MRMアイテム保持ポリシーは、メールのアーカイブメールボックスへの移動や削除を行う複数の保持タグが集まって構成されています。
ユーザー作成時には、アイテム保持ポリシー [Default MRM Policy] がメールボックスに既定で割り当てられる動作であり、一定期間経過したアイテムの削除や移動が自動で行なわれます。
また、任意の保持タグを含めたアイテム保持ポリシーを別途作成することで、[Default MRM Policy] 以外のアイテム保持ポリシーをユーザーに割り当てる運用が可能です。
以前はExchange管理センターにあった機能ですが、現在はMicrosoft Purviewに移動しています。なお、Microsoft Purviewの「データライフルサイクル管理」の「Microsoft365」にアイテム保持ポリシーの機能がありますが、これは削除したアイテムを保持したり、自動削除する機能です。
アイテム保持ポリシーに含まれている保持タグの種類は、メールボックス全体に動作する [既定タグ(DPT)]、既定のフォルダーにのみ動作する [既定フォルダータグ (RPT)]、ユーザー自身でフォルダに割り当てる [個人タグ] があります。
保持タグの種類について
既定タグ (DPT)
メールボックス内の全フォルダーへ自動的に適用されます。既定タグはメールボックスにある連絡先アイテムやメールボックス監査ログのログ・システムで利用する一部アイテムを除き、メールボックス内にあるすべてのアイテムが対象となります。
※ 予定表やタスク(メモ)も対象に含まれます。
アーカイブへ移動アクションの既定タグと削除アクションの既定タグは、1 つのアイテム保持ポリシーにそれぞれ 1 つずつまで登録することが可能です。
なお、フォルダーにアクションが同じ既定フォルダータグや個人タグが適用されている場合は、既定フォルダータグ・個人タグの動作が優先されます。
既定フォルダータグ (RPT)
受信トレイや削除済みアイテムフォルダーなどの既定で作成されているフォルダーに自動的に適用されます。
なお、削除のアクションのみ適用可能で、アーカイブに移動するアクションは適用できません。
※予定表やタスク(メモ)にも適用することが可能です。
個人タグ
ユーザー自身が手動で設定したフォルダーおよびアイテムに適用されます。自動では適用されないため、Outlook クライアントや Outlook on the web からフォルダに適用する必要があります。
※ 予定表やタスク(メモ)には割り当てることが出来ません。
※ 既定で存在しているフォルダに対して削除のタグを割り当てることができません。
保持タグの優先度
個人タグと同じアクションの既定タグ・既定フォルダータグ が適用されている場合であっても、個人タグの設定が優先されます。
また、既定フォルダータグと同じアクションの既定タグが適用されている場合は既定フォルダータグの設定が優先されます。
つまり、優先度は以下のとおりです。
個人タグ > 既定フォルダタグ > 既定タグ
同じアクションである場合の優先度ですので、仮にアーカイブに移動する既定タグを設定している状態で削除する既定フォルダタグを設定した場合は競合しないのでどちらも処理が動きます。
例1
既定タグ：90日でアーカイブに移動
既定フォルダタグ：120日後に受信トレイのアイテムを削除
上記の保持タグが設定されている場合は、受信トレイのアイテムは受信日を起算日として90日後にアーカイブメールボックスに移動し、30日後(受信日を起算日として120日後)にアーカイブメールボックスの受信トレイからアイテムが削除されます。
例2
既定タグ：90日でアーカイブに移動
既定フォルダタグ：60日後に受信トレイのアイテムを削除
上記の保持タグが設定されている場合は、受信トレイのアイテムは受信日を起算日として60日後にアイテムが削除されるため、アーカイブメールボックスに移動することはありません。
例3
既定タグ：90日で自動削除
既定フォルダタグ：120日後に受信トレイのアイテムを削除
上記の保持タグが設定されている場合は、受信トレイのアイテムは受信日を起算日として120日後にアイテムが削除されます。
[Default MRM Policy] に含まれている保持タグについて
既定タグ (DPT)(メールボックス全体に自動的に適用する)
Default 2 year move to archive ： 2 年経過したアイテムはアーカイブに移動されます。
※ インプレースアーカイブ機能が無効の場合は、アーカイブへ移動されるアイテム保持ポリシーは動作しません。
RPT タグ (既定のフォルダーに自動的に適用する)
Junk Email (迷惑メールフォルダー内アイテムに適用) ： 30 日経過したアイテムは回復可能領域に移動します。
Recoverable Items 14 days move to archive (回復可能なアイテムフォルダーに適用) ： 回復可能領域に移動後 14 日経過したアイテムは、アーカイブの回復可能領域に移動します。
個人タグ
1 Month Delete ： 30 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される)
1 Week Delete ： 7 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される)
1 Year Delete ： 365 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される)
5 Year Delete ： 1825 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される)
6 Month Delete ： 180 日経過したアイテムは削除して回復を許可します。 (回復可能領域へ移動される)
Never Delete ： 削除しない (アイテム保持ポリシーによる削除を行わない)
Personal 1 year move to archive ： 365 日経過したアイテムはアーカイブに移動する。
Personal 5 year move to archive ： 1825 日経過したアイテムはアーカイブに移動する。
Personal never move to archive ：アーカイブへ移動しない (アイテム保持ポリシーによるアーカイブへの移動を行わない)
アーカイブメールボックスに2年経過したアイテムを移動しないようにするには？
既定のMRMアイテム保持ポリシーにて、"Default 2 year move to archive" の既定タグが適用されており、受信日を起算日として 2 年経過しているアイテムがプライマリ メールボックスからアーカイブ メールボックスへ自動的に移動される動作されます。
アーカイブメールボックスへアイテムが移動しないように設定する場合は、"Default 2 year move to archive" の既定タグが含まれていないアイテム保持ポリシーを作成し、対象ユーザーへ割り当てることで可能です。
以下に特定のユーザーに対して2年でアーカイブメールボックスに移動しないようする手順をご紹介します。
新しいアイテム保持ポリシーを作成し、対象メールボックスへ設定する
1. 管理者ユーザーにて Microsoft 365 にサインインし、左メニュー [管理センター] > [コンプライアンス] をクリックします
2. 画面左側のメニューから [データライフサイクル管理] - [Exchange (従来版)] をクリックします。
3. 上部の [MRM アイテム保持ポリシー] をクリックします。
4. [ + 新しいポリシー] をクリックします。
5. "名前" には任意で入力し、[ + タグの追加] をクリックし、[Default MRM Policy] と見比べ必要な保持タグを任意で追加します。
※ "Default 2 year move to archive" は追加しないようご留意ください。
6. [次へ] をクリックします。
7. [送信] をクリックします。
8. [Exchange 管理センターに移動] をクリックします。
9. Exchange 管理センターに移動したら、[受信者] - [メールボックス] とクリックします。
10. 一覧より対象メールボックスを選択します。
11. [メールボックス] タブをクリックし、"アイテム保持ポリシー" の [メールボックスポリシーの管理] をクリックします。
12. "アイテム保持ポリシー" のプルダウンより、上記にて新規作成されたアイテム保持ポリシーを選択し [保存] をクリックします。
保持タグを変更した場合、管理フォルダアシスタントが動作したタイミングで変更が適用されますので、最大で 7 日かかる可能性があります。
管理フォルダアシスタントについては以下の記事をご覧ください。