【Office365参考書】SharePointのアイテムを自動的に削除する情報管理ポリシーとは？

SharePointサイトのコンテンツを自動的に指定した期間が経過した場合に削除する方法として、情報管理ポリシーの機能があります。

なお、SharePoint Online チームサイトがモダン UI である場合、"情報管理ポリシーの設定" は既定で非表示の状態であることを確認しております。 

本設定を利用する場合には、サイトの設定にある [サイト ポリシー] をアクティブ化していただく必要があるため、以下に紹介していきたいと思います。

サイト ポリシーをアクティブ化する手順 

1. 管理者権限アカウントにて当該サイト コレクションへアクセスします。
2. 画面左メニューより[サイト コンテンツ] をクリックします。 
3. 画面右上[サイト設定] をクリックします。 
4. "サイト コレクションの管理"セクション内[サイト コレクションの機能] をクリックします。 
5. "サイト ポリシー"の[アクティブ化] をクリックします。 

※ アクティブな状態となると [非アクティブ化] と [アクティブ] が表示されます。 

情報管理ポリシーの設定手順

1) 管理者アカウントにて該当のドキュメント ライブラリへアクセスします。  

2) 画面右上の [歯車] アイコンから [ライブラリの設定] をクリックします。  

※ 従来の UI の場合は、画面上部 [ライブラリ] タブにてリボン右側の [ライブラリの設定] をクリックします。  

3) [設定] 画面にて、"権限と管理" セクションの [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。  

4) [ポリシー ソースの変更] をクリックします。  

5) [ライブラリ ベースの保持スケジュール] の画面で、[ライブラリとフォルダー] のラジオ ボタンを選択し、表示されるメッセージ画面で [OK] をクリックします。  

6) 左側の [構成する場所] に表示されている、設定を実施したい該当のフォルダー名をクリックします。  

※ ライブラリ単位で情報管理ポリシーを設定する場合にはフォルダー名ではなく、ライブラリ名をクリックします。  

7) [フォルダーベースの保持スケジュール] 画面で [保持ステージの定義] のラジオ ボタンを選択します。  

8) [保持ステージの定義] を選択して下部に表示される [保持ステージを追加する…] をクリックします。  

9) 表示される [ステージのプロパティ] 画面の [イベント] セクションで、[このステージはアイテムの日付プロパティに基づく] の期間を設定します。  

10) [処理] セクションで実行する処理を選択します。  

※ [ごみ箱に移動] ではサイト コレクションのごみ箱へ移動する動作となり、[完全に削除] はごみ箱に移動せずに削除される動作です。  

11) 情報管理ポリシーの設定画面を [OK] で閉じます。      

アイテムがごみ箱に移動するタイミングについて 

情報管理ポリシーはサーバー内部のタイマー ジョブにより制御されています。  

そのため、実際アイテムがごみ箱に移動するタイミングは、ポリシーで設定した期限とタイムラグがあります。  

タイマー ジョブについて 

現行の SharePoint Online における情報管理ポリシーの実行タイミングについては、1 週間に 1 度のタイミングでジョブが実行されます。  

情報管理ポリシーの設定後、初回 [情報管理ポリシー] のタイマー ジョブ実行時にイベントの "有効期限" が算出され、次回タイマー ジョブ実行時のタイミングで "有効期限" により、期限を過ぎたアイテムが削除されますので、実際にイベントが実行されるまでは 2 回 タイマー ジョブが実行される必要があります。  

例 : [日時 + 1 日] を設定されている場合、次回タイマージョブ走査時に [日時 + 1 日] に該当するファイルが削除される動作となり、1 週間に 1 度のタイミングで処理される動作である。 

※2回目以降は、1週間に1度のタイミングで指定した期日に該当するものが削除される動作である。(内部処理のため動作は不明) 

<情報管理ポリシー実行の流れ>  

設定した [登録日時 + 1 日] 等のイベント発生日 -> 週 1 回のタイマー ジョブ実行日 (イベント発生計算日) -> 週 1 回のタイマー ジョブ実行日 (イベント実行日)  

設定内容の確認方法  

1) 管理者アカウントにて該当のドキュメント ライブラリへアクセスします。  

2) 画面右上の [歯車] アイコンから [ライブラリの設定] をクリックします。  

※ 従来の UI の場合は、画面上部 [ライブラリ] タブにてリボン右側の [ライブラリの設定] をクリックします。  

3) [設定] 画面にて、"権限と管理" セクションの [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。  

