共有メールボックスのメンバーに登録した場合、共有メールボックスに受信したメールを閲覧したり、差出人アドレスとして送信することができます。
共有メールボックスのアドレスを差出人アドレスとして送信した場合は、実施したユーザーメールボックスの送信済みアイテムに格納される動作であり、共有メールボックスの受信トレイからアイテムを削除した場合は、実施したユーザーメールボックスの削除済みアイテムに格納される動作です。
今回は共有メールボックスの送信済みアイテムと削除済みアイテムフォルダにアイテムを格納する方法についてご紹介したいと思います。
差出人変更にて送信したアイテムを、共有メールボックスの送信済みアイテムフォルダーに格納する
以下の設定を行うことで、共有メールボックスの [送信済みアイテムに] 送信されたアイテムにコピーを格納することが可能です。
- 管理者にて Office 365 へサインインを行い、Microsoft 365 管理センター (管理画面) を開きます。
- 左メニュー [グループ] > [共有メールボックス] をクリックし、一覧より対象の共有メールボックスを選択します。
- メニュー内 [送信済みアイテム] 項目の [編集] をクリックします。
- [このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーする] 項目 (所有者送信権限での送信) を [オン] に変更し、[保存] をクリックします。
※"このメールボックスの代理人として送信されたアイテムをコピーする" は、代理送信権限を付与した際に設定します。
削除されたアイテムの格納先について
クライアント端末へレジストリを設定することで、共有メールボックスのアイテムを削除した場合に、共有メールボックスの削除済みアイテムフォルダーに削除アイテムを格納することが可能です。
なお、Outlook クライアント固有の制御となり、Outlook on the Web からの操作には適用されないことをご留意ください。
共有メールボックスの削除済みフォルダーに削除アイテムを格納する設定
本手順は Outlook クライアント の機能により、共有メールボックス内のメールアイテムを削除を行った際に、共有メールボックスの [削除済みアイテム] フォルダーへ格納を行う動作となります。
※ 注意事項
本手順では、Outlook がインストールされた端末のレジストリ値を変更します。
手動でレジストリの書き換えを行う際には、以下リンク先をご参照の上、必ず事前にレジストリのバックアップをご取得ください。
レジストリの操作ミスは、操作を行った端末が起動しなくなるなど、深刻な影響を及ぼす恐れがあります。
レジストリの変更手順
- Outlook クライアント を終了します。
- [スタート] - [プログラムとファイルの検索] の順に選択し、「regedit」と入力してから [OK] をクリックします。
※ [ユーザー アカウント制御] の画面が表示されましたら、「はい」をクリックします。
- レジストリ エディターが起動しますので、以下のレジストリのサブキーを探し、クリックします。
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Options\General
※ [x.0] は、Outlook のバージョンを表します (Outlook 2016 = [16.0]、Outlook 2013 = [15.0]、Outlook 2010 = [14.0])
4．[DelegateWastebasketStyle] 値を右クリックし、[修正] をクリックします。
[DelegateWastebasketStyle] キーが存在しない場合は、以下の手順を実行してキーを作成します。
4-1. 上記のパスにある [General] フォルダを右クリックします。
4-2. [新規] をポイントし、ご利用の Outlook のビット数により [DWORD (32 ビット) 値] または [QWORD (64 ビット) 値] いずれかをクリックします。
4-3. [DelegateWastebasketStyle] と入力し、[Enter] キーを押下します。
5．[値のデータ] 入力欄に [4] と入力し、[OK] をクリックします。
6．レジストリエディターを終了します。
なお、レジストリの変更をおこなった端末で起動する Outlook クライアントの動作変更となりますため、複数の共有メールボックスのアクセス権が付与されていた場合、すべての共有メールボックスで同じ動作となります。
なお、Outlook on the web の場合は、他のメールボックスを開くにて、共有メールボックスにアクセスし削除や送信をすれば可能である。