![電子情報開示の[ケース]とは？](https://cdn-ak.f.st-hatena.com/images/fotolife/i/it-bibouroku/20250613/20250613091229.png)
- [ケース]では役割によって操作が異なる？
- [ケース] を利用して検索、エクスポートを行う手順
- 1. ケースを作成し、アクセス権を付与します。
- 2. 検索を実行します。
- 3. 検索結果のダウンロードを行います。
- 3. PST ファイルの確認方法
[ケース]では役割によって操作が異なる？
[eDiscovery Manager] には、"電子情報開示管理者" と "電子情報開示マネージャー" の役割があります。
[Content Search] では、どちらの役割を付与しても差異はありませんが、[ケース]では操作が異なります。
"電子情報開示管理者" は、ケースの [アクセス許可] に含まれていなくても、自身もしくは他ユーザーが作成したケース、すべてのケースにアクセス可能です。
"電子情報開示マネージャー" は、自身が作成したケース、もしくは他ユーザーが作成したケースで、[アクセス許可] に含まれているケースに限り、参照・アクセス可能です。
※メンバーの管理に含まれているケースのみ表示されます。
そのため、各部門でケースを管理し、他部門のケースは閲覧できないようにしたいなどの場合は、[ケース]を利用することで可能です。
[ケース] を利用して検索、エクスポートを行う手順
[ケース]では、ケースを作成し、ケース内で検索ルールや保留ポリシーなどを作成する動作となっています。
グローバル管理者であっても、コンテンツの検索に必要な [eDiscovery Manager] 権限を付与する必要があります。
以下の手順では、電子情報開示管理者を付与していますが、ケースの管理を分ける場合は、電子情報開示マネージャーを付与してください。
1. グローバル管理者権限が付与されたアカウントにて、画面左ペインの [管理センター] - [Microsoft Purview] にて、Microsoft Purview にアクセスします。
2. 左メニューの [設定] をクリックし、[役割とスコープ] > [役割グループ] の順にクリックします。
3. Microsoft Purview ソリューションの役割グループの画面が表示されます。
4. 表示されている一覧より [eDiscovery Manager] をクリックし、右ペインに表示された画面の上部の [編集] をクリックします。
5. [電子情報開示マネージャーの管理] の画面はそのまま [次へ] をクリックします。
6. [電子情報開示管理者の管理] の画面にて、[ユーザーの選択] をクリックします。
7. 一覧から機能を実行する管理者を追加し [選択] をクリックします。
※一覧に存在しない場合は検索してください。また、表示名で検索してください。
8. 画面下の [次へ] をクリックし、[保存] をクリックします。
9. "役割グループを正常に更新しました" と表示されたら、[完了] をクリックします。
※新たに権限の付与を行った場合、反映に時間(最大24時間)を要する場合があります。
1. ケースを作成し、アクセス権を付与します。
1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Microsoft 365 にサインインします。
2. 画面左ペインの [管理センター] - [Microsoft Purview] にて、Microsoft Purview にアクセスします。
3. 左メニューの [ソリューション] > [電子情報開示] の順にクリックし、[ケース] をクリックします。
4. 上部の [ケースを作成] をクリックし、[New Case] 画面より [ケース名] 項目に任意のケース名を入力し、[作成] をクリックします。
※ [ケースの説明] は、任意で入力します。
5. 上部の [ケースの設定] をクリックします。
6. 左メニューの [アクセス許可] をクリックします。
7. [ユーザー] の [+追加] をクリックします。
※ アクセス許可は、ユーザー単位、または、役割グループ単位で付与することが可能であり、[役割グループ] の [+追加] をクリックすることで役割グループに付与することができます。
8. アクセス許可を付与するユーザーにチェックを入れ、[追加] をクリックします。
※ 上部の "メンバーを検索" 欄から検索することもできます。
9. [ユーザー] の一覧に追加されたら完了ですので、右上の [×] で閉じます。
※ 上記の設定によりケースを作成ユーザー、および、アクセス許可が付与されたユーザーにのみケースが一覧に表示されます。
2. 検索を実行します。
1. [eDiscovery Manager] 権限が付与された管理者ユーザーにて、Microsoft 365 にサインインします。
2. 画面左ペインの [管理センター] - [Microsoft Purview] にて、Microsoft Purview にアクセスします。
3. 左メニューの [ソリューション] > [電子情報開示] の順にクリックし、[ケース] をクリックします。
4. 作成したケースをクリックします。
5. [検索の作成] のアイコンをクリックし、[New Search] 画面より [検索名] 項目に任意のルール名を入力し、[作成] をクリックします。
※ [検索名] は 2 バイト文字を使用せず、半角英数字で構成してください。
6. [クエリ] タブが選択された状態で画面内の、[ソースの追加] をクリックします。
