退職したユーザーが作成した予定表アイテムを出席者ユーザーの予定表から削除したい場合は、[コンテンツの検索] で削除対象となる予定表アイテムを検索し、Powershell にて、"New-ComplianceSearchAction" コマンドを実施することで一括で削除することができます。
なお、1 回の New-ComplianceSearchAction コマンドの実行で削除可能なアイテムは、1 メールボックスあたり、最大 10 アイテムであるため、削除対象となる予定表アイテムが 11 通以上ある場合は、2 回以上コマンドレットを実行する必要があります。
また、[コンテンツの検索] で検索対象となったアイテムはすべて削除される動作となるため、削除する前に検索対象のアイテムが削除しても問題ないか確認したうえで実行してください。
以下に手順をご紹介します。
1. 管理者へ必要な権限を付与する
1. グローバル管理者にて、Microsoft 365 ポータルへサインインします。
2. Microsoft365 管理センターを開き、画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします。
3. Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にて、[Roles & Scopes] > [アクセス許可] をクリックし、[Microsoft Purview ソリューション] の [役割] をクリックします。
4. 役割一覧より [eDiscovery Manager] をクリックし、右ペインに表示された画面の上部の [編集] をクリックします。
5. [電子情報開示マネージャーの管理] の画面はそのまま [次へ] をクリックします。
6. [電子情報開示管理者の管理] の画面にて、[ユーザーの選択] をクリックします。
7. 一覧から機能を実行する管理者を追加し [選択] をクリックします。
※一覧に存在しない場合は検索してください。また、表示名で検索してください。
8. 画面下の [次へ] をクリックし、[保存] をクリックします。
9. "役割グループを正常に更新しました" と表示されたら、[完了] をクリックします。
※新たに権限の付与を行った場合、反映に24時間程度要する場合があります。
2. コンテンツの検索の実行手順について
1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Microsoft 365 にサインインします。
※ 管理者権限が付与されていないユーザーの場合は、
https://compliance.microsoft.com/homepageの URL からコンプライアンスセンターにアクセスします。
2. 画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] にて、Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
3. [+ 新しい検索] のアイコンをクリックします。
4. [名前と説明] ページで、[名前] と [説明] を任意で登録し、[次へ] をクリックします。
5. [場所] ページにて、[Exchange メールボックス] を有効にし、[ユーザー、グループ、チームを選択] をクリックします。
6. [検索] にて、検索対象のアドレスや表示名で検索し、対象ユーザーにチェックを入れ、[完了] をクリックし、[次へ] をクリックします。
※ 検索欄にアドレスや表示名を入力してからエンターキーを押すことで検索が開始されます。
※ 全メールボックスを指定する場合、[Exchange メール] の項目を [すべて] の状態で進めます。
7. [検索条件の定義] ページにて、[検索クエリ] の指定を行います。
[予定表] アイテムの絞り込み
予定表アイテムのみを検索いただく場合、[+ 条件の追加] より [メッセージの種類] を追加し、追加された [メッセージの種類] の項目を [いずれかと等しい] のまま、[その他のオプションの追加/削除] にて [予定]、[会議] を選択することで可能です。
作成者(開催者)の絞りこみ
予定表アイテムの作成者 (開催者) を指定する場合、[+ 条件の追加] より [送信者 / 作成者] を追加し、追加された [送信者 / 作成者] の項目を [いずれかと等しい] のまま、対象の会議の開催者のアドレスを入力します。
[件名] の絞り込み
予定表アイテムの件名を指定する場合、[+ 条件の追加] より [件名 / タイトル] を追加し、追加された [件名 / タイトル] の項目を [いずれかと等しい]、入力欄に対象の予定表アイテムのタイトルと入力することで可能です。
[キーワード]、[件名 / タイトル] に日本語が含まれる場合、画面上にあるリンク (時計・A・字 と記載されたアイコン) をクリックし、[日本語] を選択し保存します。
8. [検索の確認と作成] 画面が表示されますので、[送信] をクリックし、[完了] をクリックします。
3. [コンテンツの検索] 結果をエクスポートする
1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Microsoft 365 にサインインします。
2. 画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] にて、Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
3. [コンテンツの検索] 画面から出力対象の検索ルールを選択します。
