Outlook クライアントにおける送信処理は、以下の流れで行われます。
1. Outlook クライアントにて新規メール アイテムを作成、完了後 [送信] ボタンをクリックする
2. 送信メール アイテムを [送信トレイ] へ移動する
3. 送信メール アイテムのデータをサーバーへ送信する
4. 送信完了したメール アイテムを [送信済みアイテム] へコピーする
5. コピーが完了したメール アイテムを [送信トレイ] から削除する
送信済みアイテムが削除される場合、上記の送信処理 [4.] の工程が正常に動作していないということです。
なお、Outlookクライアントのキャッシュファイルやプロファイル構成情報の破損により事象が発生していることを確認しております。
プロファイルの構成情報が何らかの理由により破損している場合、Outlook クライアントにて想定外の動作を引き起こすことを確認しています。
そのため、まずは以下の手順にてキャッシュファイルの削除を含むプロファイルの再作成をお試しください。
キャッシュファイルの削除を含むプロファイルの再作成
プロファイルの再作成を行い、事象が改善されるかどうかをご確認ください。
クライアントで保持しているキャッシュの影響を排除するために、キャッシュファイルの削除を行います。
1. キャッシュファイルの削除
1. Windows 画面の一番左下、[スタート] ボタンをクリックして [Windows システム ツール] - [コントロール パネル] を起動
2. 表示方法を [大きいアイコン] に変更し、[Mail (Microsoft Outlook)] をダブルクリックして開く
3. [メール設定] のウィンドウで、[データ ファイル] をクリック
4. [ファイルの場所を開く] をクリック
※ 既定の設定でプロファイルを作成している場合、以下が該当のフォルダーです
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\
5. [アカウント設定] のウィンドウを閉じる
6. [新しいフォルダー] をクリックし、任意の名称のフォルダーを作成
7. 項番 6 で作成したフォルダーに、表示されているファイルとフォルダーをすべてドラッグ＆ドロップで移動
※ 全部移動すると、作成したフォルダーのみ残った状態になります。
2. プロファイルの新規作成 (再作成)
1. Windows 画面の一番左下、[スタート] ボタンをクリックして [Windows システム ツール] - [コントロール パネル] を起動
2. 表示方法を [大きいアイコン] に変更し、[Mail (Microsoft Outlook)] をダブルクリックして開く
3. [メール設定] のウィンドウで、[プロファイルの表示] をクリック
4. [Microsoft Outlook の起動時に使用するプロファイル] の項目の [使用するプロファイルを選択する] を選択
5. [OK] をクリック
6. Outlook クライアントを起動
7. [プロファイルの選択] ダイアログで、[作成] をクリック
8. [プロファイル名] ボックスに、任意のプロファイル名を入力し、[OK] をクリック
9. [アカウントの追加] ウィザードが表示されるため、画面にしたがって、電子メール アカウントの設定を行う
3. 作成したプロファイルにて正常に同期されるかどうかを確認する操作
1. Outlook クライアントを起動
2. [プロファイルの選択] 画面で、追加作成したプロファイル名を選択し、[OK] をクリック
また、送信済みアイテムに格納されているアイテムにMRMアイテム保持ポリシーの削除の保持タグが適用されており、設定している期間に達しているアイテムを送信済みアイテムから再送していたことで削除される事例を確認しています。
送信済みアイテムを再送した場合の動作として、元のメールの保存期間の情報を引き継ぐことを確認してます。
元のメールに登録されていた保持タグの処理情報をそのまま引き継ぐことで、再送信日に起算した日時ではなく、元のメールの送信日に起算して管理フォルダアシスタントが走査したタイミングで処理が行われることで削除される動作となります。
MRMアイテム保持ポリシーについて以下の記事でご紹介しておりますので参考としてくださいね。