【Microsoft365参考書】Microsoft365グループの削除したアイテムを復元するには？

Microsoft 365 グループに格納されたメールアイテムを手動で削除した際の動作については、Outlook on the web および、Outlook クライアントにて異なる動作となることを確認してます。

Outlook on the web

回復可能なアイテム領域 (Recoverable Items) 配下の [削除済みアイテムを復元] フォルダー (Deletions) に格納される。

Outlook クライアント

[削除済みアイテムフォルダー] に格納される。

上記より Outlook on the web にて、Microsoft 365 グループからアイテムを削除すると [削除済みアイテムを復元 (回復可能領域の Deletions)] に格納され、既定では 14 日経過したアイテムは、完全削除されます。

また、Outlook クライアントにて、Microsoft 365 グループからアイテムを削除すると [削除済みアイテムフォルダー] に格納され、残り続けます。

そのため、Outlook on the web から削除した場合は、14 日以内であれば復元が可能であり、Outlook クライアントから削除した場合は、無期限で復元が可能です。

なお、Outlook on the web および、Outlook クライアント上から [削除済みアイテムフォルダー] および、[削除済みアイテムを復元 (回復可能領域の Deletions)] を確認することができないため、復元する場合は、[コンテンツの検索] にて、PST ファイルにエクスポートすることで可能でございます。

また、[コンテンツの検索] にて、アイテムの検索や PST ファイルにエクスポートする場合、グローバル管理者であっても [eDiscovery Manager] の権限を付与する必要があります。

以下に [コンテンツの検索] の利用手順をご案内いたします。

1. 管理者へ必要な権限を付与する

管理者にて、Office 365 サービスへサインインします。
Microsoft365 管理センターを開き、画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] をクリックします。
Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にて、[アクセス許可] をクリックし、[Microsoft Purview コンプライアンスポータル] の [役割] をクリックします。
役割一覧より [eDiscovery Manager] をクリックし、編集画面を表示します。
[電子情報開示管理者] の [編集] をクリックします。
[編集] をクリックし、[+ (追加)] ボタンより、機能を実行する管理者を追加し [追加] をクリックします。

※一覧に存在しない場合は検索してください。

画面下の [完了] をクリックし、[保存] をクリックします。

2. コンテンツの検索の実行手順について

[eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Office 365 にサインインします。

※ 管理者権限が付与されていないユーザーの場合は、https://compliance.microsoft.com/homepage の URL からコンプライアンスセンターにアクセスします。

画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] にて、Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
[+ 新しい検索] のアイコンをクリックします。
[名前と説明] ページで、[名前] と [説明] を任意で登録し、[次へ] をクリックします。
[場所] ページにて、[Exchange メールボックス] を有効にし、[ユーザー、グループ、チームを選択] をクリックします。
[検索] にて、検索対象のアドレスや表示名で検索し、対象の Microsoft365 グループにチェックを入れ、[完了] をクリックし、[次へ] をクリックします。

※ 検索欄にアドレスや表示名を入力してからエンターキーを押すことで検索が開始されます。

[検索条件の定義] ページにて、[検索クエリ] の指定を行います。すべてのアイテムを検索する場合、何も設定を行わない事で可能です。

メールアイテムの絞り込み

メールアイテムのみを検索いただく場合、[+ 条件の追加] より [メッセージの種類] を追加いただき、追加された [メッセージの種類] の項目を [いずれかと等しい]、入力欄に email と入力いただくことで可能です。

※ [キーワード]、[件名 / タイトル] に日本語が含まれる場合、画面上にあるリンク (時計・A・字と記載されたアイコン) をクリックし、[日本語] を選択し保存します。

なお、日本語のキーワードを指定する際、文字数が多いと意図した検索結果が得られない動作を確認しておりますので、その場合は短いキーワードを指定して検索をお試しいただけますと幸いです。

[検索の確認と作成] 画面が表示されますので、[送信] をクリックし、[完了] をクリックします。

※一覧に作成された検索ルールが表示されない場合は、上部の [更新] をクリックします。

3. [コンテンツの検索] 結果をエクスポートする

[eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Office 365 にサインインします。
画面左ペインの [管理センター] - [コンプライアンス] にて、Microsoft Purview (Microsoft 365 コンプライアンス) にアクセスし、画面左側のメニューから [コンテンツの検索] をクリックします。
[コンテンツの検索] 画面から出力対象の検索ルールを選択します。
[操作] をクリックし、メールアイテムをPSTファイルにエクスポートを行う場合は [結果のエクスポート]を選択します。
画面が切り替わりましたら、エクスポート対象項目を選択し、[レポートの生成] をクリックします。
[閉じる] をクリックし [コンテンツの検索] 画面に戻り、上部の [Export] タグをクリックします。
画面より対象のルールを選択します。
表示されたルール名が正しい事を確認し [クリップボードにコピー] をクリックし、上部の [結果のダウンロード] をクリックします。

※ [このファイルを開きますか] という画面が表示された場合は [開く] をクリックします。

[ソースへの接続に使われる export key を貼り付けます] に [クリップボードにコピー] にて、コピーしたキーを貼り付け、任意のダウンロード先選択し、[開始] をクリックします。
ダウンロードが完了するのを待ちます。

ご留意点

検索結果をエクスポートする場合、使用するコンピューターは下記のシステム要件を満たす必要があります。

◇ システム要件

・ OS

32 ビットおよび 64 ビットバージョンの Windows 7 およびそれ以降のバージョン

・ソフトウェア

Microsoft .Net Framework 4.7 をインストールしている環境

・ブラウザー

・Microsoft Edge

Mozilla Firefox、Google Chrome につきましては、PST ファイルの出力要件を満たしておりません。

新しい Edge でコンテンツの検索を利用し、電子情報開示エクスポートツールを使用する際には、以下の公開情報をご参考いただき、ClickOnce サポートの有効化を行っていただきたく存じます。

新 Microsoft Edge で ClickOnce サポートの有効化について

Microsoft Edge をご利用いただく場合、電子情報開示エクスポートツールを使用する際に ClickOnce サポートを有効にする必要があります。

docs.microsoft.com

4. PST ファイルの確認方法 (参考情報)

エクスポートされた PST ファイルのデータを確認する際、Outlook クライアントが必要です。

Outlook クライアントを起動し [ファイル] タブを開きます。
左ペイン [情報] - [アカウント設定] - [アカウント設定(A)] をクリックします。
アカウント設定画面が開きますので、[データファイルタブ] を開きます。
[追加(A)] をクリックし、保存した PST ファイルを指定し [OK] - [閉じる] をクリックします。
Outlook クライアントのメール画面左ペインにデータファイル名のフォルダーが表示されますので、PST ファイルのデータをご確認いただけます。
確認が終わりましたら、[Outlook データファイル] フォルダーを右クリックし ["データファイル名"を閉じる] をクリックすることで、フォルダーが非表示になります。