今回は、外部ユーザーが共有メールボックスを利用できるかについてご紹介していきたいと思います。
外部ユーザー(ゲストユーザー)へアクセス権限の付与自体は可能ですが、共有メールボックスを利用する場合、テナント内にメールボックスを有していることが利用するための条件となるため、実質的には利用できません。
結論としては、外部ユーザーは、共有メールボックスを利用することができないということになります。
なお、共有メールボックスではできませんが、Microsoft 365 グループであれば外部ユーザーをメンバーとして招待することが可能です。
外部ユーザーを Microsoft 365 グループに追加することで、Microsoft 365 グループ宛に送信されたメールは、追加されている外部ユーザーにも配送されます。
まずは、Microsoft365グループの概要についてご紹介します。
Microsoft 365 グループについて
Microsoft 365 グループは、Exchange Online の配布グループとしての機能 (グループ会話) だけでなく、ファイルの共有 (OneDrive) や ノートブック (OneNote) の共有など、Exchange 以外の Office 365 の機能を兼ね備えています。
Microsoft 365 グループはライセンスの付与が不要なメールボックスであり、該当グループアドレス宛のメールは参加メンバーの受信トレイにスレッド会話として表示することが可能です。
また、ファイルや予定表を共有をすることもできます。
そのため、配布グループや共有メールボックスの機能を継承しつつ、さらにグループ内での共同作業を円滑化させるために、その他の機能を統合しているイメージです。
また、新規に Microsoft 365 グループを作成する際、当該グループを公開または非公開とするプライバシー設定の選択が可能です。
プライバシーの設定が [公開 (パブリック) ]、[非公開 (プライベート) ] に関わらず、グループの [参照] より、People の [All Groups] に移動することで全ユーザーが組織内に存在する全てのグループの存在を確認することが可能です。
プライバシー設定が [公開] の場合には、該当グループに参加しているメンバー以外でも組織内のユーザーであれば、グループに自由に参加したり、参加しないままグループの会話や、予定表、ドキュメントを参照するなどのグループ内の各機能を使用することが可能です。
プライバシー設定が [非公開] の場合には、グループ内の各機能を参照または使用する上で、メンバーとして該当のグループに参加している必要があります。
既存の非公開グループは、当該グループの参加依頼申請をグループ管理者へおこない、メンバーとして [承認] を受けるか、グループ管理者がメンバー編集画面よりメンバーの追加をおこなうことでグループのメンバーとなり、該当グループ内の各機能を利用できるようになります。
また、Microsoft 365 グループに招待された外部ユーザーが利用可能なものを以下にご案内いたします。
外部ユーザー (ゲストユーザー) で使用可能な機能、使用できない機能
グループを作成する : ×
グループ メンバーを追加/削除する : ×
グループを削除する : ×
グループに参加する : ○ (招待状により)
スレッドを開始する : ○
会話に返信する : ○
会話を検索する : ○
グループのメンバーにメンションする : ×
グループをピン留めする/お気に入りに追加する : ×
会話を削除する : ○
"いいね" メッセージ : ×
会議を管理する : ×
グループ予定表を見る : ×
予定表のイベントを変更する : ×
個人予定表にグループ予定表を追加する : ×
グループ ファイルを表示して編集する : ○ (テナント管理者が有効にしている場合)
グループの OneNote ノートブックにアクセスする : ○ (グループ メンバーからのリンクで)
グループを参照する : ×