4) [ポリシー ソースの変更] をクリックします。  

5) [ライブラリ ベースの保持スケジュール] 左側の [構成する場所] に表示されている、該当のフォルダー名をクリックします。  

※ ライブラリ単位で情報管理ポリシーを設定する場合にはフォルダー名ではなく、ライブラリ名をクリックします。  

Sharepointのサイトをアイテム保持ポリシーの対象とする場合の内容について以下の記事でご紹介しておりますので参考としてくださいね。

it-bibouroku.hateblo.jp

【Office365参考書】SharePointのコンテンツをアイテム保持ポリシーで保持する

アイテム保持ポリシー機能は、コンテンツを保護する機能で、保護されたアイテムが削除されると "アイテム保管ライブラリ" という特別な機能を有するライブラリに保管される動作です。 

有効にした場合、対象のサイト コレクションで最初のファイル削除および変更があった際に、サイト コンテンツにサイトの管理者のみがアクセス可能となる "アイテム保管ライブラリ" が作成されます。   

その後、編集、削除されたファイルのコピーがこの "アイテム保管ライブラリ" に保存される動作です。    

docs.microsoft.com

アイテム保管ライブラリについて  

アイテム保持ポリシーを設定している際に、削除されたアイテムのコピーがアイテム保管ライブラリには保管され、保持される動作です。  

変更の履歴などはアイテム保管ライブラリには保存されない動作です。  

本来アイテムを削除した場合、更にごみ箱からもアイテムを削除することでその分の容量が削減されますが、ご利用環境ではアイテム保持ポリシーが有効となるため、削除時点でアイテム保持ポリシーにより削除対象のアイテムのコピーが "アイテム保管ライブラリ" に保存される動作となっております。  

この場合、アイテムを削除すると一時的に、ごみ箱とアイテム保管ライブラリ上で二重に容量を消費する動作となります。 

※削除されたアイテムはごみ箱に93日間残ります。  

※削除したアイテムはごみ箱とアイテム保管ライブラリ双方に保存され、ごみ箱から削除してもアイテム保管ライブラリには保存されたままの動作となります。  

また、アイテム保管ライブラリのアイテムを削除する場合は、一時的にアイテム保持ポリシーを無効化することにより削除することが可能です。

保持ポリシーの作成方法について 

1. 管理者にて、Microsoft 365管理センター (https://admin.microsoft.com) にサインインします。 
2. 画面左側のメニューより、[管理センター] - [セキュリティ]の順にクリックします。 
3. [セキュリティ]センターの画面に切り替わりましたら、画面左側のメニューから[データ ガバナンス] - [保持] をクリックします。 
4. [+作成]ボタンをクリックします。 
5. [ポリシーの名前を設定]画面より[名前][説明] を設定し、[次へ] をクリックします。 
6. [コンテンツを保持するか、削除するか、または両方を行うかを決定します]画面にて、[指定の期間]のプルダウンメニューより任意の保持期間指定し、 [次へ] をクリックします。 

   ※ 保持期間経過後、アイテムの削除を希望の場合、[この期間経過後に削除しますか？] で [はい] にチェック、または、[いいえ、次の期間が経過しているコンテンツを削除します] にチェックし、削除までの期間を入力します。 

 ※ 保持を行うアイテムの検索条件を指定する場合、[アイテム保持の高度な設定の使用] - [特定の単語または語句を含むコンテンツを検出する] を選択し [次へ] をクリック後の [高度な保持] で詳細な設定が可能です。 

7. [場所の選択]画面より、[SharePointサイト] 以外をオフにします。 
8. [SharePointサイト]の [サイトを選択] をクリックします。 
9. [サイトを選択]をクリックし、検索ウィンドウに保持対象とするSharePoint サイトの URL を入力します。 
10. 検索結果が表示されましたら、チェックを入れ、[選択] > [完了]とクリックします。 
11. [次へ]をクリックします。
12. 設定内容に問題が無ければ、[このポリシーを作成]をクリックします。 

保持が有効になった後に、当該 SharePoint サイトでアイテムの削除が行われた場合、サイトコンテンツ内にアイテム保管ライブラリが作成され、削除されたアイテムのコピーが保存されます。 

[アイテム保管ライブラリ] の確認手順 

1. 管理者アカウントで該当のSharePoint Online サイトにアクセスします。  
2. 画面右上の歯車マーク[設定] - [サイト コンテンツ] をクリックし、コンテンツ一覧内の [アイテム保管ライブラリ] をクリックします。  
3. ポリシーにより保持されたアイテムが表示されます 

