Microsoft 365には、会議室や社用車、備品などの共有リソースを効率的に管理できる「リソースメールボックス（Resource Mailbox）」という機能があります。
手作業での会議室管理やダブルブッキングを防ぎ、管理者の負担を軽減する非常に便利な機能です。
今回はリソースメールボックスについてご紹介したいと思います。
リソースメールボックスとは
リソースメールボックスとは、会議室や社用車など組織内の共有資産（リソース）を予約・管理するための専用メールボックスです。
ユーザーがOutlookやTeamsで予定を作成する際に、出席者としてこのリソースを追加することで、利用予約が可能になります。
たとえば、「会議室A」をリソースとして設定しておけば、誰かが同じ時間帯に予約を入れようとした際に自動で拒否され、重複利用を防止できます。
会議室メールボックスと備品メールボックスの違い
Microsoft 365のリソースメールボックスには、「会議室メールボックス（Room Mailbox）」と「備品メールボックス（Equipment Mailbox）」の2種類があります。
どちらも予約可能な点は同じですが、用途と設定の挙動が異なります。
| 項目 | 会議室メールボックス | 備品メールボックス |
|---|---|---|
| 主な用途 | 会議室やイベントスペース | プロジェクター、社用車、ノートPCなど |
| メールボックスタイプ | -Room |
-Equipment |
| 利用方法 | 会議招集時に「場所」として選択 | 会議招集時に「出席者」として追加 |
| 予約の見え方 | 「場所」欄に表示される | 予定の「出席者」として表示される |
| 管理センター上の分類 | 「ルーム」 | 「設備」 |
| 典型的な制御設定 | 予約時間制限、利用可能時間帯、ダブルブッキング防止 | 複数利用の可否、貸出時間制限など |
会議室メールボックスはOutlookの「場所」欄での利用を想定しており、Teams会議にも自然に統合されます。
備品メールボックスは、同時利用や貸出制御など、モノの貸出を目的とした設定が適しています。
どちらも「リソースメールボックス」に分類されますが、用途に応じて正しく作成・設定することで、運用がスムーズになります。
リソースメールボックスでできること
リソースメールボックスには多くの自動化機能があり、管理者がいちいち承認操作をする必要はありません。
自動承認／拒否設定
空き時間なら自動承認、重複した場合は自動拒否が可能です。
予約時間の制限
「最大利用2時間」「1日1回まで」など、利用ルールを細かく設定可能です。
代理人（委任）設定
秘書や庶務担当者が代理で承認・管理できるように設定可能です。
利用ポリシーの制限
特定ユーザーやグループのみ予約可能、休日は不可など柔軟に設定できます。
作成手順は？
Microsoft365管理センター、Exchange管理センター、Powershellのコマンドレットで作成が可能です。
Microsoft 365 管理センター
1. 管理者ユーザーにて Microsoft 365 管理センターを開きます。
2. 左ペインの [リソース] > [会議室と備品] をクリックします。
3. [+ リソースの追加] より、リソースの種類 (会議室、備品) を選択し、"名前" に表示名とする任意の情報を入力します。
4. "メール" には、一意となるメールアドレスのエイリアス部分を入力し、ドメインを選択します。
5. [保存] をクリックし、作成を完了します。
※ "定員" や "場所" などはあくまでもメモのような情報となり、会議室の予約に関して影響はありませんので、任意でご入力ください。
Exchange 管理センター
1. 管理者ユーザーにて Exchange 管理センターを開きます。
2. 左ペインの [受信者] > [リソース] をクリックします。
3. [+ 会議室リソースを追加する] もしくは [+ 備品用リソースを追加する] をクリックします。
4. "名前" に表示名とする任意の情報を入力します。
5. "リソースの電子メール アドレス" にて、一意となるメールアドレスのエイリアス部分を入力し、ドメインを選択し、[次へ] をクリックします。
6. "定員" や "場所" などについてはあくまでもメモのような情報となりますが、"アドレス帳ポリシー" のみ [ポリシーなし] を選択しても問題ないです。
※ "アドレス帳ポリシー" はアドレス帳の閲覧範囲をコントロールするものですが、基本的にはリソースメールボックスからアドレス帳を参照することはないため、作成段階では [ポリシーなし] を選択してください。。
7. [次へ] をクリックし、次の画面でも [次へ] をクリックします。
※ 予約可能な期間 (最長予約リードタイム) など、リソースメールボックスの設定を行うことができますが、作成後でも変更できるため本案内では既定値の状態で進みます。
8. 内容を確認し、[作成] をクリックし、作成を完了します。
Windows PowerShell
事前に以下の URL を参照し Windows PowerShell を Exchange Online に接続します。
以下のコマンドレットにて、リソースメールボックスを作成することが可能です。
[構文]
New-Mailbox -Room -DisplayName "設定する表示名" -Name "メールボックスの一意の名前" -PrimarySmtpAddress "設定する会議室メールボックスのアドレス"
[実行例]
New-Mailbox -Room -DisplayName "会議室A" -Name "RoomA" -PrimarySmtpAddress RoomA@contoso.com
※ [-Room] を [-Equipment] にすることで備品メールボックスが作成可能です。
※ 「レプリケートできませんでした。メールボックスは約15分後にログオンできるようになります」という警告文が表示される場合がありますが、無視しても大丈夫です。
OutlookやTeamsでの利用方法
ユーザーは普段の会議作成の流れでリソースを追加するだけです。
Outlookの場合
1.新しい予定を作成します。
2.「出席者」または「場所」でリソースを選択します。
3.空いている場合は自動承認され、予定表に反映します。
Teamsの場合
会議作成画面の「場所」に会議室名を入力するだけで予約可能です。
承認後はリソースの予定表にも自動登録され、他の利用者が空き状況を確認できます。
リソースメールボックスのメリット
リソースメールボックスのメリットについて、管理者側と利用者側でご紹介したいと思います。
管理者側のメリット
- 自動承認による運用負担の軽減
- 利用状況の一元管理
- 権限・制限の柔軟な設定
利用者側のメリット
- 空き状況の可視化
- OutlookやTeamsから簡単予約
- ダブルブッキング防止
