インプレースアーカイブを有効化することで、予定表アイテムについても、アイテム保持ポリシーにより2年経過したアイテムはアーカイブメールボックスに移動します。
予定表アイテムは、予定の終了日を起算としてアーカイブメールボックスへ移動します。 また、繰り返し予定の場合は、最終の予定の終了日を起点として移動します。
プライマリメールボックスの予定表フォルダからアーカイブメールボックスに予定表フォルダに移動した場合、予定表から非表示になります。
ただし、Outlook クライアントの予定表画面の左ペインにて [予定表 - オンライン アーカイブ - <メールアドレス> ] の順で表示されているフォルダーの内容が、アーカイブされた予定表の内容となりますので閲覧が可能です。
なお、Outlook on the web でアーカイブされた内容を閲覧することが出来ません。
また、Outlook クライアントにて、アーカイブメールボックス上の [予定表] フォルダから参照することもできます。
Outlookクライアントの操作手順
- Outlookクライアントを起動しメール画面を開きます。
- Outlookクライアント画面左側に表示される […] から [フォルダー] をクリックすると、画面左側にフォルダーの詳細が表示されます。
- 自身のオンラインアーカイブを展開し、[予定表] をクリックします。
※ 任意の予定表フォルダーを生成されている場合は、予定表配下に存在しております。
- 予定表フォルダーを右クリックし、[予定表の移動(M)]をクリックし、移動先にプライマリーメールボックスの予定表を選択し、[OK] をクリックします。
また、Outlook クライアントにて、インプレースアーカイブをサポートしていないエディションの場合、アーカイブメールボックスを閲覧できないことをご留意ください。
ライセンス (エディション) の確認方法
- Outlookクライアントを起動します。
- 上部メニューより [ファイル] ＞ [Office アカウント] をクリックします。
アーカイブメールボックスの予定表アイテムを他のユーザーに共有できるか
アーカイブ メールボックス上に保存される予定表は予定表アイテムとして保存されており、アーカイブ メールボックス上の予定表を他のユーザーに予定表として個別には共有出来ない動作です。
オンラインアーカイブの予定表は他ユーザーに共有することを想定されていないため、画面上アクセス権を設定しているように見えても正常に動作しない可能性があり、他ユーザーにオンラインアーカイブの予定表を参照させたい場合は、フルアクセス権限付与してオートマッピング機能で自動追加されたものを参照してもらう方法となります。
以下に手順をご紹介します。
フル アクセス許可を付与する手順
参照したいユーザーのメールボックスにフル アクセス許可を付与されたユーザーにつきましては、Outlook クライアントを利用することでオートマッピング機能が働き、自動にて他ユーザーのアーカイブフォルダーを参照することが可能となります。
- Microsoft Online ポータル サイト (https://portal.office.com) に管理者ユーザーにてサインインします。
- Office 365 管理センター画面の左ペインより [Exchange] をクリックし、Exchange 管理センターを開きます。
- [受信者] - [メールボックス] をクリックし、メールボックスの一覧から対象のメールボックスをダブルクリックします。
- 新たにメールボックスのウィンドウが表示され、[メールボックスの委任] をクリックします。
- [フル アクセス 許可] 項目の [+] (追加) をクリックし、管理者ユーザー等を追加します。
- [保存] をクリックします。