※ [アイテム保管ライブラリ] 内よりアイテムを一括ではできませんが個別にダウンロード等をおこなうことが可能です。

"アイテム保持ポリシー" を有効にした場合の、ファイルの保存領域  

保持ポリシーおよび電子情報開示についてはコンテンツを保護する機能となり、"アイテム保管ライブラリ" 用の容量が増えるものではなく、SharePoint Online のサイト コレクションの記憶域容量を消費する動作となります。  

以下に "アイテム保管ライブラリ" の容量を確認する手順をご紹介いたします。

記憶域メトリックスからの "アイテム保管ライブラリ" の容量の確認する手順について  

"アイテム保管ライブラリ" の使用容量につきましては、サイト コレクションの "記憶域メトリックス" から確認を行うことが可能です。  

<手順>  

1) 管理者アカウントにて、該当のサイト コレクションのトップレベル サイトにアクセスします。  

2) トップページ画面右上 [歯車アイコン] より [サイト情報] - 画面下部の [すべてのサイトの設定を表示] をクリックします。  

※クラシック サイトの場合は [歯車アイコン] より [サイトの設定] をクリックします。  

3) "サイト コレクションの管理" セクションの、[記憶域メトリックス] をクリックします。  

※ [記憶域メトリックス] 画面右上にて、該当のサイト コレクション全体の使用容量が表示される動作です。  

※ [記憶域メトリックス] 画面内の "アイテム保管ライブラリ" もしくは、"Preservation Hold Library" の、"合計サイズ" がアイテム保管ライブラリの使用容量です。  

※ 確認をしたサイト コレクション全体の使用容量から、アイテム保管ライブラリの使用容量を差し引くことで、"アイテム保管ライブラリの領域を除いた使用容量" を確認可能です。  

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【Office365参考書】Teamsで予定表アイコンを非表示にするには？

Teams にて、アプリバー予定表を非表示にする方法については、以下の方法があります。

1. Exchange Onlineのライセンスを外す 
2. セットアップポリシーにて、Calendarのアプリを削除する。 

Teams の予定表が Outlook および Exchange の予定表と連携している実装から、Teams 会議をスケジュールするには、Exchange Online のライセンス、および、メールボックスが必要となり、ライセンスが付与されていないユーザーは、Teams の左メニューの [予定表] アイコンが非表示となります。 

また、セットアップポリシーにて、Calendar のアプリを削除したポリシーを作成し、ユーザーに適用することで可能です。 

以下に手順をご紹介します。 

◇ セットアップポリシーの作成手順 

1. 管理者権限のあるアカウントで Microsoft Teams 管理センターにサインインします。

   https://admin.teams.microsoft.com/ 

2. Microsoft Teams 管理センターの左ペインより [Teamsのアプリ] - [セットアップポリシー] をクリックします。
3. [+追加] から上記に任意のカスタムポリシー名を記入し、[ピン留めされたアプリ] にて、[Calendar] にチェックを入れ [削除] をクリックします。
4. [保存] をクリックします。

◇ 作成したセットアップポリシーをユーザーに割り当てる 

1. Microsoft Teams 管理センターの左ペインより [ユーザー] からポリシーを割り当てるユーザーを選択します。
2. [ポリシー] をクリックし、[割り当て済みポリシー] 右側にある [編集] をクリックします。
3. [アプリのセットアップポリシー] に設定されているポリシーをクリックし、上記にて作成したセットアップポリシーを選択しクリックします
4. [適用] をクリックします。

なお、複数のユーザーに一括でポリシーを適用する場合は、適用するユーザーの左のチェックを入れ、上部の [設定の編集] をクリックし、[アプリのセットアップポリシー] を変更することで可能です。 

また、セットアップポリシーを作成してから、すぐにユーザーに割り当てることができない場合がございますので、時間を置いてから実施してください。

docs.microsoft.com

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【Office365参考書】Teams で電話回線を利用した外線通話をするには？

Teamsで外部のユーザーに対して発着信をおこなうためには、電話システムなどが必要となります。

現在、日本国内において Microsoft Teams で電話回線を利用した外線通話の利用についてご紹介していきたいと思います。

必要なライセンスについて 

Office 365 F1/E1/E3 や Office 365 E5 + 電話システム 

※ 外線発信機能を利用されたいユーザーの人数分、上記のご契約が必要となります。 

外線発信に必要なライセンスおよび環境 

以下のいずれかの方法にて、Teams を利用した外線通話を実現することが可能です。 

1. UniTalk のサービスを利用する
2. Direct Routing の環境構築
3. Direct Calling for Microsoft Teams のサービスを利用する

1. UniTalk のサービスを利用する 

Softbank 社より提供されている "UniTalk" のサービスをご契約いただくことで、ゲートウェイ装置を必要とせず、外線発信機能が利用可能となります。 

外線発信機能を利用されたいユーザーの人数分、下記のご契約を行います。 

<外線発信を利用するにあたり、必要なライセンス> 

Office 365 F1/E1/E3 や Office 365 E5 + 電話システム + Unitalk (Softbank 社提供) 

