社畜の所業

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【Microsoft365参考書】トランスポートルールを利用して全ユーザーに署名を設定する方法

トランスポートルール署名

 

 

今回はトランスポートルールを利用して署名を設定する方法についてご紹介したいと思います。

 

個人用署名を追加する方法

すべての電子メールに同じ方法で書式設定された同じ情報の署名を含めたい場合、DisplayName、FirstName、LastName、PhoneNumber、Email、FaxNumber、Department などの各ユーザーに関するメールボックスの情報を追加することができます。

これらの情報は、その両側を 2 つのパーセント記号 (%%) で囲む必要があります。

たとえば、DisplayName を使用する場合、免責事項で %%DisplayName%% を使用する必要があります。

免責事項のルールがトリガーされると、そのユーザーの対応する値が挿入されます。

 

例

%%Company%%<br>

%%DisplayName%%<br>

%%StateOrProvince%%%%City%%%%StreetAddress%%<br>

TEL: %%Phone%%<br>

FAX: %%Fax%%<br>

Email: %%WindowsEmailAddress%%<br>

 

<br>を入れることで改行されます

 

出力される項目について

Company ： 会社名

DisplayName : 送信者の表示名

Phone : 勤務先電話

Fax : FAX

StateOrProvince : 都道府県

City : City 市区町村

StreetAddress ： 番地

WindowsEmailAddress : 送信者のメールアドレス

FirstName : 名 (ファースト ネーム)

LastName : 姓 (ラスト ネーム)

HomePhone : 自宅電話

MobilePhone : 携帯電話番号

Office : 事務所

PostalCode : 郵便番号

Department : 部署

 

 

免責が含まれている場合にルールを回避できるか？

[トランスポートルール] により、免責事項が追加されたメールを返信や転送した場合に免責事項を追加するルールを動作させないようにする方法には、例外設定に [件名または本文...] > [件名または本文が次のテキストパターンと一致する] を指定し、免責事項に含まれる文面を指定することで可能です。

 

例 

免責事項に「この電子メールをコンピューターから直ちに削除していただきますようお願いします。」と含まれている場合は、例外設定にこの文面を指定します。

 

 

 

画像を埋め込む場合

署名に画像を埋め込む場合、IMGタグを利用することで可能です。

 

IMGタグ

<img src=画像の保存先URL>

 

画像をSharePointサイトのドキュメントに保存し、リンクのコピーで"すべてのユーザー"を選択したURLを貼り付けるなどで可能です。

 

URLの末尾に"&download=1"を追加することでファイルに直接アクセスする動作となり、画像が表示されることを確認してます。

 

作成例

Sharepointサイトのドキュメントの画像の共有リンクを取得する方法
  1. SharePointサイトにアクセスします。
  2. ドキュメントを開きます。
  3. ドキュメントにドラックアンドドロップなどで画像ファイルを格納します。
  4. 画像ファイルの右の[…] をクリックし、[リンクのコピー] をクリックします。
  5. "リンクをコピーしました" と表示されたら、[設定] をクリックします。
  6. [すべてのユーザー] が選択されていない場合は、選択し[適用] をクリックします。

※ [すべてのユーザー] が選択されている場合はそのままで問題ありません。

 

トランスポートルールの構成手順
  1. 全体管理者の権限を付与したアカウントでExchange 管理センター(https://admin.exchange.microsoft.com/) にサインインします。 
  2. 左側のメニューから[メールフロー] > [ルール] をクリックします。
  3. [+ ルールの追加] をクリックし、表示されるメニューから[新しいルールの作成] をクリックします。
  4. [名前] に任意のルール名を入力します。
  5. [このルールを適用する] のプルダウン メニューから[送信者] > [外部/内部である] を選択し、[Inside the organizaiton] を指定し、[保存] をクリックします。
  6. [次を実行します] のプルダウメニューから[メッセージに免責事項を適用する] を選択します。
  7. その右側のプルダウンメニューから[免責事項の追加] を選択します。

※ [免責事項の追加] を選択した場合、本文末尾に免責事項が挿入されます。

※ [先頭に免責事項を追加] を選択した場合、本文先頭に免責事項が挿入されます。

  1. [Enter text] をクリックし、[免責事項の指定] 画面にて、任意の文字列を入力し[保存] をクリックします。

※ 画像を追加する場合は <img src="画像の格納先URL"> のように指定します

※ width="横のサイズ" height="縦のサイズ" で画像のサイズの変更が可能です。

 

※送信したユーザーの表示名、メールアドレス、画像を署名として追加しています。

<実行例>

%%DisplayName%%<br>

%%WindowsEmailAddress%%<br>

<img src=https://contoso.sharepoint.com/i/s/test/abcdefg&download=1>

 

  1. [Select one] につきましては、免責事項を挿入できない場合のアクションとなりますので、運用に合わせて設定してください。

・ラップ (Wrap): 元のメッセージは新しいメッセージの添付ファイルとしてラップされ、新しいメッセージのメッセージ本文として免責が使用されます

・無視 (Ignore): ルールは無視され、メッセージは免責なしで配信されます。

・拒否 (Reject): メッセージは拒否されます。

 

  1. [次へ] をクリックします。
  2. [セットルールの設定] にて、各項目を任意で設定します。
  3. [次へ] > [完了] をクリックします。
  4. ルール作成時は無効となっていますので、一覧から作成したルールを選択し、右側画面の[ルールを有効または無効にする] のトグルを右側に移動して有効化します。

 

 

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