社畜の所業

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Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

※このサイトはPR記事を含みます。

【Office365参考書】インプレース電子情報開示と保留リストが廃止されたため、アイテム保持ポリシーを使う

Microsoft365

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2020年 7 月 1 日より、インプレース電子情報開示と保留リスト機能にて新規ルールの作成が不可となり、10 月 1 日以降は既存のルールは読み取り専用として保持され、実行できるのは既存の検索と保持の削除のみとなりました。

  

docs.microsoft.com

  

2020年7月1日: 新しい検索と保持を作成することはできませんが、既存の検索の実行、編集、および削除は、自分の責任で行うことができます。 Microsoft サポートは、EAC でのインプレース電子情報開示 & 保持を中止します。 

  

2020年10月1日: インプレース電子情報開示 & は、EAC の機能を読み取り専用モードで保持します。 これにより、可能な操作は、既存の検索および保留リストの削除のみになります。

 

 

 

 

 

そのため、既存のインプレース保持のルールを編集することがサポートされていない状況です。 

そのため、インプレース保持は削除し、アイテム保持ポリシーをご利用ください。

※メールボックス単位で訴訟ホールドでも保持機能は利用できます。

  

 

 

インプレース保持を削除する手順 

  1. 管理者にて、Exchange管理センターにアクセスします。 
  2. [コンプライアンス管理] > [インプレース電子情報開示と保留リスト]をクリックします。
  3. 該当の検索ルールをクリックし、上部の [削除 (ごみ箱マーク)] をクリックし、削除してください。

  

また、セキュリティ/コンプライアンスセンターのアイテム保持ポリシーや訴訟ホールドのメールボックス保持機能は、保持を有効・適用した時点でメールボックス内に格納されているアイテム(回復可能領域にあるアイテムを含む)、および、それ以降にメールボックスに格納されるアイテムが保持対象となります。 

 

そのため、インプレース保持が適用されている状態でアイテム保持ポリシーを適用した場合、対象メールボックス内にあるアイテムが、アイテム保持ポリシーにおいても保持がなされる動作 (2 つの保持機能にて保持されている状態)  となります。 

 

上記、アイテム保持ポリシーを適用後、インプレース保持の削除を行った際は、インプレース保持が適用されていた際にメールボックス内に格納されていたアイテムを含め、アイテム保持ポリシーによるメールボックス内アイテムの保持が行われます。 

 

保持機能については以下の記事でもご紹介していますのでご参照ください。

 

 

 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

 

Exchange Onlineのメールに無期限で保持を設定する場合

保持ポリシーの作成方法について 

  1. 管理者にて、Microsoft 365 管理センター (https://admin.microsoft.com) にサインインします。
  2. 画面左側のメニューより、[管理センター] - [Security (セキュリティ)] の順にクリックします。
  3. 画面左側のメニューから [情報 ガバナンス] - [保持] をクリックします。
  4. [+ 作成] ボタンをクリックします。
  5. [ポリシーの名前を設定] 画面より [名前][説明] を設定し、[次へ] をクリックします。
  6. [はい、コンテンツを保持します] が選択されている状態で、[指定の期間] を [無期限] 指定し、 [次へ] をクリックします。
  1. [場所の選択] 画面より、[Exchange メール] 以外をオフにし、[次へ] をクリックします。

※ 特定のユーザーのみ保持を適用する場合は、[Exchange メール] の [受信者を選択] をクリックし、適用するユーザーを指定します。 

  1. 設定内容に問題が無ければ、[このポリシーを作成] をクリックします。

  

※ 保持が有効になるまで最大 24 時間ほどお時間がかかる場合がございます。 

 

アイテム保持ポリシーを設定される際 "この期間の経過後に削除しますか" の項目について以下の動作となります。 

  

「はい」とした場合の動作について 

受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域、および削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムは期間経過後に自動で削除される動作となります。 

※ 保持期間を経過したアイテムは、削除済みフォルダーに移動されていなくてもメールボックスから自動削除されます。 

  

なお、期間経過後に受信トレイや送信済みアイテムフォルダー (プライマリ領域) から自動削除されたアイテムは回復可能なアイテムフォルダーに移動し、一定期間 (既定 14 日) 経過した後 完全削除されます。 

  

動作例 

保持期間 5 年と設定された場合、5 年経過したアイテムはメールボックスから自動削除が行われます。 

  

  

「いいえ」とした場合の動作について 

受信トレイや送信済みアイテムが格納されているプライマリ領域のアイテムは自動では削除されません。 

削除したアイテムが保持されている回復可能なアイテムフォルダーのアイテムのみ期間経過後に自動で削除される動作となります。 

  

プライマリ領域のアイテムをユーザーが手動で削除されても回復可能なアイテムフォルダーに移動され、設定した期間経過した後 自動で完全削除されます。 

  

動作例 

保持期間 5 年と設定された場合、回復可能なアイテムフォルダー内に存在する 5 年経過したアイテムはメールボックスから削除されます。 

※ 受信トレイや送信済みアイテムなどに格納されているアイテムは自動削除されません。