Unitalk のサービスの詳細については、以下の公開情報をご参照ください。 

docs.microsoft.com

※ [通話プラン] の項より、” はい、「 Office 365 のソフトバンク通話」を参照してください。” のリンクにアクセスください。 

2. Direct Routing の環境構築 

Direct Routing を利用するには、オンプレミス環境や SBC (Session Border Controller) のゲートウェイ装置が必要となります。 

Direct Routing については、以下の公開情報をご参照ください。 

blogs.technet.microsoft.com

docs.microsoft.com

3. Direct Calling for Microsoft Teams について 

Direct Calling for Microsoft Teams については NTT Communications から提供されているサービスです。

Direct Calling for Microsoft Teams は Microsoft Teams のダイレクト ルーティング機能を利用したものですが、お客様環境に SBC を設置するのではなく、NTT Communications のデーターセンターに SBC 設置することで、お客様の環境構築の負荷が軽減されるサービスとなります。 

Microsoft Teams を Direct Routing 環境でご利用いただくのと同様に、NTT Communications 様から提供された 050 番号で Microsoft Teams の各種機能をご利用いただくことができます。 

www.ntt.com

◆ Microsoft Teams から提供される電話機能 

Suggested Contacts (連絡先候補) 

「連絡先」 に連絡先の候補を表示する。 

Transfer to PSTN Call (PSTN への転送) 

通話を PSTN に転送する 

Transfer user input to standard phone format (電話番号形式の変換) 

ユーザーがダイヤルした電話番号を E.164 形式に変換する 

Voicemail (ボイスメール) 

通話をボイスメールに保存する。ボイスメールを確認する。 

Boss and Delegate Support (代理人) 

自分の代理人と、通話を受信する。 

[設定] > [一般] > [委任] > [代理人を管理] 

Extention Dialing (内線ダイヤリング) 

ユーザーがダイアルした電話番号を別の形式 (通常は E.164) に変換する 

 Hold (保留) 

通話を保留する 

Multi-call Handling (複数呼ハンドリング) 

同時に複数の通話を行う 

 Safe Transfer (転送先不応答時呼び戻し) 

転送先が不応答の場合、転送元との通話を再開する。 

Simultaneous Ringing (同時呼び出し) 

着信通話に他のユーザー (代理人など) を同時に呼び出す。 

[設定] > [通話] > [通話応答ルール] で [通話を自分に着信する] > [同時呼び出し] 

Speed Dial (短縮ダイヤル) 

「連絡先」に短縮ダイヤルを登録する 

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【Office365参考書】Office365の解約方法について

今回はOffice365の解約する手順についてご紹介していきたいと思います。

解約は即時反映となりますので、データのバックアップが必要な場合は、解約手続きの前に行ってください。

docs.microsoft.com

docs.microsoft.com

解約方法 

※ Microsoft 365 管理センターの [ホーム] の右上部に [新しい管理センターをお試しください] と表示されている場合は、オンに設定してください。 

1. Microsoft 365 管理センターの左メニューの [課金情報] > [お使いの製品] を選択します。
2. キャンセルするサブスクリプションの [設定と操作] で [サブスクリプションの取り消し] を選択します。
3. [取り消し日 / データが削除される日] を確認し、キャンセルする理由を選択し、[サブスクリプションの取り消し] を選択します。

docs.microsoft.com

料金について 

※ 現在、年間契約の期間中に解約された場合でも、解約手数料は発生しません。(予告なく変更される可能性があります。) 

・ 更新月内で解約された場合は、更新分の料金が全額返金となります。 

・ お支払いのクレジットカードに対し返金させていただきますので、翌請求確定日以降に発行される請求書にて確認してください。 

docs.microsoft.com

契約期間途中での解約の場合、解約後 「期限切れをお知らせするメール」 が送信されますが、  解約後に、利用再開を希望する人のために、一律で送信しているメールです。

問い合わせ窓口

◆Microsoft Online Services カスタマーサポート ： 

　営業時間：月 - 金 9:00 - 17:30 (Web/電話とも)  

【Enterprise ( プラン E ) をご利用のお客様】 

電話番号： 0120-996-680（フリーダイヤル） 

【その他のプランをご利用のお客様】 

電話番号： 0120-628-860（フリーダイヤル） 

※ 音声ガイダンスに沿ってお進みください 

it-bibouroku.hateblo.jp

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