社畜の所業

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Microsoft365の機能について解説をしていきたいと思います。このブログの情報をご活用いただければ幸いです。たまに他の情報も取り入れていきたいと思います。

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【Office365参考書】SharePointサイトをアイテム保持ポリシーの対象とするには？Teamsを保持の対象とするには？

SharePoint Teams

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SharePointサイトやTeamsを保持の対象とする場合、セキュリティコンプライアンスセンターのアイテム保持ポリシーを利用することで可能です。

 

アイテム保持ポリシーについては以下の記事もご参照ください。 

 

it-bibouroku.hateblo.jp

 

ただし、SharePointやTeamsを保持の対象とする場合、注意する点があるのでご紹介したいと思います。

 

 

SharePointサイトを保持の対象とする場合

保持の設定の際に場所を選択する項目があり、SharePointサイト という項目があるので、それでSharePointサイトが対象となると思いきや、コミュニケーション サイト、Microsoft 365 グループによって接続されていないチーム サイト、クラシック サイトのサイトのみが対象となります。

 

モダンチームサイトやTeamsに紐づくSharePointサイトなどはOffice365グループに接続されたサイトのため、対象となりません。

 

Office365グループに接続されたサイトを保持の対象とする場合は、場所の選択にて、Office365グループ を選択することで可能となります。

 

ただし、Office365グループを対象とするとグループメールボックスに格納されたアイテムも保持の対象となることをご注意ください。

 

逆にOffice365グループのアイテムを保持の対象にしたい場合でも、紐づくSharePointサイトも保持の対象となります。

その場合は、適用場所の画面にて、[SharePoint サイト] の状態を有効とし、[サイトを除外] から除外するサイト URL を追加することで可能です。

 

以下の手順にて可能ですのでご参考としていただけますと幸いです。

 

 保持ポリシーの作成方法について 

  1. 管理者にて、Microsoft 365 管理センター (https://admin.microsoft.com) にサインインします。
  2. 画面左側のメニューより、[管理センター] - [Security (セキュリティ)] の順にクリックします。
  3. 画面左側のメニューから [情報 ガバナンス] - [保持] をクリックします。
  4. [+ 作成] ボタンをクリックします。
  5. [ポリシーの名前を設定] 画面より [名前][説明] を設定し、[次へ] をクリックします。
  6. [はい、コンテンツを保持します] が選択されている状態で、[指定の期間] を [無期限] 指定し、 [次へ] をクリックします。

   

  1. [場所の選択] 画面より、[Office365グループ]と[SharePoint サイト] 以外をオフにします。 
  2. [SharePoint サイト] の [サイトを除外] をクリックします。
  3. 場所の編集画面にて、[サイトの除外] をクリックし、検索ウィンドウに除外対象とする SharePoint サイトの URL を入力し、[+] をクリックします。
  4. 検索結果が表示されましたら、チェックを入れ、[除外] > [完了] とクリックします。
  5. [次へ] をクリックします。
  6. 設定内容に問題が無ければ、[このポリシーを作成] をクリックします。

 

 

Teamsを保持の対象とする場合

Teamsを保持の対象とする場合、チャットやチャネルのメッセージやファイルを対象とすることが可能ですが、保存場所が異なるため、かなり複雑です。

 

以下にまとめましたのでご参照ください。

 

チャット 

チャットに参加しているユーザーそれぞれの個人メールボックス (Exchange) に保存される。

アイテム保持ポリシー [Teams のチャット] で保持が可能。

 

チャットファイル

送信元ユーザーの OneDrive for Business に保存される。

アイテム保持ポリシー [OneDriveアカウント] で保持が可能。

 

標準チャネルメッセージ

チームのグループメールボックス (Exchange) に保存される。

アイテム保持ポリシー [Teamsのチャネルメッセージ] で保持が可能。

 

標準チャネルファイル

チームの SharePoint サイトに保存される。

Office 365 グループに紐づいていればアイテム保持ポリシー [Office 365 グループ] で保持が可能。

Office 365 グループに紐づいていなければアイテム保持ポリシー [Share Point サイト] で保持が可能。

 

プライベートチャネルメッセージ

チャネルに参加しているユーザーそれぞれの個人メールボックス (Exchange) に保存される。

(Teams を利用する全ユーザーの) 個人メールボックスの訴訟ホールドで保持が可能。

※アイテム保持ポリシーでは対象とできません。

 

プライベートチャネルファイル

プライベートチャネル用に作成された SharePoint サイトに保存される。

アイテム保持ポリシー [SharePointサイト] で保持が可能。

 

 

[Teams のチャット] に対してアイテム保持ポリシーを適用している場合、メールボックスの保持が有効とみなされます。 そのため、メールボックスに対して保持を適用していない場合でも、メールボックスのアイテムも勝手に保持されます。 Teams の個人チャットについては、紐づいている Exchange のメールボックス内に格納される動作となっており、そのアイテムに対して保持が有効となる動作です。