MRMアイテム保持ポリシーを利用して2年経過したメールを削除することが可能ですが、Outlookの仕分けルールでも同じように指定した期間のメールの削除をおこなうことができます。
MRMアイテム保持ポリシーは受信日を起算日として２年経過した場合など期間の範囲を指定することができませんが、仕分けルールでは以下のように期間の範囲を指定して削除することができます。
ただし、MRMアイテム保持ポリシーのように自動で削除はできないので、都度、仕分けルールを実行しないといけません。
なお、Outlookがキャッシュモードである場合は、キャッシュ期間が 1 ヶ月に設定されている場合、仕分けルールはキャッシュ期間分の1ヶ月分のみ処理が可能です。
そのため、仕分けルールを適用させるときだけ一時的にオンラインモードに切り替えるかキャッシュ期間を変更し、仕分けルールを実行する必要があります。
以下に手順をご紹介したいと思います。
オンラインモードを切り替える
1. Outlook クライアント を起動。
2. [ファイル] タブをクリックし、[アカウント設定] - [アカウント設定] を選択。
3. [電子メール]タブに表示されいているメールアドレスを選択し [変更] をクリック。
4. [Exchange キャッシュ モードを使用して、Outlook データ ファイルにメールをダウンロードする] のチェックを外すと、キャッシュモードからオンラインモードに変更されます。
5. メッセージに従い Outlook クライアント を再起動する。
仕分けルールを作成して特定期間のメールデータを削除する方法
1. Outlook クライアントにて受信トレイを選択し、リボン内 [移動] > [ルール] > [仕分けルールの作成] をクリック。
2. 表示されたポップアップ画面の右下 [詳細オプション] をクリック。
3. ステップ 1: 条件を指定してください > 特定の期間に受信した場合にチェックを入れ、下部に表示される ステップ 2: にて、[特定の期間] をクリックし、削除を行いたい期間を設定します。
4. [次へ] をクリック。
5. ステップ 1: 処理を選択してください > 削除するにチェックを入れ、下部に表示される ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してくださいの箇所に 削除する が追加されたことを確認して、[次へ] をクリック。
6. 必要に応じて例外条件を設定し、[次へ] をクリック。
7. ルールの設定を完了します の画面内 ステップ 2: 仕分けルールのオプションを設定してください 項目内、"受信トレイ"内のメッセージに仕分けルールを適用する にチェックを入れ [完了ボタン] をクリックすると自動で仕分けが開始されます。
上記仕分けルールにて、削除をしたいアイテムが一括で [削除済みアイテム] フォルダに移動します。
仕分け完了後、[削除済みアイテム] を右クリックし、フォルダーを空にする をクリックすることで、特定期間のアイテムを削除することが可能です。
手順 5. にて 削除する (復元できません) も選択は可能ですが、アイテムが完全に削除されてしまうためご注意ください。
手順 5. にて 指定フォルダーに移動にチェックを入れることで指定した期間のメールを別フォルダに移動するということもできます。