アイテム保持ポリシー機能は、コンテンツを保護する機能で、保護されたアイテムが削除されると "アイテム保管ライブラリ" という特別な機能を有するライブラリに保管される動作です。
有効にした場合、対象のサイト コレクションで最初のファイル削除および変更があった際に、サイト コンテンツにサイトの管理者のみがアクセス可能となる "アイテム保管ライブラリ" が作成されます。
その後、編集、削除されたファイルのコピーがこの "アイテム保管ライブラリ" に保存される動作です。
アイテム保管ライブラリについて
アイテム保持ポリシーを設定している際に、削除されたアイテムのコピーがアイテム保管ライブラリには保管され、保持される動作です。
変更の履歴などはアイテム保管ライブラリには保存されない動作です。
本来アイテムを削除した場合、更にごみ箱からもアイテムを削除することでその分の容量が削減されますが、ご利用環境ではアイテム保持ポリシーが有効となるため、削除時点でアイテム保持ポリシーにより削除対象のアイテムのコピーが "アイテム保管ライブラリ" に保存される動作となっております。
この場合、アイテムを削除すると一時的に、ごみ箱とアイテム保管ライブラリ上で二重に容量を消費する動作となります。
※削除されたアイテムはごみ箱に93日間残ります。
※削除したアイテムはごみ箱とアイテム保管ライブラリ双方に保存され、ごみ箱から削除してもアイテム保管ライブラリには保存されたままの動作となります。
また、アイテム保管ライブラリのアイテムを削除する場合は、一時的にアイテム保持ポリシーを無効化することにより削除することが可能です。
保持ポリシーの作成方法について
- 管理者にて、Microsoft 365管理センター (https://admin.microsoft.com) にサインインします。
- 画面左側のメニューより、[管理センター] - [セキュリティ]の順にクリックします。
- [セキュリティ]センターの画面に切り替わりましたら、画面左側のメニューから[データ ガバナンス] - [保持] をクリックします。
- [+作成]ボタンをクリックします。
- [ポリシーの名前を設定]画面より[名前][説明] を設定し、[次へ] をクリックします。
- [コンテンツを保持するか、削除するか、または両方を行うかを決定します]画面にて、[指定の期間]のプルダウンメニューより任意の保持期間指定し、 [次へ] をクリックします。
※ 保持期間経過後、アイテムの削除を希望の場合、[この期間経過後に削除しますか？] で [はい] にチェック、または、[いいえ、次の期間が経過しているコンテンツを削除します] にチェックし、削除までの期間を入力します。
※ 保持を行うアイテムの検索条件を指定する場合、[アイテム保持の高度な設定の使用] - [特定の単語または語句を含むコンテンツを検出する] を選択し [次へ] をクリック後の [高度な保持] で詳細な設定が可能です。
- [場所の選択]画面より、[SharePointサイト] 以外をオフにします。
- [SharePointサイト]の [サイトを選択] をクリックします。
- [サイトを選択]をクリックし、検索ウィンドウに保持対象とするSharePoint サイトの URL を入力します。
- 検索結果が表示されましたら、チェックを入れ、[選択] > [完了]とクリックします。
- [次へ]をクリックします。
- 設定内容に問題が無ければ、[このポリシーを作成]をクリックします。
保持が有効になった後に、当該 SharePoint サイトでアイテムの削除が行われた場合、サイトコンテンツ内にアイテム保管ライブラリが作成され、削除されたアイテムのコピーが保存されます。
[アイテム保管ライブラリ] の確認手順
- 管理者アカウントで該当のSharePoint Online サイトにアクセスします。
- 画面右上の歯車マーク[設定] - [サイト コンテンツ] をクリックし、コンテンツ一覧内の [アイテム保管ライブラリ] をクリックします。
- ポリシーにより保持されたアイテムが表示されます
※ [アイテム保管ライブラリ] 内よりアイテムを一括ではできませんが個別にダウンロード等をおこなうことが可能です。
"アイテム保持ポリシー" を有効にした場合の、ファイルの保存領域
保持ポリシーおよび電子情報開示についてはコンテンツを保護する機能となり、"アイテム保管ライブラリ" 用の容量が増えるものではなく、SharePoint Online のサイト コレクションの記憶域容量を消費する動作となります。
以下に "アイテム保管ライブラリ" の容量を確認する手順をご紹介いたします。
記憶域メトリックスからの "アイテム保管ライブラリ" の容量の確認する手順について
"アイテム保管ライブラリ" の使用容量につきましては、サイト コレクションの "記憶域メトリックス" から確認を行うことが可能です。
<手順>
1) 管理者アカウントにて、該当のサイト コレクションのトップレベル サイトにアクセスします。
2) トップページ画面右上 [歯車アイコン] より [サイト情報] - 画面下部の [すべてのサイトの設定を表示] をクリックします。
※クラシック サイトの場合は [歯車アイコン] より [サイトの設定] をクリックします。
3) "サイト コレクションの管理" セクションの、[記憶域メトリックス] をクリックします。
※ [記憶域メトリックス] 画面右上にて、該当のサイト コレクション全体の使用容量が表示される動作です。
※ [記憶域メトリックス] 画面内の "アイテム保管ライブラリ" もしくは、"Preservation Hold Library" の、"合計サイズ" がアイテム保管ライブラリの使用容量です。
※ 確認をしたサイト コレクション全体の使用容量から、アイテム保管ライブラリの使用容量を差し引くことで、"アイテム保管ライブラリの領域を除いた使用容量" を確認可能です。
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