社畜の所業

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Office365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

【Office365参考書】回復可能なアイテム領域と保持機能について解説します。

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メールを削除した場合、削除済みアイテムにメールが移動します。 

  

そして、削除済みアイテムから削除すると、メールが完全に削除されると思いますよね。 

実は回復可能なアイテム領域に格納され、一定期間 (14 日間) 保持される動作となっております。 

  

なお、回復可能なアイテム領域の配下には、[Deletions] [Purges] [Versions] [DiscoveryHolds] [Audits] [Calendar Logging] と分かれており、削除済みアイテムから削除したものは [Deletions] に格納されます。 

  

今回、ご紹介します訴訟ホールドについては、削除済みアイテムから削除したアイテムを無期限や指定した期限の間、保持することができる機能です。 

  

そのため、本来であれば、14 日間しか保持されないものを、無期限保持しておくこともできます。 

  

保持期間は 1 日から無期限まで設定が可能となっており、有期限と無期限では、削除されたアイテムが格納されるフォルダーが違います。 

  

- 無期限 : 回復可能なアイテム領域配下の [Purges]  

- 有期限 : 回復可能なアイテム領域配下の [DiscoveryHolds]  

  

先に回復可能なアイテム領域の配下のフォルダについてまとめておきましょう。 

 

 

 

 

回復可能なアイテム領域の配下フォルダ 

◇ Deletions 

削除済みアイテム フォルダーから削除されたアイテムが格納されております。 

このフォルダーは、Outlook および Outlook Web App の削除済みアイテムの復元機能によりユーザー画面に表示されます。 

※ 当フォルダーに格納されたアイテムは一定期間 (既定 14日) 経過後、メールボックスから完全削除が行われます。 

  

◇ Purges 

回復可能なアイテム領域(Recoverable Items) 配下のフォルダーとなります。 

訴訟ホールド (無期限) または単一アイテムの回復のいずれかが有効 (単一アイテムの回復は既定で有効) である場合、このフォルダーには、[Deletions]から 削除されたアイテムが格納されています。 

本フォルダーはユーザー操作では確認が行なえない隠しフォルダーとなっております。 

  

◇ Versions 

回復可能なアイテム領域(Recoverable Items) 配下のフォルダーとなります。 

保持機能が有効が有効である場合、このフォルダーには、変更されたアイテムの原本と変更されたコピーが格納されています。 

  

◇ DiscoveryHolds    

インプレース保持、セキュリティ/コンプライアンスセンターの保持ポリシー、有期限の訴訟ホールドが有効な場合は [DiscoveryHolds] フォルダーにて保持が行われる動作となります。 

  

◇ Audits    

メールボックス監査ログは、ユーザメールボックスと紐づいている回復可能なアイテム領域内の [Audits] フォルダーに保存が行われる動作となっており、既定では 90 日間保存が行われ、90 日経過したログは削除が行われる動作となります。 

  

◇ Calendar Logging   

会議出席依頼の変更など予定アイテムの変更などは、回復可能なアイテム領域の [Calendar Logging (予定表ログ)] にアイテムが格納される動作となります。 

  

また、訴訟ホールド以外にも保持機能として、[インプレース保持] と [アイテム保持ポリシー (情報ガバナンス保持)] があります。 

それぞれの概要を以下に解説いたします。 

  

 

 

 

 保持機能の種類について 

 

◇訴訟ホールド 

インプレース保持と同様に、法的にデータの保存が義務付けられている場合などに利用する機能でございます。 

インプレース保持機能との違いといたしましては、対象となるメールボックス全体の保持となり、特定アイテムのみを保持するといった設定は行えません。 

期間の指定に関してはインプレース保持機能と同様に無期限、有期限で設定することが可能となっており、また、ユーザーごとに有効化が可能な為、インプレース保持設定と比べると管理がしやすいといったメリットがあります。 

 

なお、有期限で設定した場合、受信日や作成日から換算されます。

例 : 訴訟ホールドを1年と設定し、作成日から364日経過したアイテムを削除した場合は、回復可能なアイテム領域には1日しか保持されない動作となります。 

  

◇インプレース保持 (廃止されました)

インプレース保持とは、法的にデータの保存が義務付けられているお客様などに対して、誤ってデータが削除されないようにするための設定を行うことを目的とした機能でございます。 

類似の機能として、訴訟ホールドがございます。 

インプレース保持の場合、無期限で保持する設定のほかに、検索クエリを利用し条件に合致したアイテムのみを対象として保持することや、保存期限を設定することが可能です。 

  

  

◇ アイテム保持ポリシー (データガバナンスの保持) 

セキュリティ/コンプライアンスセンターより利用可能な機能であり、メールボックス内のアイテムを保持する動作は Exchange 管理センターにて実施可能なインプレース保持と同じ動作となっているため違いはございませんが、保持の対象がメールボックス内のアイテム(メールアイテム、予定表アイテム、タスク等)のみならず、パブリック フォルダーのコンテンツ、SharePoint Online のサイトを対象とした保持も行うことが可能です。 

なお、データガバナンス保持で全メールボックスを対象とした場合、共有メールボックスや会議室メールボックスも保持機能が適用されるため、別途ライセンスを用意する必要があります。 

  

訴訟ホールドの有効化については、Exchange 管理センターから実施が可能ですので、以下に手順を紹介します。 

  

 

 

 

【管理センターにて、訴訟ホールドを有効にする手順】 

  1. 管理者にて Office 365 (https://portal.office.com) へサインインします。
  2. [Exchange] 管理センターの [受信者] - [メールボックス] を開きます。
  3. 該当のメールボックスをダブルクリックします。
  4. メールボックスの編集画面で、[メールボックスの機能] をクリックします。
  5. [訴訟ホールド:無効] の [有効にする] をクリックします。
  6. [訴訟ホールドの期間] を空白のままで期限を無期限とすることができますので、そのままで [保存] をクリックします。
  7. [保存] をクリックします。