4. [操作] をクリックし、メール アイテムをPSTファイルにエクスポートを行う場合は [結果のエクスポート]、レポート のエクスポートを行う場合は [レポートのエクスポート] を選択します。
5. 画面が切り替わりましたら、エクスポート対象項目を選択し、[エクスポート(レポートの生成)] をクリックします。
6. [閉じる] をクリックし [コンテンツの検索] 画面に戻り、上部の [Export] タグをクリックします。
7. 画面より対象のルールを選択します。
8. 表示されたルール名が正しい事を確認し [クリップボードにコピー] をクリックし、上部の [結果のダウンロード] をクリックします。
※ レポートの場合は、[レポートのダウンロード]をクリックします。
※ [このファイルを開きますか] という画面が表示された場合は [開く] をクリックします。
7. [ソースへの接続に使われる export key を貼り付けます] に [クリップボードにコピー] にて、コピーしたキーを貼り付け、任意のダウンロード先選択し、[開始] をクリックします。
8. ダウンロードが完了するのを待ちます。
ご留意点
検索結果をエクスポートする場合、使用するコンピューターは下記のシステム要件を満たす必要があります。
◇ システム要件
・ OS
32 ビットおよび 64 ビット バージョンの最新バージョン
・ ソフトウェア
Microsoft .Net Framework 4.7 をインストールしている環境
・ ブラウザー
・Microsoft Edge
※Mozilla Firefox、Google Chrome につきましては、PST ファイルの出力要件を満たしておりません。
4. PST ファイルの確認方法
エクスポートされた PST ファイルのデータを確認する際、Outlook クライアントが必要です。
Outlook にて PST ファイルのデータの確認を行う手順についてご紹介します。
1. Outlook クライアント を起動し [ファイル] タブ を開きます。
2. 左ペイン [情報] - [アカウント設定] - [アカウント設定(A)] をクリックします。
3. アカウント設定画面が開きますので、[データファイルタブ] を開きます。
4. [追加(A)] をクリックし、保存した PST ファイルを指定し [OK] - [閉じる] をクリックします。
5. Outlook クライアントのメール画面左ペインにデータファイル名のフォルダーが表示されますので、PST ファイルのデータをご確認いただけます。
6. 確認が終わりましたら、[Outlook データファイル] フォルダーを右クリックし ["データファイル名"を閉じる] をクリックすることで、フォルダーが非表示になります。
上記にて実施した検索結果を PST ファイルへエクスポートのうえ、アイテム削除前に削除対象であるアイテムのみが検索結果に合致した状態であるか確認してください。
New-ComplianceSearchAction コマンドにて削除する
1 回の New-ComplianceSearchAction コマンドの実行にて削除可能なアイテムは、1 メールボックスあたり、最大 10 アイテムとなります。
New-ComplianceSearchAction を使用してアイテムを削除する際、削除されたアイテムは、削除されたアイテムが移動・格納される領域であるメールボックスの [回復可能なアイテム領域] へ移動します。
削除を行う際、-PurgeType を HardDelete とした場合、削除したアイテムは Purges フォルダへ移動します。
-PurgeType を SoftDelete とした場合は、削除したアイテムは Deletions フォルダへ移動します。
- Purges フォルダ：ユーザーから確認を行えないフォルダ
- Deletions フォルダ：ユーザーからメールクライアント上の "削除済みアイテムを復元" 画面より一定期間 (既定で 14 日間)確認や復元が可能なフォルダ
1. コンテンツ検索にて作成した検索ルールを指定し、削除を行う
以下の記事を参考にセキュリティコンプライアンスセンターに接続してから実行してください。
[構文]
New-ComplianceSearchAction -SearchName "対象の検索ルールの名前" -Purge -PurgeType "削除アクション"
[実行例]
New-ComplianceSearchAction -SearchName "contoso" -Purge -PurgeType HardDelete
上記コマンドは、1 回のコマンドの実行にて最大 10 アイテムを削除します。
そのため、削除対象が 11 アイテム以上ある場合は、数回 New-ComplianceSearchAction コマンドを実行する必要があります。
11 アイテム以上ある場合の削除操作は、New-ComplianceSearchAction コマンドを時間を空けずに続けて実行した場合、11 アイテム以降の対象アイテムの削除が行われない動作となることを確認してます。
なお、1 回目の New-ComplianceSearchAction コマンドを実行後、10 ～ 30 分程時間を空けたのち再度 New-ComplianceSearchAction コマンドを実行した場合は、削除対象となる 10 アイテムが新たに削除されました。
2. 削除の状況を確認する
[実行例]
Get-ComplianceSearchAction -Purge
実行結果について
Status が Completed の場合、削除が完了している状況となります。