7. [フィルター] 項目から [人物のみ] を選択し、右側の検索欄に検索対象のメールアドレスを入力します。
※ [グループのみ] を指定し、メールが有効なセキュリティグループを指定することでグループのメンバーを対象とすることもできます。
8. 画面下部に対象のユーザーが候補として表示されましたら、チェックボックスにチェックを入れ、下部の [管理] をクリックします。
※ 非アクティブなメールボックスの場合、[非アクティブ] と表示されます。
9. [ソースの管理] 画面より [サイト] 項目のチェックを外します。
※ [サイト] 項目のチェックが付いた状態の場合、対象ユーザーの OneDrive For Business 領域も検索対象に含まれる動作を確認しております。
10. [保存] をクリックします。
11. 表示された画面より [条件ビルダー] が選択された状態で、任意に検索条件の指定が可能です。以下にいくつか条件の指定例をご案内いたします。
本文の絞り込み
メールアイテムの本文を検索する場合、[キーワード] に任意の文字列を指定することで可能ですが、本文だけではなく、件名や添付ファイル名なども検索対象となることをご留意ください。
※ AND 条件の指定はできず、OR 条件での指定のみ可能です。
メールアイテムの絞り込み
メールアイテムのみを検索する場合、[+ 条件の追加] より [メッセージの種類] にチェックを入れ、[適用] をクリックし、追加された [メッセージの種類] の項目を [いずれかと等しい]、入力欄に email と入力することで可能です。
件名を指定する場合
[+ 条件の追加] より [件名] にチェックを入れ、[適用] をクリックし、追加された [件名] の項目を [いずれかと等しい]、入力欄に指定する件名を入力することで可能です。
日付の範囲指定をする場合
[条件の追加] より [日付] にチェックを入れ、[適用] をクリックし、追加された [日付] の項目に任意の日付を指定します
※ プルダウンにて、日付範囲で指定する場合は [範囲]、指定した日時以前の場合は [以前]、指定した日時以降の場合は [以降] を選択します。
※ 日時は UTC で検索されるため、日本時間を考慮する場合には、- 9 時間の時差を考慮し検索をお試しください。
送信者アドレスを指定をする場合
[条件の追加] より [送信者/作成者] にチェックを入れ、[適用] をクリックし、追加された [送信者/作成者] の項目にて、"いずれかと等しい" のまま空欄に、送信者アドレスを指定します
※ カンマ区切りで複数のアドレスを指定することが可能です。
Participants の指定
[+ 条件の追加] より [参加者] にチェックを入れ、[適用] をクリックし、追加された [参加者] の項目を [いずれかを含む]、入力欄にアドレスを入力することで可能です。
※差出人、宛先すべてのフィールドが対象となります。(From、To、CC、BCC)
受信者アドレスの指定 (To のみの場合)
[+ 条件の追加] より [To] にチェックを入れ、[適用] をクリックし、追加された [To] の項目を [いずれかを含む]、入力欄に受信者アドレスを入力することで可能です。
受信者アドレスの指定 (To、CC、BCC の場合)
[+ 条件の追加] より [受信者] にチェックを入れ、[適用] をクリックし、追加された [受信者] の項目を [いずれかを含む]、入力欄に受信者アドレスを入力することで可能です。
11. [クエリの実行] をクリックし、画面表示が変わりましたら、画面下部の [Run Query] をクリックします。
※ 検索処理が実行されます
3. 検索結果のダウンロードを行います。
レポートのみをダウンロードする場合とPSTファイルとレポートをダウンロードする場合の手順をご紹介します。
レポートのダウンロード
1. 作成した検索クエリを表示し、画面上部の [|→エクスポート] をクリックします。
2. [エクスポート名] より任意のエクスポート名を入力します。
※ [エクスポート名] は 2 バイト文字を使用せず、半角英数字で構成してください。
3. [Export type] 項目より、[Export items report only] を選択します。
4. 画面下部の [エクスポート] をクリックします。
5. "エクスポートを開始しました" と表示されましたら、[OK] をクリックします。
5. 画面上部 [プロセスマネージャー] をクリックします。
6. エクスポートの実行が可能になりますと、[Process type] に [Export] が表示され [状態] 項目が [処理中] から [完了済み] になります。
※ Export name より作成したエクスポート名の確認が可能です。
※ [最新の情報に更新] をクリックすることで画面が更新されます。
7. [完了済み] 項目をクリックし、表示が切り替わりましたら [ダウンロード] をクリックしますと、フォルダーが生成されてレポートが出力されます。
※ [ダウンロード] 領域にフォルダーが生成され [Items_0] よりレポートが確認できます。
結果のダウンロード
1. 作成した検索クエリを表示し、画面上部の [|→エクスポート] をクリックします。
2. [エクスポート名] より任意のエクスポート名を入力します。
※ [エクスポート名] は 2 バイト文字を使用せず、半角英数字で構成してください。
3. [Export format] 項目より [Create PSTs for message] が選択されていることを確認します。
4. 画面下部の [エクスポート] をクリックします。
5. "エクスポートを開始しました" と表示されましたら、[OK] をクリックします。
