表示された Exchange 管理センターにて、[受信者] - [メールボックス] をクリックします。
- 該当のユーザーメールボックスをクリックします。
- 右ペインに表示された画面にて、上部の [委任] をクリックします。
- [読み取りと管理 (フルアクセス)] にて、[編集] をクリックします。
- 権限を解除するユーザーを選択し、上部の [Delete] をクリックします。
※ 上部の検索バーにて、検索も可能です。
※ 権限が反映するまで時間がかかる場合があります。
メールボックス所有者として送信する権限を解除する手順
- 管理者ユーザーにて、Microsoft365 管理センターへサインインします。
- 画面左側の [管理センター] - [Exchange] をクリックします。
- 表示された Exchange 管理センターにて、[受信者] - [メールボックス] をクリックします。
- 該当のユーザーメールボックスをクリックします。
- 右ペインに表示された画面にて、上部の [委任] をクリックします。
- [メールボックス所有者として送信する] にて、[編集] をクリックします。
- 権限を解除するユーザーを選択し、上部の [Delete] をクリックします。
※ 上部の検索バーにて、検索も可能です。
※ 権限が反映するまで時間がかかる場合があります。