Outlook では、キャッシュモードが既定で設定されていますが、キャッシュモードをオフにすることでオンラインモードとなります。
キャッシュ モード
キャッシュモードは、ExchangeOnline のメールボックスの情報をローカルの OST ファイルに保存し、Outlook でアイテムの表示や編集を行う場合に OST ファイルのデータを参照します。
Outlook 2003 以降で追加された機能であり、既定で有効となっています。
OSTファイルについては、以下の記事もご参照ください。
オンライン モード
オンラインモードは、メールのデータをローカルの OST ファイルに保存せず、常にExchangeOnline からデータを取得して表示します。そのため、ExchangeOnline がオンライン状態で接続できない場合は使用できなくなります。
また、オンライン モードでメールを開いた場合、Outlookで開いているメールのデータはExchangeOnlineでも開かれ、ネットワークを通じてリンクした状態となっています。
そのため、ローカルにキャッシュは保存されなくなりますが、動作が重くなります。
オンラインモードでは、迷惑メールオプションが利用できない？
オンラインモードに変更している場合、Outlookから迷惑メールオプションを開くと以下のメッセージが表示されることを確認しました。
なお、迷惑メールオプションは、[ホーム]タブの中にある [迷惑メール] の項目から開くことができます。
メッセージ
現在オンラインで作業しているため、Microsoft Exchange の電子メールアカウントでは迷惑メールフィルターが使用できません。
このアカウントで迷惑メールフィルターを有効にするには、Exchange キャッシュモードに切り替えてください。
このメッセージは、[迷惑メールのオプション] の [オプション] タブ、および [インターナショナル] タブの機能が使用できない旨を伝えるための注意喚起メッセージとなっています。
[迷惑メールのオプション]では、[信頼できる差出人のリスト]や[信頼できる宛先のリスト]で送信者や宛先を許可したり、[受信拒否リスト] で受信をブロックすることができます。
Outlook側での許可や受信拒否ができないのかと思い、設定してみたところ、ちゃんと Outlook on the web にも反映され、[受信拒否リスト] [信頼できる差出人のリスト] [信頼できる宛先のリスト] で許可やブロックも正常に動作することを確認しました。
そして、[迷惑メールのオプション] の [オプション] タブ、 [インターナショナル] タブの設定を変更し保存することはできましたが、実際の動作を見たところ、オンラインモードでは動作しないことを確認しました。
迷惑メールオプションが利用できないわけではなく、[受信拒否リスト] および [信頼できる差出人のリスト] [信頼できる宛先のリスト] は、Outlook のキャッシュモードやオンラインモードなどの利用モードに依存せず、サーバー上に保存されており、オンラインモードでも利用が可能でした。