5. 画面上部 [プロセス マネージャー] をクリックします。
6. エクスポートの実行が可能になりますと、[Process type] に [Export] が表示され [状態] 項目が [処理中] から [完了済み] になります。
※ Export name より作成したエクスポート名の確認が可能です。
※ [最新の情報に更新] をクリックすることで画面が更新されます。
7. [完了済み] 項目をクリックし、表示が切り替わりましたら [ダウンロード] をクリックしますと、フォルダーが生成されて pst ファイルが出力されます。
※ [ダウンロード] 領域にフォルダーが生成され [PSTs.001] より PST ファイルが確認できます。
エクスポート項目
- Select items to include in your export
・ 検索クエリに一致するインデックスが作成されたアイテム : 指定した検索条件に一致したインデックス付きアイテムのみをエクスポートします
・ Indexed items that match your search query and partially indexed items : 指定した検索条件に一致したインデックス付きアイテムと、検索条件に完全に一致しない部分的にインデックス付けされたアイテムまたはインデックスのない項目のみをエクスポートします
・ 部分的にインデックスが作成されたアイテム : 指定した検索条件に一致しない、部分的にインデックス付けされた項目またはインデックスのない項目のみをエクスポートします
- OneDrive and SharePoint items
当該項目は、OneDrive または、SharePoint のアイテム出力を行う際の指定項目となるため、Exchange Online のアイテムのみ出力する場合、設定は不要でございます。
- メールボックスとExchange Onlineからのメッセージと関連アイテム
当該項目は、Teams とViva Engage のアイテム出力を行う際の指定項目となるため、Exchange Online のアイテムのみ出力する場合、設定は不要でございます。
- エクスポートの種類
・ アイテムレポートのみをエクスポートする : 検索結果のレポート情報のみ出力します。
・ アイテムレポートを含むアイテムのエクスポート : 検索結果のレポートと検索にヒットしたアイテムをエクスポートします。
- エクスポート形式
・ メッセージの PST を作成する : 検索にヒットしたアイテムを PST の形式でエクスポートします。
・ メッセージの .msg ファイルを作成する : 検索にヒットしたアイテムを .msg の形式でエクスポートします。
・ 異なる場所のデータを個別のフォルダーまたは PST に整理する : 検索にヒットしたアイテムをデータの場所ごとに個別のフォルダーにそれぞれ分けて出力を行います。
・ ソースのフォルダーとパスを含める : 検索にヒットしたアイテムが格納されていたフォルダー構造を維持した状態で出力を行います。
・ 259 文字以内に収まるようにパスを圧縮する : PSTに出力する各項目のフォルダーパスを 259 文字以下に圧縮します。
・ 各アイテムにフレンドリ名を付ける : 各項目のフレンドリ名を作成します。
エクスポート名を日本語にした場合の動作
[Content Search] のケース名や検索ルール名、エクスポート名に日本語などの 2 バイト文字が含まれる状態で [Reports-Content_Search...].zip のみチェックをつけてダウンロードした場合に、「この apc.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft ページが見つかりません」とエラーが発生する動作を確認しています。
そのため、ケース名、検索ルール名、エクスポート名に日本語などの 2 バイト文字を含めず、数字とアルファベットのみの 1 バイト(半角)文字で登録してください。
3. PST ファイルの確認方法
エクスポートされた PST ファイルのデータを確認する際、Outlook クライアントが必要です。
1. Outlook クライアントを起動し [ファイル] タブ を開きます。
2. 左ペイン [情報] - [アカウント設定] - [アカウント設定(A)] をクリックします。
3. アカウント設定画面が開きますので、[データファイルタブ] を開きます。
4. [追加(A)] をクリックし、保存した PST ファイルを指定し [OK] - [閉じる] をクリックします。
5. Outlook クライアントのメール画面左ペインにデータファイル名のフォルダーが表示されますので、PST ファイルのデータをご確認いただけます。
6. 確認が終わりましたら、[Outlook データファイル] フォルダーを右クリックし ["データファイル名"を閉じる] をクリックすることで、フォルダーが非表示になります。
Outlook クライアントにて取り込むと Outlook クライアントのメール画面 左ペインに [Outlook データファイル] フォルダーが表示され、PST ファイルのデータを確認できます。
インフォメーションストアの先頭フォルダー配下に受信トレイや送信済みアイテムフォルダーなどユーザーが画面上で確認できる各フォルダーが格納されてます。
アーカイブメールボックス (Archive Mailbox) フォルダーにてアーカイブメールボックスに格納されたアイテムの確認が可能です。
削除され保持対象のアイテムは [Recoverable Items] 配下のフォルダーに格納されます。
[Content Search]については、以下の記事をご参照ください。
